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未経験だった私に贈る イベントのつくり方 @derami_no

#ラブソル

おはようございます。ラブソルアライアンスメンバーのでらみです。

今日はイベントのつくり方について、自分の中に蓄積された経験や知識を整理してみました。私の知見もこの記事もまだまだ未完成。私自身も記事も、引き続きアップデートしていきたいと思っています。（アップデートごとにお知らせさせていただきます。）

いくよっ！（写真：坂口友海）


私とイベントづくりとの関係

実は私、ほんの１年前まではイベントは参加するのみ。つくったことなんて全くありませんでした。しかし、１年前にオンラインサロン・箕輪編集室でラブソル代表の由香さん、実加さんと出会い、イベントの企画・運営のイロハを教えていただきました。今ではすっかり、その面白さに魅了されてしまっています。

宝塚のファンクラブを運営していたお二人。数百人規模のイベントを企画・運営することも多かったと言います。今ではその経験を仕事にも生かしています。

▼ラブソルではイベントの企画・運営をさせていただくこともしばしば


イベントという”手段”をも編めるようになりたい

私、よく「何をやってる方なんですか？」って聞かれるんです。その時は「デザインもやるしライティングもするし、グラレコもコミュニティ運営も企画もします。」みたいな感じで答えるんですが、デザイナーもライターもグラフィックレコーダーもコミュニティマネージャーもしっくりこない。

でも最近ようやく、これかな？ というのが見えてきたんです。それは「さまざまな”手段”を掛け合わせて、素敵なひとや組織を世に知らしめる。その際に全体的なクオリティや進行を管理するひと。」

これをなんと言い現せばいいのか。まだ言語化できていないのですが。（アイディア絶賛募集してます！）

イベントも”手段”の一つだと思っています。だから、それをも編むことができようになりたいんです。しかもこんなに近くに、イベントづくりのプロがいるのですから！


企画→イベントまで→当日→祭りのあと

今回は上記タイトルの４つの段階ごとに、順を追って説明していこうと思います。

【１】企画編

ここが肝心。企画段階に人数を増やしすぎると意思決定に時間がかかってしまったり、コンセプトが丸くなったりしてしまう。多くても５人くらいで行う。（この段階から関わるメンバーをコアメンバーとする。）

■コンセプトと目的を立てる
・なんのために？
・誰に届ける？
・参加した人にどうなってほしい？

■内容を決める
・出演者
・日時
・場所
・コンテンツ
・タイムスケジュール
・参加費

■告知戦略を考える
・ターゲットに合わせて出面を考える（広告・SNS・メディア）
・必要な素材を用意（バナー・コピー・告知文・フライヤー・ポスターなど）
・Peatix作成（出席管理・決済フォームを用意する）

■当日までに必要なヒト・モノ・カネ・情報を集める
・ヒト：規模やコンテンツに応じて必要な役割を算出／出演者依頼・メンバー募集
・モノ：すぐに必要なもの・当日使用するものをリストアップ／グッズやお土産の検討／BGMの選定
・カネ：必要があれば協賛募集や資金調達をする
・情報：登壇者や開催地等の情報を仕入れ、スタッフ間で共有

■役割を明確にする
・担当を振り分け、いつまでに何をするか決める


【２】イベントまで編

イベントの１ヶ月前には集客を開始。空中戦、地上戦を織り合わせて臨機応変に行う。必要なものの進捗確認を適宜行う。参加してくれるスタッフがつい動きたくなるような声がけや働きかけをする。

■集客する
・素材が整い次第集客開始
・集客状況は常にチェックし、適宜戦略を軌道修正
・ドブ板がやっぱりno.1。会ったら誘う→自分が誘いたくなるイベントしかつくらない

■スタッフのモチベーションをあげる
・コアメンバー間の進捗・状況確認（※）
・当日スタッフの交流／役割を明確にする→当事者として参加した方が楽しい！

※確認事項
・ヒト：依頼は済んでる？募集は順調？
・モノ：すぐに必要なものは完成してる？当日使用するものは用意できてる？業者の手配はできてる？グッズやお土産の準備はできてる？場所やその詳細情報は抑えてある？BGMは決まった？
・カネ：ちゃんと集まってる？
・情報：情報をスタッフ間で共有できてる？

【３】当日編

■会場準備
・機材調整・設備（小道具・大道具）・受付・物販
・導線調整

■スタッフ
・感謝と敬意を伝える
・イベントの目的を再確認
・役割を確認する
・連絡手段・指示系統の確認
・不安な点がないか確認する→不安な人は見守る

■「届ける」にこだわる
・動画配信
・リアルタイムレポート（テキスト・グラフィック）
・SNSでの拡散（ハッシュタグ・フォトブース・写真映えグッズ）
・メディアに取材してもらう

■お客様を見る
・会場の温度はちょうど良さそうか？
・BGMのボリュームはちょうど良さそうか？
・不便やお困りごとがありそうな方はいないか？

【４】祭りのあと編

■打ち上げ
・よいイベントであればあるほど終わった後のスタッフの一体感がある
・互いの労を労い、褒める
・反省点を次に活かす

■体験を残しておく
・レポートやSNSに残す→「次回は行きたい」「スタッフとして参加したい」と思ってもらう／自身の気持ちや学びの整理になる

■関わってくれた人に感謝を伝える
・来場者・登壇者・スタッフに感謝の気持ちを伝える→また関わりたいと思ってもらう
・次回の告知をする


メモ（順次アップデートします）

実際イベントをつくっている中で得た気づきです。今後も随時アップデートしていきます。

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■無理を言える人を何人つくれるか？
不測の事態は必ず起きる。アクシデントが起きたり、直前にいいアイディアを思いついてしまって、手配するものが増えたり変動したりもする。そういう時に無理を言える相手がどれだけいるか？信頼関係を、日頃から築いて置くことはとても大切。イベントに限らず、人生もそうですよね。

■「いいイベントだったね〜」　その”いい”ってなにを見れば分かる？
・帰る際のお客様の表情→笑顔だと◎
・来場者アンケートで「スタッフの対応がよかった」と言ってもらえる
・来場者の方がSNSにたくさん投稿してくれてる

■一つのイベントにどれだけの意味を込められるか
工数も体力もかかるイベント。一つ出来るだけ多くの意味を込める。この際、文脈がひと続きになっているかを常に意識する。

■会場に関するエトセトラ
・確認事項：立地、費用、機材・設備情報、導線情報
・できれば一度下見する
・担当スタッフさんとの信頼関係を築く

■登壇者のドリンクに関するエトセトラ
・事前にお好みを聞いておく
・女性はリップが落ちてしまわないようストローを用意
・ラベルは基本的に外す
・登壇中に足りなくなってないか常に意識

■何かと使えるよね
・袋（ビニール&紙）
・マスキングテープ
・折りたたみできるかご
・真っ白な紙
・ガムテープ

■来場者に伝えておきたいこと
・クリエイターやスタッフ紹介（イベントの規模や雰囲気にもよるが）
・お手洗いの場所

(2020/01/22 AM08:30)

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■BGMに関するエトセトラ
・イベントとの関連性がある曲を選ぶのはもちろん、音量も大事。話の邪魔をしない。
・急いで進行するシーン（撮影やサイン会など）はテンポの良い曲が必須
・物販では元気な曲かけると購買意欲が増す
・上手くかからないこともあるので事前の機材チェックは念入りに
・曲のどこでアクションを起こすのかタイミングを事前に確認する

■環境に関するエトセトラ
お客様の目線に立って感覚をフル稼働させてチェックする。目に入るものはもちろん、耳に入るもの、香り、口に入れるもの、温度や繊維など肌で感じるもの。すべてを客観的に感じて善し悪しを判断する。

(2020/01/22 PM04:12)



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LA BOUSSOLE
デザイナー／クリエイティブディレクター　
でらみ　 Twitter ／ note

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