20代の自分が仕事でのコミュニケーションで大切にしていることをまとめてみた

どうも、Kazutakaです。

これを書いているのは11月なので、新しく社会人になった人は、多くが仕事に慣れてきて、大なり小なり仕事を任されるようになってきたのではないかなと思います。

仕事を進めるうえでは、誰かとコミュニケーションを取ることが必須であり、報連相から始まり、営業や交渉など様々な場面で話をすることになります。

最後の20代となるにあたり、若い人が仕事の中で気にしておくと良いコミュニケーション上のポイントをまとめてみました。

結論としては、3つポイントがあります。

１．事実を正しく理解すること
２．自分の意見、解釈を持つこと
３．相手を気持ちよくさせること

言葉にすると当たり前のことですが、「わかる」を「できる」に変えていくため、丁寧に説明してしたいと思います。

事実を正しく理解する

言葉の通りなのですが、事実と意見をキチンと切り分けられない人は意外と多いです。

例えば、お客様からクレームを受けたときに、その原因が「提供までの時間が遅い」だったとします。しかし、自分は接客時に誤って砕けた言葉を使ってしまい、そのために怒らせてしまったと考えているなんてケースがあった場合、自分が思っていることと事実が間違っていますよね。

この状況で事実を確認しなかったら、誤った原因で上司に報告することになり、的外れな謝罪をしたり、的外れな改善策を立ててしまうことになります。

こうした情報の誤りは、実はビジネスでは結構多いと感じています。

特に、ネット上には意見を事実かのように書いている情報もかなり散見されます。

コミュニケーションの根幹は、人と情報を共有することが大きな役割の1つです。そのため、事実を事実として認識する力はとても重要なポイントになります。

訓練する方法としては、紙に書くことで情報を整理することです。

実際に起きたこと、原因となると考えられること、これから起きると予想されること、対応策といったエリアを紙に書き、その中に情報を書き込むことで、事実と意見を格段に整理できるようになると思います。

自分の意見、解釈を持つ

これも言葉の通りになりますが、仕事を進めていくと自分では解決できない壁にぶつかるときがあります。

自分で処理したことの無い事務や、全く知らないマーケティングの理論の説明が必要になる等、多くのビジネスシーンで起きているかと思います。

そんなときは上司に相談すると思いますが、「どうすれば良いでしょうか？」と聞くのは、避けた方が良いでしょう。

理由は3つで、
１．自分で考えることで知識や考える力が身に付く
２．上司に丸投げしているように聞こえ、頼りなく見える
３．そもそも上司だってわからない可能性がある

特に、自分にとって重要なポイントは理由１の部分です。

自分なりに考えて解釈するというのは、結構大変であるため、実践できている人は少ないです。

そこを乗り越えることで、ワンランク差を付ける成長を遂げることができるでしょう。

そのためにも、自分なりの意見を持ち、上司などに投げかけてみると良いでしょう。

間違っていても構いません。むしろ、最初は間違いだらけだと思います。

その間違いを繰り返すことで、考えるポイントが分かってくるようになり、やがて自分で解決策を立てて実行できるようになります。

相手を気持ちよくさせること

人間誰しも、楽しく気持ちいい時間が好きです。

仕事なので、義務として会話しなければならないことも多いですが、自分と会話する時間を楽しいと思ってくれたら、自分も相手もハッピーです。

そのためにも、相手をいかにして気持ちよくさせるかを考えながらコミュニケーションすることが大事です。

気持ちよくさせるためのポイントは2つで、
１．相手が気持ちよくなるポイントを探る
２．はっきりとした言葉で褒める

１は、自分の中でパターンを作って、ポイントを探すと良いでしょう。

私がやっているのは、論理重視 or 感情重視、意思表示の強い or 弱いの選択から、4パターンで考えています。

このパターン別に対応ケースを用意しておくと、苦労が少なく対応できるのかなと思います。

例えば、

論理重視で意思表示が強い人は、話を正確に聞いたうえで、根拠に基づき結論から話をする

感情重視で意思表示が強い人は、大きなうなずきと豊かな表情で話を聞き、とにかく前向きなことを言うことで盛り上げていく

論理重視で意思表示が弱い人は、自分の考えやポイントをこちらから示したうえで、得意なことをお願いしていく。特にプライドを逆撫でしないような言葉を使うと◎

感情重視で意思表示が弱い人は、人の話を聞き、かつ共感を示すことがとても上手であるため自分の意見を言うタイミングが無いことが多いので、時折感想レベルでも良いので聞いていく

といった具合で、全パターンに対応できるようにしています。

コーチングの理論で言えば、コントローラー、プロモーター、アナライザー、サポーターといった分け方もあります。

※詳しい理論が知りたい場合は、↓を見るとわかりやすいです。
https://coach.co.jp/whatscoaching/20170821.html

コミュニケーション1つ取っても、なかなか考えないといけないことが沢山あり、大変だとは思いますが、マスターできれば大きな武器となります。

30代に向けて、よりでっかい男になれるよう、さらにコミュニケーション能力にも磨きをかけていければと思います。

今日の学びは以上です！