社内イベントを成功させるポイント10選！

こんにちは！渡辺恭平です！
今回は、社内の懇親会のイベントの実行委員長を務めた振り返り記事を書いていこうと思います！

・これから社内イベントをしようとしてる人
・これから新しいことに挑戦しようとしてる人
の参考になれば嬉しいです！

初めに、社内イベントを開催するまでに意識すべきことを2つ
次に、社内イベントの運営にあたって意識すべきことを5つ
最後に、社内イベント後に意識すべきことを3つ
ご紹介します！

では、まずは社内イベントを開催するにあたって初めの部分で意識すべきことを紹介します！

ポイント①：組織横断のプロジェクトには積極的に手を挙げて参加する

社内イベントをする際に、1人ですべてを完結させることはないでしょう。
組織内の人と協力し、他部署の人と一緒に創り上げることで、今後の仕事の連携もとてもスムーズになります。

顔が広くなっておくことで、組織において貢献できる機会が増えるので、自ら自分が活躍できる機会を作りに行きましょう！

また、社内イベントは部門間の調整など色々と手間がかかるため、積極的にやりたがる人は多くありません。
そんな中、積極的に行動をする姿勢は周りのメンバーにも刺激を与え、組織活性化に貢献することが出来ます。

ポイント②：やったことないことに挑戦してみる

経験がないことに挑戦することは、誰しも躊躇することでしょう。
しかし、前述した通り、積極的にやりたがらないものに手を挙げて参加し、新たな挑戦をすることは自らの成長に繋がります。

社内イベントは「こうなれば成功！」という指標が明確にはないため、たとえ失敗したとしても、それは失敗ではなく、組織の新たな知見となり、あなたの経験になります。

挑戦してみて、マイナスなことはほぼないので、イベント運営に積極的に関わっていきましょう！

次からは、イベント運営をする上で意識すべきポイントを書いていきます！

ポイント③：イベントの目的を決める

ここがイベント運営の一番の決め所になります！

・どんなイベントにしたいのか？
・最も楽しんでもらいたいペルソナのイメージは？
・イベントの方向性を定めるうえでのテーマ/指標は？
・イベント成功の判断基準は？

このあたりを明確にしておかないと、各々のイベントのイメージがバラバラのため、意見出しや企画選定の際に、決定の判断が遅れます。

例として挙げると、以下のようなイメージになります。

・どんなイベントにしたいのか？
→社員が繋がりを感じてもらえるようなイベント
・最も楽しんでもらいたいペルソナのイメージは？
→イベントに積極的に参加して交流をしようとしている人
・イベントの方向性を定めるうえでのテーマ/指標は？
→社員が「繋がり」を感じるかどうか。
・イベント成功の判断基準は？
→実施後アンケートで、ペルソナとなり得る人からの満足度が4.5/5以上

ポイント④：各仕事の責任者を決める

全員が積極的に参加していないものに関して、
「みんなで意見を出しましょう！」
「みんなで考えましょう！」
という考え方は、辞めた方がいいです。笑

「みんなで一緒に」とメンバーそれぞれに当事者意識を持たせようと思っても、それは逆効果です。

私がやらなくても誰かがやってくれるだろうという心理状況から、結局誰も手を付けていなかった。という事態に陥ることになります。

なので、責任者を決めて、その人が周りの人に協力依頼をしながら各役割を進行してもらうようにしましょう。

そうすれば、お互いに協力依頼をするので、自然と協力し合おうという意識が芽生えます。

ポイント⑤：各メンバーの仕事量を見える化する

誰が・どのくらい・どんな仕事をしているのかを可視化させないと、心優しい誰かに仕事が偏ってしまうということになりがちです。

忙しいメンバーの仕事を手の空いているメンバーに割り振れるようにするためにも、今、誰がどんな仕事をどのくらい抱えているのかをイベント企画/運営に携わるメンバーは見えるようにしておきましょう。

例としては、以下のようなものが挙げられます。
・ToDo確認用のチャットルームを作成し、毎週それぞれのメンバーが1週間分のToDoを送信する。
・タスク状況を共有できるタスク管理ツールを用いて、管理する。

誰かに負担が偏ってしまうと、その人自身がイベント自体を楽しめなくなってしまうので、仕事は協力して進められるようにしましょう。

ポイント⑥：ノウハウは蓄積しておく

終わった後に振り返りをするのも大事ですが、やっていく中で気付くこともあると思うので、そのメモを残しておきましょう！

直前になってやるべきことがたくさん見つかり、気合を入れて頑張るのですが、それを前もって知っておけばどんなに楽かと…

次回のイベントに活かせるよう、工夫した点や注意すべきこと、最後に詰め込んでやったことなどは記録しておきましょう！

ポイント⑦：運営してる側が楽しむ！

何がともあれ、運営している側が楽しそうでないと、参加する側も思い切り楽しめません！

まずは、運営側が楽しむことを意識して企画/運営することで、イベントを通じて、より一体感を感じられると思います！

参加者に楽しんでもらえるよう意識するのは大切ですが、運営側が楽しむことが出来ない企画は、いずれやる人がいなくなり、継続していくことが難しくなってしまいます。

失敗しようと成功しようと、一度企画した経験は、次に活かすとても良い材料になるので、ぜひ継続していけるような仕組みを作っていきましょう！

では、最後にイベント後に意識すべきポイントも見ていきましょう！
後、もう少しです！

ポイント⑧：終わった後の仕事も忘れない

イベントは、開催までも大変ですが、
実は終わった後にも仕事が残っています。

・イベント終了アナウンス
・事後アンケートの実施
・アンケートの集計/イベントの効果測定
・イベント運営にかかった費用の精算
・引継ぎ/次回のための資料の作成
などなど

他にも場合によっては、やるべきことがあると思います。
イベント開催後も気を抜かず、しっかりと責任をもって、
最後までやり遂げましょう！

ポイント⑨：感謝の気持ちを忘れない

無事にイベントが開催できたことに感謝をしましょう。

・開催するにあたって協力してくれた人
・運営メンバー
・楽しんでくれた参加者

全ての人のおかげでイベントが成り立っています。
感謝の気持ちは心の中で留めるだけでなく、ぜひ言葉で届けてください。

ポイント⑩：継続出来る仕組みを作る

せっかく頑張って企画/運営したイベントがそれっきりじゃもったいないと思いませんか？

社内で目的を持った企画が一度きりということはないと思います！改善してさらに目的に近づけるようなイベントを開催できるように、
目安として、以下のようなものは作っておくと、後世の役に立ちます。

・どのくらいの頻度
・どのくらいの規模感
・イベント企画当初の目的

より組織が活性化して、今後パフォーマンスを発揮できるような人材を増やしていくためにも、継続は必須です！

最後に

ここまでいかがだったでしょうか？

・これから社内イベントをしようとしてる人
・これから新しいことに挑戦しようとしてる人

の参考になっていれば幸いです。

私は、高校時代から大学、社内/社外含め多くのイベント企画/運営を経験してきましたので、お困りのことがございましたら気兼ねなくご相談ください！

もし良かったと思っていただけたら、
フォロー＆スキして頂けたら幸いです。

ではまた！