広報活動を効率化する様々なツール・サービスを使いこなそう
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広報活動を効率化する様々なツール・サービスを使いこなそう

広報マーケティングアドベントカレンダー2018の12月9日分です。

適宜記者と連絡を取り、情報を提供するなど、どうしても個人のスキルに依存しがちなメディアリレーションですが、全てを人力でやっていては時間がいくらあっても足りません。

企業によっては担当者がマーケティングと広報を兼務することもあることでしょう。そんな時に力になるのが、様々なツールを活用して業務を効率化することです。最近話題のRPAのように完全に自動化までとはいかなくても、ツールの使いこなしでかなり業務の改善は行えます。

CRM(顧客管理システム)を導入している企業であれば、記者は顧客ではありませんが、同じものを活用して記者リストを管理することができます。いつ誰を訪問し、どのような記事につながったかがわかれば、次の手を打ちやすくなります。

MA(マーケティングオートメーション)を導入していれば、その機能を使って、特定のプレスリリースを見にきた記者に対して、より詳しいホワイトペーパーのダウンロードリンクを自動的に送ることも可能です。

そこまでやらなくても、Webサイトにプレスキットを用意しておけば、記者はいちいち問い合わせなくても社長の写真や企業ロゴなどをダウンロードでき、広報も記者もお互いに便利になります。

電子メールの一斉同報配信サービスも便利です。プレスリリースを今だにBCCで一斉送信するつもりが、間違えてToやCCで送ってしまったという話をいまだに聞きます。メール配信のサービスを使えば、そのような失敗もなく、決められた時間に配信を行えるようになります。

記事が掲載されたかどうか、ネットでバズったかどうかを知るためのクリッピングサービスやソーシャルリスニングのサービスも便利です。日本でも良いサービスが出て来ていますし、英語圏でも使う場合などを考慮するとMeltwater、Cision、TrendKyteなどが選択肢となるでしょう。

時間は有限です。ツールを活用して、心身をすり減らすことのないよう、効率よく業務を進めて行きたいものです。それが継続して活動を行うことにつながると思います。

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加藤恭子:BtoBのTech広報ビーコミ

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広報/PR/コミュニケーションのアドバイス・教育・実務支援。PRSJ認定PRプランナー。日本マーケティング学会理事。元Tech系企業のマーケティングマネージャーで元記者。サイバー大学客員講師(コミュニケーション論)。青学大学院(国際コミュニケーション修士)