対面CEEDを終えて
こんにちは、きょーちゃん△です。
先日高知県室戸市にてCEEDの対面企画、「対面CEED in高知 ~回帰~」が行われました。
僕はありがたいことに発案・企画・運営までかなり関わらせていただいたため、この経験で学んだことを軽くまとめます。
というわけでこちら、CEEDのアドカレ企画13日目の記事となっております。
よかったら他の皆様の記事も見ていってくださいまし。
イベント内容について
元々の構想はオンラインで行われてきたCEEDのイベントを対面に落とし込もう、というようなイベントにしようと考えていた。
それだけでは別にオンラインでも良いので、普段のCEEDでは行われていない雑談の場を多めに取ることにした。
実際参加者の交流はとても良く出来た。そもそも参加してくださった方が5人だったのもあり、全員が全員仲良くなったつもりでいる。
ただ、講演の方は良くも悪くも雑になっちゃったというのが普段のオンラインのイベントと違った点である。オンラインイベントでは発表順・時間がきちんと決められておりそれに従って場を回していくのだが、運営の準備不足によりきちんと講演時間を決められずにイベントを始めた。
結論から言うと「結果オーライ」という形で、決めなかったことで人数が減った分、「話したい人が、話したいタイミングで話そう！」という流れになった。
これは9人の参加予定者のうち、当日は5人しか来られなかったことにも良い役割を果たした。
あくまで結果論なので、人数によっては事前に講演時間・順番などは決めてから望む方が好ましいと考える。
開催までの流れについて
いくつかあるが、動き始めが遅かった・対面イベントに関する知見が浅かったの2点は特筆すべきだと思う。
まず1つ目、動き始めが遅かった点について。
開催予定の2ヶ月半前に企画を動かし始めた。感覚的にはこれは遅かったと感じている。もしくは企画開始時点でもう少しあとの日程に設定すべきだった。理由は簡単で、自然の家の予約は宿泊日の2ヶ月前に済ませる必要があったからだ。大体2週間で企画を練ってスケジュールをまとめて予約時に提出する必要があったためかなり雑なものになったと振り返っている。
2つ目に対面イベントの知見が浅かった点について。
もちろん自分はやったことがないのでそれっぽくやっていたのだが、お粗末な点が多々あった。幸い代表の赤神さんは対面イベント運営の経験があったためまとまっていない企画書にツッコミを入れてもらいつつ企画や準備を行った。
他にも「某由緒正しき対面学術イベント」の運営をされている方にもDMで手助けを乞うた。
彼らの助けのおかげで成り立ったと言っても過言ではないのでこの場を借りて改めてお礼をしたい。
ただ、この場で言いたいのは、「経験が無いなら分かる人に積極的に聞け」という話である。それを悪い事だと言っているわけではない。
一方で僕は話を聞きに行く前に自分で全部解決しようとした節があったので深く反省している。
想定外の事態について
今回特に痛感したのは、「対面イベントはキャンセルが出ると痛い」ということである。参加予定でキャンセルした人を責めるつもりは無く、かなり悠長に構えてしまっており、実際キャンセルが出た時に大慌てしてしまった。
また、連絡ミスがあったりして、宿泊先の方にもご迷惑をかけてしまった。
団体外やお金の絡むイベントにおいては、考えられる良くない事態を出来るだけ多く抑えてから告知した方が良いことを理解した。
開催場所・時期について
初回はともかく、今後同じようにイベントを開くにあたって考えるべきは「規模を拡大するにはどうすれば良いか？」という点だと思う。
おそらく今回応募時点で9人に留まったのは開催場所と時期に問題があったと考えている。
場所の点では、高知でやるのは行く手段が多くない点で人数が絞られることになり、時期の点では学祭期間と被っていたことがあげられる。
私自身学祭休みでイベントを立てたものの、大体どこの大学も同じ時期に学祭があり、学祭に参加する人たちがイベントに来られないのは妥当である。
土日や連休にイベントを行いたい一方で、テストや学祭など、どの大学がどの時期にイベントがあるのかを把握して、場所や日程を決めるのが良いだろうと考えている。
分かってはいたけど高知遠かったね。
(↓表示できてないけどツイートに飛ぶよ。)
今後
大きな反省はそのくらいだと思う。というのもイベント自体は成功に終わったからだ。ここでいう「成功」とは「参加者が楽しめた」ということであり、それは無事達成することが出来た。
運営側としては、当日は若干胃が痛かったがもちろん楽しいイベントだったので、またやれることならやりたいなと考えている。
春休みかな、夏休みかな。分かりませんが。そもそも自分が運営としてやるのかも未知数ですが、「対面イベントやりたい」とだけ。
多少の経験でも欲しいと思う方がいればぜひお話させてくださいまし。興味と時間とやる気があれば乗ります。
終わり。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？