私たちがこれから造るもの

こんにちは！スーパーで働いているkuwaharaです。
記事を書くのは4回目になります。学びを始めて数か月、少しずつ出来ることが増え、作ったものを周りの方に見せると、「こんなものどう？」「これだといいね！」と声を頂くことがあります。ちょっとした期待が嬉しいです。今回は業務改善したいものを、同僚に話し一緒に考えてみました。

１.業務報告アプリ

私の業務でほんの少し大変なのが、画像での業務報告です。
現状は売場の写真を撮り、メールに添付、PCでExcelなどに貼り付けて報告しています。5分～10分くらいの作業ですが、専用のアプリがあれば、写真をアプリで撮り、投函すれば良いだけになります。
確認する側もExcelを確認しまとめる必要もなく、報告側も確認側も業務改善になります。

これを作るには…

・作成ツール
Appsheetなどで簡単なアプリ作成
Googleスプレッドシートで情報をまとめる

・同僚と話してみて出た課題
報告内容が変わると、アプリを作り直し、それって誰かやるの？
社内で実用するには、マニュアル作成、店舗デバイスの確認、セキュリティ対策、文字を大きくしたり、アプリの内容を最低限にして、従業員に分かりやすいアプリ作成が必要。

2.会議の議事録を自動でまとめる仕組み

月に何度かある会議の内容をまとめるアプリや仕組みを作りたいと思っています。調べればいくらでもありそうですが、私の周りでは使用していないのでその仕組みづくりをしたいと思います。

これを作るには…

私も何を使用すれば良いか具体的に分からなかったので、chatGPTに聞いてみました。

・ビデオ会議ツール（Zoom、Microsoft Teams、Google Meet）
これらのツールは会議の録画や自動トランスクリプション機能を提供しています。
・ノート取りツール（Evernote、Microsoft OneNote、Notion）
会議中にリアルタイムでメモを取るのに便利です。
・トランスクリプションツール（Otter.ai、Rev.com、Temi）
会議の音声を文字起こしして議事録作成を補助します。

ビデオ会議なら自動で文字起こしや音声を落とすことができるので、そこから別のツールで議事録作成するのが良さそうです。
詳細を聞くと、あらかじめテンプレートを作成し、議事録にすると良いそうです。

3.店舗ごとの計画を一括で管理したい

現状店舗の計画は店舗ごとに作成に別々の書式で管理されています。
テンプレートをデジタルを用いて作成し、一括で管理したいと思います。

これを作るには…

・スプレッドシートを利用　各シートに個別店舗の計画を記入。
自動集計：関数やピボットテーブルを利用してデータを自動的に集計。
Google Sheetsの場合、Google Apps Scriptを使用して自動化も可能。
・プロジェクト管理ツールを利用する方法
Asana、Trello、Monday.comなどのプロジェクト管理ツールを利用することで、各店舗ごとの計画を視覚的に管理。

１のアプリと連動させたりすることで紙の削減にも繋がると思います。
合わせて進めていければ良いと思います。

まとめ

同僚や上司にこれらを作りたい話をした所、まずは1があればすぐ使えそうだし、早く欲しいねと言っていただけました。
自分も周りの方にも必要なものを造っていきたいと思います。