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英文事務の業務について。好きな英語で働く。
今回は、1英文事務の業務例として、
僕が担当している業務について、お話しいたします。
英語実務職の一つである英文事務への転職、
就職を検討している人の参考になれば幸いです。
僕の勤務先は、自社製品を持つ商社で、
主に、自社の製品を国内に販売するとともに、
海外に代理店を持ち、そちらに、輸出も行っています。
また、代理店の製品を日本で売る窓口、
つまり、うちも、代理店の役目も持っており、
輸入も行います。
また、仲介輸入もおこなっており、
日本の顧客からの要望に応え、製品や、
サービスを提供します。
これらのやりとりに、英語対応、
英語での処理が必須となり、
英語理解者が必要になります。
僕が海外担当専門、英文事務として、雇用され、
配属されたのは、そのポジションです。
人員は、一名。
僕の職場では、海外担当一人が、
会社の全ての海外取引、英語対応、
処理を、おこなっているということになるのです。
(部署の人員、処理する仕事の範囲は、
会社、商社ごと、その規模に
よって変わってくるとは思います。)
英文事務の業務内容
英文事務として、皆さんが採用された場合、
雇用先の提供する製品、サービス、仕事の内容、
または、会社が、英文事務として、
被雇用者に求める英語熟練度、期待値により、
業務内容は、千差万別になるでしょう。
今回、例に挙げるのは、僕が英文事務として、
任されている業務です。
あくまでも、参考例ということで、お願いいたします。
![](https://assets.st-note.com/img/1664129775672-PUo6rVtOtg.jpg?width=1200)
ある英文事務の業務実例
メール処理、文書、書類作成、社内文書、
海外からの文書の翻訳等、担当するやり取りは、
基本、英語です。
①英文メール応対、返信。
メールをチェックし、海外顧客からの注文や、
見積もり、あるいは、こちらの製品の用意状況の
問い合わせなどに関し、英語で返信します。
②各種英文書類作成
注文書、見積書、パッキングリスト、請求書、
インボイス等の英文書作成。
書式は、すでにある場合が多く、フォーマットに
製品名や、価格、さらに英文を打ち込み、作成します。
安全保障、品質保証書などを翻訳し、
英文書に転換します。
③国内書類作成
通関手続き書類
(代行業者から渡される書類の確認、作成等)
原産地証明書の手配、申請、判定以来等。
(これらは、日本語の書類もあります)
製品、サービスに関しての安全や保証書の取得。
④翻訳
社内、各部署から依頼されたものを翻訳。
内容は業務全般、多岐にわたります。
翻訳したものを海外の顧客、取引相手に通知します。
⑤輸出入全般を担当
社内からの海外問い合わせ、
国内向けの製品の輸入を代行します。
それらは、数日で終わるものではなく、時に、
半年近くかかる仕事となります。
英語力だけでなく、調整力、
物事の管理力が求められられます。
⑥輸出売上金、輸入代金の把握と確認。
被仕向地送金(輸出売上金)と、
海外送金(輸入代金)の把握、確認を行ないます。
⑦海外からの問い合わせ、電話の英語対応。
しかし、電話での英語対応はほとんどありません。
その場合でも、メールアドレスを伝え、
メールでのやり取りに移動します。
英文メールでやりとりした方が、
意思疎通が簡単で、記録にも残ります。
また、書類や、図面、製品カタログなど
を送ることができ、便利だからです。
⑧海外の見込み客に自社製品、
サービスの営業を行う。
⑨一般事務業務、雑務。
近場の顧客への製品配達、
各部署から依頼される用事、片付け等。
別に、これらは、英文事務に関わらず、
どんな部署の人も、互いに協力して、
処理することです。
、、となります。
昼休み1時間を挟んで、①〜⑨を処理します。
①〜⑥が業務の6割になります。
⑦〜⑨が残り④割の比率です。
どれを優先するかは、その時の状況で、
自身で判断します。
気をつけること
してはいけないミスに関しては、英語的なことより、
書類の数字を間違えないことが大切です。
輸入等で、海外に、違った個数を発注してしまうと、
ものすごい数、金額が動き、
必要のない在庫を抱えることになり、
会社に不利益を与え、
取り返しのつかないことになります。
何重にも、何重にも、重ねて、
書類の数字はチェックします。
あとは、イージーミスしないことです。
つまり、メール誤送です。
送る書類、やりとりは、
個別に異なる情報が含まれます。
誤った送信をしてしまうと、
大変なことになるからです。
なので、送信を押す前に、しつこいくらい、
何回も、添付ファイル、送信先を確認します。
英語のミスより、これらの注意が必要です。
基本的なことばかりです。
![](https://assets.st-note.com/img/1664129545364-QLKOOmdrA4.jpg?width=1200)
英文事務として、働けるのは、
会社がサービス、製品を提供し、
それが需要があるからです。
任されている英語対応、処理だけでなく、
会社のどの業務に対しても同じ思いで取り組み、
働く際には、協調、素直であることを
大切にし、働いていきたいと思っています。
以上が僕の英文事務として
担当している業務、注意していること、
大切に思うことです。
英文事務を目指す方の参考になれば幸いです。
子供の頃から、絵を描くことが大好きです!オリジナルキャラのペン画を制作しています。いい絵を描ける日が来ればいいと思い、日々、制作しています。ニュージーランドにつながるための道としての英語学習、TOEIC900点トライ!も、継続中です。サポートしていただけたら、ありがたいです!!