英文事務の業務について。好きな英語で働く。

今回は、1英文事務の業務例として、

僕が担当している業務について、お話しいたします。

英語実務職の一つである英文事務への転職、
就職を検討している人の参考になれば幸いです。

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僕の勤務先は、自社製品を持つ商社で、

主に、自社の製品を国内に販売するとともに、

海外に代理店を持ち、そちらに、輸出も行っています。

また、代理店の製品を日本で売る窓口、

つまり、うちも、代理店の役目も持っており、

輸入も行います。

また、仲介輸入もおこなっており、

日本の顧客からの要望に応え、製品や、

サービスを提供します。

これらのやりとりに、英語対応、

英語での処理が必須となり、

英語理解者が必要になります。

僕が海外担当専門、英文事務として、雇用され、

配属されたのは、そのポジションです。

人員は、一名。

僕の職場では、海外担当一人が、
会社の全ての海外取引、英語対応、
処理を、おこなっているということになるのです。

（部署の人員、処理する仕事の範囲は、
会社、商社ごと、その規模に
よって変わってくるとは思います。）

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英文事務の業務内容

英文事務として、皆さんが採用された場合、

雇用先の提供する製品、サービス、仕事の内容、

または、会社が、英文事務として、

被雇用者に求める英語熟練度、期待値により、

業務内容は、千差万別になるでしょう。

今回、例に挙げるのは、僕が英文事務として、
任されている業務です。

あくまでも、参考例ということで、お願いいたします。

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ある英文事務の業務実例

メール処理、文書、書類作成、社内文書、
海外からの文書の翻訳等、担当するやり取りは、
基本、英語です。

①英文メール応対、返信。

メールをチェックし、海外顧客からの注文や、

見積もり、あるいは、こちらの製品の用意状況の

問い合わせなどに関し、英語で返信します。

②各種英文書類作成

注文書、見積書、パッキングリスト、請求書、

インボイス等の英文書作成。

書式は、すでにある場合が多く、フォーマットに

製品名や、価格、さらに英文を打ち込み、作成します。

安全保障、品質保証書などを翻訳し、

英文書に転換します。

③国内書類作成

通関手続き書類

（代行業者から渡される書類の確認、作成等）

原産地証明書の手配、申請、判定以来等。

（これらは、日本語の書類もあります）

製品、サービスに関しての安全や保証書の取得。

④翻訳

社内、各部署から依頼されたものを翻訳。

内容は業務全般、多岐にわたります。

翻訳したものを海外の顧客、取引相手に通知します。

⑤輸出入全般を担当

社内からの海外問い合わせ、

国内向けの製品の輸入を代行します。

それらは、数日で終わるものではなく、時に、

半年近くかかる仕事となります。

英語力だけでなく、調整力、

物事の管理力が求められられます。

⑥輸出売上金、輸入代金の把握と確認。

被仕向地送金（輸出売上金）と、

海外送金（輸入代金）の把握、確認を行ないます。

⑦海外からの問い合わせ、電話の英語対応。

しかし、電話での英語対応はほとんどありません。

その場合でも、メールアドレスを伝え、

メールでのやり取りに移動します。

英文メールでやりとりした方が、

意思疎通が簡単で、記録にも残ります。

また、書類や、図面、製品カタログなど

を送ることができ、便利だからです。

⑧海外の見込み客に自社製品、
サービスの営業を行う。

⑨一般事務業務、雑務。

近場の顧客への製品配達、

各部署から依頼される用事、片付け等。

別に、これらは、英文事務に関わらず、

どんな部署の人も、互いに協力して、
処理することです。

、、となります。

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昼休み1時間を挟んで、①〜⑨を処理します。

①〜⑥が業務の６割になります。

⑦〜⑨が残り④割の比率です。

どれを優先するかは、その時の状況で、

自身で判断します。

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気をつけること

してはいけないミスに関しては、英語的なことより、

書類の数字を間違えないことが大切です。

輸入等で、海外に、違った個数を発注してしまうと、

ものすごい数、金額が動き、

必要のない在庫を抱えることになり、

会社に不利益を与え、

取り返しのつかないことになります。

何重にも、何重にも、重ねて、

書類の数字はチェックします。

あとは、イージーミスしないことです。

つまり、メール誤送です。

送る書類、やりとりは、

個別に異なる情報が含まれます。

誤った送信をしてしまうと、

大変なことになるからです。

なので、送信を押す前に、しつこいくらい、

何回も、添付ファイル、送信先を確認します。

英語のミスより、これらの注意が必要です。

基本的なことばかりです。

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英文事務として、働けるのは、

会社がサービス、製品を提供し、

それが需要があるからです。

任されている英語対応、処理だけでなく、

会社のどの業務に対しても同じ思いで取り組み、

働く際には、協調、素直であることを

大切にし、働いていきたいと思っています。

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以上が僕の英文事務として

担当している業務、注意していること、

大切に思うことです。

英文事務を目指す方の参考になれば幸いです。