付箋を使ったタスク管理メモ

最近、ずっと家にいるので、だらだら仕事をしてしまう。調べ物をはじめて、そのままうっかり、仕事と関係ないことをいろいろ見てしまうことも。そこで、気を引き締めようと、タスク管理に敢えて付箋を導入してみた。

手順はとても簡単。付箋に書いて、やって、付箋を捨てるだけ。

●【手順1】付箋に書く

朝、その日にやるべきことを、付箋一つずつに、どんどん書いていく。付箋は、100円ショップでとても安価で大量に手に入るので、惜しまず使う。付箋は、手順やアイデアを細かく書き込めるように、大きめの付箋がオススメ。

このとき、とりあえず、今ある『やるべきこと』『やりたいこと』を書いてみて、優先度順に並べてみる。このとき、『今日やるべきこと』、『今日やるべきではないこと』に分ける。とにかく、書くことが大切。書くことで、脳に刺激を与え、記憶に残すことができるし、よりよくやるための解決策のアイデアがでることが多い。

なお、『今日やるべきでないこと』は、重要度が低いというわけではないが。猶予があるので、今日やらないだけかもしれない。とりあえず、横によけておくが、その課題をどのようにやるか、簡単に見当をつけおく。これによって、タスクを、とりあえず、頭に入れておくことができる。そして、『近いうちにやるべきこと』ならスケジュールを決めて、いつまでにやるかを決めてカレンダーに入れる。

今日やらないことにしたタスクとそのアイデアについては、その時点で、Evernoteにスキャンしておく。スキャンについては後述。

●【手順2】作業を実行

作業机の近くに窓があれば、窓に付箋を貼り付ける。やりたい順に貼り付けると上から順にできる。また、近々やるべきことは、少し離れたところに貼り付けておくと、離席したときに思い返すことができる。

ちなみに、複数のタスクがあるとき、一つずつ集中して片付けても良いし、敢えて集中せず、いろいろなタスクを気分にあわせて作業できる。とにかく、一日の最後までにやれば良いので、ゆったりやると楽しい。

手順を書き出しているのに、なんだか落ち着かない時は、作業内容が大雑把すぎるのが原因。そのタスクを別の複数のタスクに分けることができないか、よく考えると良い。とにかく楽しく仕事できることを目指す。

●【手順3】作業後にスキャンしてゴミ箱へ

作業が終わったタスクは、ぐちゃぐちゃに丸めてゴミ箱へ捨てる。「タスクが終わった」という充実感があるので、素晴らしい工程だ！敢えてゴミ箱を遠くに置いて、バスケットボールのダンクシュートをイメージすると良い。

なお、作業ログを残すため、Evernoteなどにで付箋をスキャンしてから捨てる。Evernoteは付箋がとても綺麗にスキャンできるので癖になる。適当にスマホカメラを向けるだけでとても綺麗に正方形で取り込めるので便利。作業時間、わずか数秒。

なお、綺麗にスキャンするコツは、付箋の色と明確に異なる背景の場所で撮影すること。都合が良く、手元のMacBookはシルバーなので、キーボードの上に付箋を置いて撮影すると失敗がない。

翌日以降に振り返り

作業ログをEvernoteに保存しているので、移動時間などに作業を振り返ることができる。付箋を記録したノートの下にメモも付けられるので、反省を一言添えたら完璧。

まとめ

楽しく、タスク管理すると、仕事もはかどるし、なにより仕事に対するストレスがかからない。付箋型のWebタスク管理サービスもあるけれど、身近で安価なタスク管理ツールを使わない手はない。