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Confluenceのメリットとデメリット

kubot64

弊社ではConfluence（オンプレ版）を4年程使っているのでまとめてみました。他の人の役にたつかもだし。組織規模的には3000人ぐらいで、開発部門の人間が600人ぐらいです。esaやKibelaなどは使ったことがありません。

メリット1:Atlassian製品との親和性が高い

特にJIRAを使っていると、チケットのリンクを貼ると自動的にタイトルが表示されたり、Confluenceの表から一気にチケットを作れたりして便利です。

メリット2:記法がマークダウンではない

マークダウン大好きな人からすると不評ですが、色々な人がドキュメント作成に使用すると思うとメリットでもあります。（マークダウンマクロを使用するとその中ではマークダウンが使えるようになる）ちょっとした表のようなものを記載する時には、マークダウンより楽な気はします。

メリット3:目的毎にスペースを作れる

Slackでワークスペースを作るように、チームやプロジェクト単位でスペースをつくっていけます。全体としては1つのConfluenceサイトですが、その中には小さなスペースが複数存在できます。スペース毎にCSSを設定できてフォントなどを個別に変えられるのも便利かなと思います。

メリット4:プラグインで拡張できる

プラグインは有償のものと無償のものがあります。また、便利そうなのに今のバージョンに対応してないって事もあります。ただ、デフォルトで存在しない機能を追加できるというのはメリットかなと。

デメリット1:記法がマークダウンではない

デフォルトでマークダウンに対応してくれ〜って人にはこれが一番大きい気がしますね。

デメリット2:ドキュメント作成者またはスペースの管理者が意識してドキュメントの置き場を整理する必要がある

とりあえずどんどん書いておいて、あとでサクサク整理する。というような使い方はあまりできない気がします。スペースの左メニューでどんな階層構造にするのかを考えておいて、それに合わせてドキュメント作っていく。または、ある程度量が増えてきたら整理する、みたいな作業が必要です。

esaにある「フローとストックの間をシームレスに繋げたい」という思想は特に感じないので、人間がなんとかする必要があります。

デメリット3:デフォルトだとスペースの外観をそこまでカスタマイズできない

プラグインを入れると一見Confluenceに見えないConfluenceにもできるんですが、デフォルトではできないようです。

Q:検索精度悪くない？

A.最近は改善されています。昔はスペース区切りで検索すると、デフォルトでOR検索になって、ぶっちゃけ関係ないものばっかり引っかかってきた＆確かに精度悪かったのです。昔より、精度も向上したと思います。

Q:画面崩れない？

A.マークダウンではなくエディタでWord的にスタイルを設定していくので崩れるときは崩れます。こちらも、昔に比べると改善されている気がします。（人間がConfluenceに慣れてきたってのもあるかもだけど）

Q.UIが取っつきにくいんだけど？

A.昔に比べるとちょっと可愛くはなりました。JIRAも取っつきにくいってよく言われますね！JIRAよりは優しい気はします。esaやKIbelaと比べてはいけません。

Confluenceが無い時はどうだったのか

様々な場所に情報が散らばっていました。Googleの各種ドキュメントやGoogleサイト、RedmineのWiki、グループウェアのどこか、Googleドライブ上にあるパワポやエクセルという塩梅です。これらをとにかくConfulenceからリンクさせる様になったので、Confluenceで検索すると大抵のものは見つかる様になったのが、一番良い事かもしれません。（ドキュメントツールならなんでも良いのでConfulenceに限った話では無いけど）

Googleドキュメントやスプレッドシートは検索して探す分には良いんですが、とあるプロジェクトの情報をまとめて確認！みたいな時にはちょっと探しにくいので、階層構造のあるドキュメントツールに綺麗にまとまっていると見やすいです。

ドキュメントツールを導入するには

これといったドキュメントツールが無かった状態に導入したので、その時の事も書いておきます。

いきなり全社導入しないで小さく始める。とりあえず、開発部門の一部署からメインで使う様にしていきました。ルールがあると使われなくなってしまうかもしれないので、特にルールは定めませんでした。

アジェンダと議事録をドキュメントツール上に統一したのと、それぞれのチームで必要なドキュメントを書くのに使っていったのは初期の頃です。自分はちょうど横断組織にいたので、情報共有用のページを作りチャットツールで更新のお知らせを流すけれども、情報自体はドキュメントツール上にあるので見てもらう＆アカウント持ってない人にアカウントを作ってもらう。とりあえず見える人を増やしていった感じです。

一部の人がガンガン利用して、ドキュメント自体が増えていき、それを見た人が便利そうだがら使う側に回ってくれて…という感じで開発部門に浸透しそれ以外の部門にも普及していったという感じです。

現状でも全部門の人が使っているかというと、そうでは無い気がします。


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