Task Management Overviewメモ
復習のためにServiceNow Fundamentals On Demand関係の記事を流していこうと思います。
今回はタスク管理について。
前回の記事はこちら。
Get it done with Task Management
タスクテーブルはServiceNowのコアになるテーブルの一つになります。
ServiceNowといえばインシデントテーブルや問題管理、変更要求のテーブルもありますが、これらはタスクテーブルの拡張版です。
Task assignment
タスクの割り当て方は以下の通りです。
グループにユーザーを追加する
まずはグループを作成し、そこにユーザーを追加します。
例：情シスグループを作成し、メンバーを追加
グループにロールを適用する
そのグループにロールを適用します。
これにより人事異動などで人が入れ替わっても、グループとして適用されているのでグループから該当者を外すだけでロールも外れます。
グループにタスクを割り当てる
ロールが割り当てられたグループにタスクを割り当てます。
ロールに準拠した動きをするようになります。
ユーザーにタスクを割り当てる
割り当てられたタスクをアサインするユーザーを設定します。
アサインルールについて
アサインルールはAll > System Policy > Rules > Assignment moduleで確認できます。
割当ルールにはOrder valueが設定でき、値が低いほうが優先的に適用されます。
他にもルックアップルールというのがあり、All > System Policy > Rules > Assignment Lookup Rulesで確認できます。
こちらはインシデントレコードのみ対象ですが別途割当ルールが作成可能です。
Predictive Intelligence
AIでレコード作成中に値を予測、決定する機能があります。
学習系なので既存のデータレコードが必要ですが、例えばShort descriptionに「email login issue」を入力すると、内容から以下を自動的に入力することができます。
カテゴリはソフトウェア
サービスはEmail
アサイングループはソフトウェア
アサインは＜決められた人＞
なお、タスクについては以下のモジュールで一覧が確認できます。
・All > Service Desk > My Work
・All > Service Desk > My Groups Work
Visual Task Boards
VTBと略されますが所謂Trelloのようなカンバン方式で見ることが出来るタスクボードです。
チーム内では一番活用していますね。
VTBは大きく3つほど種類があります。
Guided
既存のリストから作成し、指定したフィールドの値をレーンに活用するタイプです。
アサイニーベースでのタスク管理には向いています。
Flexible
レーンの変更によってタスクデータが更新されませんので、自身で変更して管理するタイプです。
カンバン方式は厳密にはこれですね。ステータスをレーンとして変更されたことで自動的に場所を変えることは可能です。
FreeForm
こちらもレーンの変更によってタスクデータが更新されませんので、自身で変更して管理するタイプです。
どちらかというと手帳のような使い方をイメージされるといいです。
インシデントテーブルから右クリックで追加することも出来るので、様々なタスクをまとめて管理したい人向けです。
その他
タスク管理には他にも以下のような機能があります。
Work notes
タスクを表示できる人のみ見ることが出来るコメントになります。
弊社ではこの機能を活用して同じタスク内でも申請者とのやり取りとチーム内のやり取りをまとめることで申請者にはスマートに受け答えをすることができています。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？