backlogについて
前職で経験したことろそろそろ忘れそうになってるので、思い出しついでに記事化しておこうと思います。忖度はなし！
第4弾はbacklogです。
backlogとは
backlogとは株式会社ヌーラボが運営しているプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトを推進する上で必要なタスク管理はもちろん、ナレッジを蓄積するWiki、GitやSubversionでの版数管理などオールインワンで完結できるツールになっています。
タスクもリスト形式からカンバン形式、ガントチャートなど様々な見せ方ができますし、Slackなど様々なツールと連携もできるので最初に触りつつ一定の規模までは十分運用に耐えられるツールになっています。
導入の経緯
今までExcelでタスク管理を行っていましたが、細かいところまで書けてなかったのと、タスクに紐づくやり取りが口頭だったりメールだったりと散見しており、後々のナレッジとして残らないばかりか実際やってる我々も混乱するなど割と限界を迎えていました。
そのため、タスク管理ツールを探すことになったのですが、今後全社展開を想定するとredmineなどちょっと非エンジニアがとっつきにくそうなツールを避けつつ、予算は少なめに…となりbacklogを丁度良く見つけました。
全社展開は単純にみんな使ってねーっていう思いとともに、各PJTも予算の関係でタスク管理ツールを入れたくても入れられないという話をちらほら聞いていたので、人数課金ではなく容量課金のbacklogはまさにベストマッチでした。
導入してよかった点
ガントチャートで管理できるようになった
Excelで期間ややってることを書き連ねていただけだったので、例えばSaaSの契約更新など見積もり〜納品後の支払申請までをガントチャートで管理できるのは非常に分かりやすくなりました。
人間文字が読めることを前提の仕事をしてはいけない…。図、図が一番わかり易いし体調の具合に左右されずに情報を確認できる…。
容量課金なので使う人が多くなればなるほどコスパ良し
容量での課金なので、100人単位で使っても2-3人で使っても課金額は変わりません。
そのため、情シスチームとして契約しつつ他のメンバーも巻き込めるのは非常に良いアドバンテージだなと思いました。
容量自体も動画ファイルの共有など大容量のファイルを格納しなければ、後はほとんどがテキストなので思ったより消費しませんでしたね。
他PJTに展開する時もファイル共有は一時的のみOKで運用していれば5年くらいはまず問題ないような消費レベルでした。
この辺りはGithubなら外部から接続したりするなど色々をやりようはありそうです。
お金を積めば容量追加はできるものの、MAXが決まっているのであまり富豪のような使い方はしないほうがよいですねー。
じわじわと全社展開できた
経営層はちょうどスクラムを知ったばかりでガントチャートでのタスク管理に理解がなかったのですが、草の根運動でじわじわと導入していって既成事実を作ることができました。
今となってはカンバン形式でも表示できるので問題ないんですが、当時はまだその機能がなかったですからねー。
結果的に全部署で使われることになり、エンジニアが多かったりツールにこだわってるチーム以外では保守運用系のチームからバックオフィスまで広く使ってもらえたのは良かったです。
社外メンバーとの情報共有にも使えた
情報セキュリティの観点でファイル系は極力共有させない運用にしつつも、タスクの管理が社外も含めて関係者全員でできるので管理工数が削減できました。
社外の人にもアカウントを作成でき、閲覧範囲もPJT単位で設定できるので情報漏えい対策としては十分ですし、私が運用していた時はIPアドレスの接続制限を行っていましたが、それがなければアプリからでもアクセスできるので、コンサルなど日中移動がおおい人との情報連携もかなりしやすいのではないかなと思います。
実際、社内ネットワークの保守運用を委託していたSIerとはタスクの管理や月次報告でサーバのリソース状況などを共有していましたが、ExcelだったりPDFだったりであまり効率が良くなかったです。
この辺りをSIerに提案・調整してbacklog上で一元管理しつつ双方でドキュメントの整備やタスクごとにコメントを入れての深堀りができる体制が構築できたのは良かったなと思います。
まぁその体制が効果を発揮する前に退職したので実際のところはわかりませんが…。一部の処理を除いて悪くなることはないかと。
どれだけ人を追加しても課金額に影響ないのはこの辺りでも効果的です。
導入しての不満点
アカウントが別途管理（SAMLもできない）
正確にはできるが人数課金ではないというメリットが死にますね。
利用の際は申請してもらってアカウントを追加し、不要になった際も連絡を貰う運用をしていたので、多少の手間はあったものの会社規模的には許容範囲かな。
SAMLでのSSOとプロビジョニングはNulab Passで実現可能なものの、こちらは人数課金のため導入は難しいですね。
管理側しか楽にならない機能への投資はあの会社ではちょっと無理筋でしたから、仕方ないとはいえ残念でした。
もうちょっと階層を深くしたい
親子の2階層までしかなかったのが一部PJTメンバーからは不評でしたね。
まぁ使い方次第である程度なんとかなりはするものの、2階層は流石にちょっと少ないかな…。
親子タスクが特に連携されない
小タスクが全部クローズしたからといって親タスクが自動でクローズするわけではないのはちょっとイケてないですかね。
タスクの関係性もほぼないので、あるタスクが終わってから次のタスクを実施する、などの場合に最初のタスクが延長したから次のタスクも自動でリスケ、などはないので、あまり細かく作り込むと調整が非常に面倒になってきます。
この辺りはそういうものとして簡素な運用を行うことである程度回避できるので、事前にどういう粒度で運用するかを検討しておくと良さそうです。
最後に
とりあえず何でもいいのでプロジェクト管理ツールを導入したいのであればおすすめのツールです。
マニュアルもかなり整備されていますし、定期的にオンラインセミナーも開かれているので、サポートが厚いのはかなりポイント高いんじゃないかなと思います。
社内展開する際も自分たちでマニュアルや勉強会を開かずにNulabのを見てもらうように誘導することで、負荷も減るのではないでしょうか。
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