MyQuickについて

前職で経験したことろそろそろ忘れそうになってるので、思い出しついでに記事化しておこうと思います。忖度はなし！
第1弾はMyQuickです。

文書管理システム・契約書管理システム | MyQuick

MyQuickとは

MyQuickとは契約書管理システムです。

紙媒体で管理していると、かさばったり探すのに時間がかかったりと大変です。
とはいえ、じゃあPDFにしてファイルサーバに保管、では心もとないですしバージョン管理もできません。
そこでクラウドで契約書をバージョン管理し、満了日近くになると通知もしてくれる管理システムとしてMyQuickを見つけました。

導入の経緯

会社では紙媒体で保管しており、一覧をExcelで管理するというまぁありきたりな方法だったのですが、担当者が定年退職が近かったおじいちゃん1人だったため、割と杜撰でした。（一部各部署で管理してたり、一覧と整合性が取れてなかったり、見本のような属人化でした）
法務チームメンバーが社員からの問い合わせに業を煮やし、何かいいSaaSはないかと相談されたのでいくつか見て回り、最終的にMyQuickに決めました。
決め手は以下のとおりです。

• UIがシンプル
  あまりシステムとしてUIに癖も少なく、ITに苦手意識のある人でも割と受け入れやすかった。

• 機能は必要十分
  更新期限の通知も割と柔軟にでき、法務チームが確認するための承認フローも実装。
  権限も閲覧権限や編集権限だけではなく添付された資料自体への閲覧権限など細かめに設定が可能。

• クラウドなのでメンテフリー
  ちょうどサーバーレスに舵を切っているところでしたので、オンプレじゃないシステムなのは必須項目でした。

• 安い
  容量課金なので全社展開しやすく、契約書の数も累計で2000程度だったので安価で始められた。

導入して良かった点

検索ができるようになった

導入にあたってすぐに使わない契約書はお金払ってスキャン〜登録までやってもらえたので、導入開始と同時に過去の契約書が検索できるようになりました。
全文検索対応でしたので、契約書がwordだとその内容まで見てくれるのもあり、雑に登録しても割とちゃんと見つけられるのは良かったです。

登録・整理の手間が減った

各部署に登録権限を渡したため、今までは契約書を総務に持ってきてもらう→総務が一覧に記入したり書庫に入れたりしていたのが、各部署で登録→法務が内容チェックになったので、単純に登録作業が分散されて手間が減りました。

セキュリティが向上された

権限によって見られる範囲が決められるので、他部署に人が勝手に見たり紛失するリスクはだいぶ抑えられたと思います。
実際いくつも紛失してましたね。ほとんどが契約満了されており更新もされていなかったので影響はなかったですが…。

導入してからわかった不満点

これは正直私のツメが甘かった部分もありますが…。あくまで2021年初頭時点での話になりますので、現時点でどうなっているかは不明です。

ユーザー登録まわりがイケてない

ユーザー、グループの登録・更新がcsvファイルによるインポートしかないのはまぁいいとして（よくないですが）、実際に登録されて権限が付与されたりするのが夜間バッチ処理でしかできないのは流石にどうかと思いました。

また、パスワードを5回間違うとロックアウトされるのですが、ロックアウト解除が最後にログインを試した時間から24時間後に自動解除されるしかないというのもイケてないですね。
管理者でもロックアウト解除できませんし、24時間経たずに再度ログインを試みたが最後、解除される時間が伸びるので延々と作業できなくなるという無限ループ。

営業が営業していない

契約書に「契約は自動更新であること」とは確かに書いていますけどね？
イコールで見積書もくれないのは流石に呆れましたね。稟議どうやって通せばいいのだ。

他にもシステムの問い合わせを技術担当に聞かずに回答される（でも間違っている）、導入に向けて抜け漏れがないように必要な情報をまとめてくれない、進捗状況も十分に把握しきれていないなど、今までの営業の中でダントツに駄目な人でしたね。日本語通じてない感あった。
問い合わせしてもこちらから催促しないと1週間音沙汰なしは当たり前の人は何人かいましたが、ここまでのはちょっと、ねぇ。

取引先一覧がソートできない

システムの話に戻りましょう。

契約書の登録画面に取引先のプルダウンメニューが表示できるのですが、そのマスターデータが昇順のみっぽい（ぽい、というのは一部変な場所に差し込まれたりしていた）のはちょっと困りましたね。
ちゃんと並べてるのに、登録すると何故か一番下に追加されてたり、じゃあそれをあるべき場所に入れようとすると非常に時間がかかったり。

契約書登録がちょっと分かりづらい

契約書登録画面で登録する際に「登録」「登録せずに保存」「申請」みたいに複数ボタンがありまして。
承認フローを使いたいので「申請」だけでいいんですが他ボタン消せないので現場が若干混乱したのはありました。
ここはトライアルでちゃんと見れば防げたなと反省。
できれば下書き保存と登録の2ボタンで、承認フロー機能を使ってる時は登録＝申請にしてほしかったですねー。

最後に

マニュアルが不十分（一時期マジで存在しなかった）だったこともあり、簡単な機能の割に難易度がちょっと高かったです。
とはいえ、法務チームメンバーの考えてた運用もそれはそれでちょっとどうかなって感じでしたので自らハードルを上げた感は否めませんでしたね。
営業さえまともな人ならだいぶ印象は違ったんじゃないかなーと思います。

アカツキに導入することはないですねー。
会社規模も社内のシステム構成も違いますし、契約書管理は所属しているチームで行っていないので、多分ちゃんと法務チームが管理していると思います。