プロジェクト管理の失敗原因とは？計画段階から見直すポイント
今回は「プロジェクト管理ができないマネージャー」に関する動画を見て、いろいろと言語化され、納得した部分がありました
そのため、動画を参考に、自分の経験を含めていろいろと考えをまとめてみました
参考にした動画はこちら
はじめに
プロジェクト管理を成功させるためには、スコープの決定や進捗管理が重要です。
なぜ重要であるかを具体的に考えてみました
1. スコープの重要性
スコープを曖昧にすると、プロジェクト管理は失敗しやすくなります
理由は、各工程で「成果物」と「担当範囲」が設定されておらず、曖昧になるためです。
それにより、自分と相手でズレが生じます
成果物の必要性
プロジェクトでは各工程で成果物を設定しておく必要があります。
理由は、相手が望む成果物を明確にするためです。
例えば、料理で言うと、カレーとかハンバーグとかです
今日は中華食べたいなと思ってたのに、中華を食べたいと伝えなかったせいで、スパゲッティとか出てきたら、気持ちがしょんぼりしますよね
極端な例となりますが、高額で、不味く、時間がかかったご飯が出てきたうえで、キッチンは洗い物でてんこ盛り、というのもあり得ますね
料理をお願いしたら、ご飯だけじゃなく、洗い物まで成果物として出てきたら、怒髪天を衝くかもしれないです。
そういったことを防ぐために、成果物はしっかりと決めておく必要があります
担当範囲を明確にする必要性
プロジェクトでは担当範囲を明確にする必要があります。
理由は、自分と相手が望む担当範囲を明確にし、作業時間の見積もりをするためです
先ほどの例を取って、料理を例に挙げてみましょう
私としては、具材を買って、ご飯を作って、片付けまでが料理です
ただ、他の人にとってはどうでしょうか
パートナーに料理を任せたら、片付けをしなかったとかよく聞く話だと思います
つまり、料理を任せるだけでは作業範囲が曖昧なのです
そのため、作業を分解し、範囲を明確にすることで認識のズレを無くすことができます
また、作業を分解することで、作業時間の見積もりを正確にできようになります
担当範囲を「カレーの作成」としたとき、どのくらい時間がかかるか想像できますでしょうか
何度も作ったことがある人であれば、大体は想像はつくと思います
では、ルーではなくスパイスからカレーを作成する等の未経験の作業を加えた場合は分かりますでしょうか
やってみないと分からない、となりませんか
そこで、作業を分解し、必要な作業を洗い出すことで時間を見積もることができます。
そのためのツールとして、WBSというものがあります
最終成果物までの作業を細かく分解し、中間成果物、時間、担当を記載することができます
不明瞭な作業に関しては、想定で記載することができます
ただし、想定の個所は詳細が分かった時点で、詳細化は必要になります
これを用いることで、各作業の時間を見積もることができ、全体の作業を見積もることができるようになります
2. 進捗管理の重要性
スケジュールの進捗管理ができなければ、プロジェクト管理が失敗しやすくなります
理由は、スケジュールの「計画」と「実作業」でギャップが発生し、スケジュールにプロジェクトリスクとなる課題が発生するためです
「計画」と「実作業」のギャップを解消する重要性
スケジュールの進捗が、思ってたより進んでない状況になったことはありませんか
それは、計画と実作業でギャップがあるためです
ギャップというのは、計画で考えていた状況と実際の状況が異なることです
例えば、担当者が未経験であるため時間がかかってたり、割込作業があって思うように進めなかったりすることです。
そのため、計画の段階でギャップを考慮して、スケジュールの作成が必要です
しかし、計画の段階ですべて把握することはできません
そのため、担当者の進捗を把握する必要があります
作業状況を定量化することで進捗を把握できます
例えば、野菜を何個中何個切ったとか、「カレーの作成」に関する全体の作業がここまで終わってるから進捗率は何十％、などです
それにより、計画と実作業のスケジュールのギャップを把握でき、何かしらの手が打てるようになります。
例えば、計画を修正したり、スケジュールを延ばしたり、増員したりするなど、手が打てるようになります
そのため、「計画」と「実作業」のスケジュールのギャップを把握しておくことが重要です
プロジェクトリスクとなる課題を無くす重要性
優先度が高く、重要な課題が実施未定となったりしてはいませんか
例えば、決まらないと先に進めないお客様との打ち合わせが実施未定になっていたり、本質の修正が必要な課題が放置されていたり、などです
このような火種となる課題を放置していると、後手の対応となり、プロジェクトは燃えます。
なぜこのような状況が発生してしまうのでしょうか
それは、プレイングマネージャーが忙しすぎるためです
プレイングマネージャーというのは、プレイヤーとマネージャーを両方やっている人材です
プレイングマネージャーが忙しすぎて、マネジメント業務に手が回らないことは多々あります。
それにより、火種となっている課題を見逃してしまい、後手後手の対応とると、プロジェクトは燃え上がってしまいます
例えば、「カレーの作成」で自分のチームでは具材を切る工程を任せられているとします。
ただし、カレーに使う玉ねぎの切り方がわかっておらず、他の野菜や肉を切る作業によりプレイングマネージャーが忙しすぎる状況にあるとします。
本来であれば、プレイングマネージャーが他のチームと調整し、玉ねぎの切り方を教わる必要があります。
しかし、プレイングマネージャーが忙しすぎると、他のチームに切り方を確認することができません。
そんな状態で、具材を炒める作業が来てしまった場合、玉ねぎが切れていないため、すぐに具材を炒めることができません。
他のチームからフォローは入ると思いますが、スケジュールはズレてしまうことになるでしょう。
対策としては、マネジメント業務の時間を確保し、課題の優先度を把握することです。
プレイングマネージャーがプレイヤーとして忙しすぎる原因としては、作業の属人化や作業の抱え込みすぎです。
そのため、他のメンバーに抱えている自分の作業を割り振って、作業の属人化や抱え込みすぎを解消し、マネジメント業務ができる時間を確保する必要があります。
その後、定期的に時間管理のマトリックスを用いて、課題の優先度を把握します
それにより、火種となる課題を先回りして対応することができるようになります
どうしても、マネジメント業務に割くための時間を確保できない場合、自分の作業を割り振るためのプレイヤーを増員、育成する必要があります
もしくは、マネージャーを増員してもらい、マネジメント業務を任せる必要があります。
まとめ
段取り8分仕事2分と言われるくらい準備は大事です
プロジェクトの計画の「段取り」で、スコープの「成果物」や「責任範囲」を決め、しっかりと準備していきましょう
その後の「仕事」では、スケジュールのズレを修正したり、火種となる課題を潰したりして、スケジュールを管理しましょう
これらを行っていけば基本的なプロジェクト管理ができるようになると思います。
その他の参考サイト
時間管理マトリックスに関して
プレイングマネージャーに関して
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