都庁職員がテレワークで実践した「４つの工夫」！
２度目の緊急事態宣言が発出されていますが、都庁では、週４回を目安にテレワークを実践しています。構造改革推進チームでも、デジタルの力を活用しながらテレワークに取り組んでいます。
週の大半がテレワークとなると、上司への相談や他部署との打合せなど、これまで対面や電話で実施していたものをチャット、WEB会議などを活用してオンラインで行う必要が出てきます。
今回は、構造改革推進チームの職員が行ったある１日のテレワークの様子を紹介しつつ、自宅にいながら仕事の生産性を高めるために取り組んだ「４つの工夫」をご紹介します。
【テレワーク開始前】
窓を開けて部屋の空気を入れ替え、朝風呂に入り、仕事モードへと気分を切り替えます。この日はWEB会議が目白押しですので、髪の毛をセットしました。9時45分、パソコンを立ち上げます。（勤務時間は10時～18時45分です）
【午前】
10：00 テレワーク開始
メールをチェックしていると、取りまとめを担当している都庁内のデジタル化推進案件について、他部署の担当者から「早急にご相談したいことがある」とのメールが入っていました。WEB会議システムで打合せを行うべく、チャットで相手に連絡を取ったところ、2分後に「了解です」との返事。早速打合せを始めます。
非常に多くの案件への対応をタイトな期限でお願いしていたため、他部署の担当者からは、「対応すべき案件の絞り込みをしてほしい」との要望。案件の整理と資料修正を急ぎ行う必要が出てきました。
工夫① 相談・打合せはチャット・WEB会議で
都庁では、個人端末を持ち帰ることで、テレワーク時も職場にいる時と同様にPC業務を行うことができます。これまで、相談や打合せは主に電話や対面で行ってきましたが、週４テレワークを目安に取り組んでいるいま、相談先や打合せ相手の職員が出勤しているとは限らないため、チャットやWEB会議を積極的に活用しています。
11：00 資料作成
早速チャットで上司（管理職）に状況を報告し、午後に予定している上司との定例面談の中でフィードバックをもらうことにしました。まずは改めてやり取りを整理し、今後の対応案の検討にとりかかります。
今日は、他にも本日中に対応しなければいけない案件が他にも３件…
【昼休み】
時計を見るともう12時を回っていたので、昼休みをとることに。テレビをつけ、ニュースで最新の状況を確認しながら昼食を取り、午後の業務に向けて英気を養います。
【午後】
13：00 面談準備
上司との面談に向け、これまで１週間の業務の振り返りと、今後の業務スケジュールを再度チェックします。午前中に報告した案件も忘れずに確認しなければ･･･
13：30 上司（管理職）との定例面談
毎週定例で行っている上司とのオンライン面談。午前中にチャットで報告した案件についても、再度経過を含め報告し、上司のフィードバックを受けます。
工夫② 上司との定例面談
毎週定例で行うこの面談では、直近で抱えている業務の相談に加え、「順調に進んでいる業務」や「急いで相談するほどではないけど、業務を進めるうえで気になっていること」といった業務の情報共有や相談も行い、上司から良かった点や、改善すべき点などのフィードバックを受けます。
残りの時間で今後の業務スケジュールを共有します。今日中に対応すべき案件が立て込んでいることを伝えたところ、上司より「この後に行われるチームミーティングで他のメンバーにも協力を求めることにしよう」とのコメントが。
職場でのface to faceのやり取りが難しくなっていますが、デジタルツールを活用し、上司とのコミュニケーションを積極的に図ることは大切だと実感しました。
工夫③ 業務スケジュールの「見える化」
テレワークをしていると、「いま自身がどんな業務をしているのか、上司から見えにくい」という課題がありました。そこで、業務スケジュールを「見える化」し、日々の業務報告や上司との面談の際に共有することで、適宜フォローを受けながら、着実に業務を進めていくことができます。
業務スケジュール / テレワークで打合せをしている様子
14：00 定例チームミーティング
上司との面談のあとは、チームメンバー数名で行い、それぞれの業務進捗状況や、トピックなどを共有する定例のチームミーティングに参加します。このミーティングで、業務の協力をお願いしたところ、同僚がサポートをしてくれることに。
工夫④ 定例チームミーティング
テレワークをしていると、チーム内で情報共有をする機会が少ないことが課題でした。定例チームミーティングでは、各メンバーが情報共有を行うとともに、チームを束ねる管理職から組織全体の動きや今後スケジュール等を共有いただくことで、組織全体の方針と自身の業務が同じ方向を向いているか、軌道修正が可能です。
15：00 資料作成
上司との面談のフィードバックをもとに、案件整理と資料修正を行います。静かな環境で集中しながら作業を進めることができました。
17：00 部署内の重要な打合せにオンライン参加
今後の構造改革全体の方針を決める重要な打合せにオンラインで参加（※）します。
（※）構造改革推進チームでは、会議室の密を回避する・打合せのための出勤を抑制するといった目的から、重要な打合せについても、対面での参加は一部の職員に絞っており、その他の職員はオンライン参加しています。
これまで、対面だけの打合せでは会議室のキャパシティの問題で参加できなかったのですが、リアルとオンラインのハイブリット形式で打合せが開催されることで、議論過程やその結果をリアルタイムで知ることができます。
18：45 テレワーク終了
【テレワーク終了後】
上司にテレワークの終了を報告し、料理や風呂掃除などに取りかかります。業務が終了した後、速やかに家事に移行できるのがテレワークの良さでもあります。
一方、長時間同じ姿勢で作業をしているため、身体にコリや疲れがたまりがちになります。明日もいろいろスケジュールが入っているので、ストレッチなど運動を取り入れながら身体をリラックスさせ、しっかりと切り替えて翌日に臨むことにします！
デジタルツールを活用し、オンラインでのコミュニケーションを積極的に行うことで、テレワークを基本とした働き方においても、出勤時と同等、またはそれ以上に生産性を高めることができると感じています。
これからも、デジタルツールの効果的な使い方など、チームで試行錯誤しながら、テレワークが基本の働き方においても、しっかりと成果を出せるよう取り組んでいきます。
【ご意見募集】
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