＜若手必見！＞聞いてもらえる文章を作るコツ【1分で読める】

「結果から話せ」
仕事を始めたとき、真っ先に教えられた言葉だと思います。
私も話す力、書く力にはある程度自信があったのですが、仕事を始めてみると全く通用せず自信を無くしたことがあります。

今回は、最近仕事を始めた人向けに、人に聞いてもらえる＋読んでもらえる文章の作り方について紹介したいと思います。

＜なぜ伝わらない文章ができるのか＞

まずそもそもどうして伝わりづらい文章ができてしまうのか。
3つの原因があると思います。それは以下にまとめられます。

①日本語は結論が後ろに来る言語だから
②いつも以上に丁寧な言葉遣いをしようとするから
③結論から言っていい相手は限られるから

順番に説明していきましょう。

①日本語は結論が後ろに来る言語だから
これは文法的な問題です。例えば、「野球をしに公園に行った」という文章は「野球をしに」という理由が先頭に来て、「公園に行った」という結論が後に来ていますよね。

これが英語になると、「I go to the park to play baseball.」となります。
「I go to the park ／to play baseball.」と文章を区切ることができ、（結論）＋（理由）の構造に英語は自然となるのです。

もし、「試合が控えていて」など野球をする理由が文章に加わった場合、英語では、「to play baseball」の後に該当する文章が来ます。しかし、日本語の場合は、
「今度野球の試合が控えていて、野球をするために公園に行く」
と（理由②）＋（理由①）＋（結論）で構成されていくのです。
これこそ、結論が分からず、伝わりにくい文章になる理由なのです。

②いつも以上に丁寧な言葉遣いをしようとするから
いつも「結論から話せ」と言われている方ならわかると思うのですが、これは仲のいい人には簡単にできますよね。ですが取引先や初対面の人、上司などに話す、書く場合は途端に難しくなります。

それは基本的に「結論から話すことは失礼」だからです。目上の相手には気分を害さないように「お伺い」を立てながら話を進める必要があります。そのお伺いこそが、「結論の前に理由を述べる」ことなのです。

例えば上司に備品購入の許可をもらうとき、「プリンター買っていいですか」というより、「業務で必要なのでプリンター買っていいですか」といった方が、上司は首を縦に振ってくれる可能性が高いです。さらに、どのような業務で、どのくらいの作業効率が期待できるといえば、もっと許可してくれる可能性が高いでしょう。

相手を重んじて、丁寧にお伺いを立てる事が伝わりにくい文章を作る原因でもあるのです。

③結論から言っていい相手は限られるから
そもそも「なぜ目上の人にはお伺いを立てなければならない」のでしょうか？

その理由はズバリ、前提条件が違うからです。先ほどのプリンターの件で説明しましょう。

部下は、業務効率化のために、プリンターが欲しいと考えました。この時、部下の根底にあるのは「仕事を楽にしたい」という気持ちです。
楽にしたい→業務を効率化→プリンターを買う
という志向になっています。

そこで「結論から言う」実践し、「部長、プリンターを買いたいです」と言ったら、部長はどう思うでしょうか？100%断るはずです。

それは部長が、プリンターを買いたいと思った経緯を知らないからです。部長は今のままで業務が効率化していると考えているかもしれないし、そもそもプリンターを使わないことが伝統なのかもしれません。とにかく、部下と部長の間にはプリンターを買う（結論）に至るまでの前提条件がまったく一致していないのです。

前提条件を一致させること＝お伺いを立てる事なのです。

＜前提条件をそろえることからスタートさせる＞

「○○です」「なぜなら○○と思ったからです」と話すことは結論から話すの完璧なテンプレートです。

しかし、前提が違う人に結果から話したとしても、先入観を基に誤った認識を先に植え付けてしまうことになるので、自分の意図していることと違ったことが伝わってしまいます。

先ほどの例でいえば、会社としてプリンター使わない伝統があるにもかかわらず、効率化のためにプリンターを買いたいと言ってきた部下は、部長にとってはただの異端児です。もしくは、部長自身かなり経費削減を気にしているにもかかわらず、効率化のためにプリンターを買いたいと言ってくる人間は、経費をむさぼる害虫です。当然部長は許可しないでしょう。

部長の考えと部下の考えを統一させ、先に一緒の土俵に乗せることが大切ということです。土俵に乗せた後、結論から話すを実践すると大抵うまくいくはずです。

今、コミュニケーションに悩んでいる方、以下の方法で話してみてはいかがでしょうか？

1．「まずもって○○です」「私の認識では○○です」（前提）
2．「そのため○○です」「○○した方が良いです」（結果）
3．「なぜなら○○だからです」（理由）

この手法は、特に社外に向けて話すとき有効です。
自分と同じ知識を有しているかわからない相手に対して、知識レベルをそろえる作業をまず行い、そのあとに結論を話す。結論を話す前に前提がずれていると誤った認識のされ方をします。

ぜひこの方法を実践してみてください。
これであなたも、「何言ってるかわからない」と言われることはなくなるでしょう！