オンライン誕生日会の準備方法とそこから得た大切なもの
オンライン誕生日会のためにしたことをまとめます。実施しようとしている人の参考になれば幸いです。
1：なぜオンライン誕生日会をしようと思ったのか
仕事で採用活動をしている中でオンラインでセミナーや面談などをたくさん実施していきました。
3月からは週のほとんどが在宅ワークになり、4月からは常に在宅かつ保育園に通っている我が子と日中は二人の生活が続いております。
そんな中で、5月に2歳の誕生日を迎える我が子。
予定では関西に住む私の父、東京に住む私の母、妹、そして妻の祖父、両親も呼んで誕生日会を催すはずでした。(ちなみに我が家は神奈川に住んでいます)
しかしこのような状況の中でもちろん開催できるわけもなく、今年は3人でまったりかなと思っていたのですが、ふと仕事でたくさんオンラインセミナーとかしてるんだからそれを使ってオンラインで誕生日会してしまったら楽しいのでは？というかオンラインなら、関西の親戚も声かけてワイワイできるのではということを思いつき、とりあえずやってみよう！ということになりました。
2：使用するオンライン会議サービスの選定
まず事前に準備したことはどのオンラインサービスを利用するのがいいかという選定でした。
仕事で使っているのはZoomというオンライン会議ツールでしたが、無料アカウントで使うには40分という制限があり、今回はGoogle Meetというサービスを利用することにしました。（2020/5/17現在、100人までは1回のオンライン会議60分無料、ちなみに2020/9/30までは24時間まで利用が可能になっています）
Google Meetについては詳細説明は割愛いたしますが、要するに無料で24時間まで100人つなぎながらテレビ電話（古いな表現が）ができるというものです。
Google Meetの詳細はこちら
3：Google Meetでのオンライン誕生日会予約方法
上記のリンクにて初めての方はアカウントを作成して、開催したい日に予定を作成してみてください。
先ほどお話しした通り、通常利用は無料なのでご安心ください。(2020/5/17現在)
4：参加者について
次はオンライン誕生日会参加してもらう人をどの範囲までするのかということですが、私は自分側の親戚のみにしました。
理由はこちら。
・人数が多すぎると収拾がつかなくなる
・参加者同士の面識がないと盛り上げるの大変
・親戚同士の近況報告の場にもしたかった
・人数が多すぎると収拾がつかなくなる
オンラインセミナーやオンライン飲み会を何度か実施した経験上、5名以上参加になると全体で一緒に話を共有するのが難しくなります。オンラインの特性としては誰かが話しているとみんながそれを聞くということになりがちです。
そこを考えたときに、私の親戚だけでも6か所になるため（父、母、妹、祖父の家(3人家族)、いとこ(4人家族)、いとこ(2人家族)）、今回は自分の親戚のみで実施しました。
・参加者同士の面識がないと盛り上げるの大変
参加しているもの同士の面識がない場合、司会進行をしっかりしないと場が盛り上がりません。今回は仕事ではないし、ゆるく楽しみたかったのでそこの労力をかけない方法、つまり全員がそれぞれのことを知っている私側の親戚のみにしました。
・親戚同士の近況報告の場にもしたかった
自粛生活が始まってからというもの、みんな家で過ごすことが多くなりもちろん直接会っていない状況が続いていました。今回我が子のオンライン誕生日会という名目での開催になりましたが、その場でみんなで顔を合わせることで元気な顔を見たり、話をして楽しんでもらえたらとい裏目的も盛り込んでみました。
5：実施時間と内容について
実施時間についてはお昼ごはん前の「11:00～12:00」の60分にしました。
内容は大きくこんな感じです。
・全員参加するまでは近況報告的なことをする
・事前に送ってくれていたプレゼントをあける瞬間を共有する
・ハッピーバースデー歌ってもらう
・記念撮影する
私たちはお昼前に開催したので、バースデーケーキはこのタイミングではなく3時のおやつの時間だったのでこの場では出しませんでした。
なぜ11:00開始にしたかというと、みんながお昼ごはん前で参加しやすいし、いとこにも小さい子どもがいるのでお昼寝のタイミングとかで参加できないという可能性をえきるだけ低くしたかったからです。
6：出席者への事前連絡案内テンプレート
Google Meetでオンライン誕生日会の予約ができたら、今度はそれを参加してほしい人に案内します。
案内するときのテンプレートもこちらに記載しますので、よければ自由につかってください。
みんな元気ですかー！
5/17(日)11:00~12:00にオンライン誕生日会開催します！
当日はGoogleMeetというオンライン会議の無料サービスを使います！
スマホの場合は事前にアプリのダウンロードが必要なのでちょっと手間ですがお願いします―！別途方法案内送ります。
オンライン誕生日会URLはこちら
※ここにGoogle Meetで作成したオンライン誕生日会のURLを貼ってください
当日はつなぎながら我が子の顔を見てもらうという内容です！
ざっくりこんな感じで考えてます！
・全員参加するまでは近況報告的なこと
・事前に送ってくれたプレゼントをあける
・ハッピーバースデー歌ってもらう
・記念撮影
アプリの登録後、Googleアカウントも作成が必要ですがこれも無料でできるので安心して！
事前につなげるかのチェックが必要であれば言ってね！一緒に確認付き合うので！
～Google Meetのご案内～
【事前確認】
通信環境が良好であることや、カメラ・マイク・スピーカーが利用できることを確認してください！
【参加方法】
PCで参加：Cromeブラウザで別途案内の参加URLにアクセスして、指示にしたがってください！
Cromeブラウザはこちらからダウンロード
https://www.google.com/intl/ja_jp/chrome/
スマホでの参加の場合はそれぞれアプリが必要なので下記からインストールしてください。
iPhoneアプリ
https://apps.apple.com/jp/app/google-meet/id1013231476
Androidアプリ
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings&hl=ja
ご確認よろしくお願いします！
7：前日までにしたこと
親戚へのオンライン誕生日会の誘いは当日の1ヶ月前にしました。
そこから前日までは事前に送ってもらうようお願いしていたプレゼントの手配などの調整と特にIT関連にすこぶる弱い父母の接続チェックぐらいでした。(これにそれぞれ60分ぐらいかかりました)
あとは当日のPCの位置の決定、スマホでも参加して別のアングルや装飾などもせっかくなので見てもらえるよう、こちらの運用についても確認しておきました。
どんなイベントでもそうですが、主催する以上事前のチェックはしっかりしておきたいです。当日やれ突然音がでないだの、PCの調子が悪いだのなにかしらは起きがちなので焦らないように事前チェックおすすめします。
8：前日にしたこと
参加者全員に前日案内の連絡をいれました。
これはとっても大事です。本来なら1週間前、3日前とかにもいれておくと安心ですが、まあ親戚同士ですしがちがちにしないでいいかなということで。
明日はよろしくねー
事前にアクセスチェックしたい方は教えてくださいねー！
オンライン誕生日会のURL
※※ここにGoogle Meetで作成したオンライン誕生日会のURLを貼ってください
明日アクセスできるようになったらまた連絡するので！
9：当日にしたこと
時間の5分前にはオンライン誕生日会をアクセスしておきます。
自分はPCをメインとして、サブでスマホの2台で参加しました。
なぜスマホでも参加したかというと、
・撮影しながら自由に動ける
・記念撮影の時に同じ画面に全部映したかった
PCがなくてスマホだけの人も、全く問題ないですが全員集合の記念撮影は難しいので参加者にPCの方がいればその人に撮ってもらいましょう。
10：オンライン誕生日会をしてみて
結論とってもよかったです。
良かった点はこのあたり
・久しぶりにみんなの顔を見て話せた
・ひいおじいちゃんがとても喜んでた
・プレゼントをあける瞬間の表情を共有できた
・なんかワイワイしてウキウキした
関西に住む親せきと神奈川に住む我が家を一瞬でつなぐことができて、歳を重ねてなかなか遠出するのも大変な90歳手前のひいおじいちゃんも参加できたのはとてもよかったです。
むしろひいおじいちゃんが一番楽しんでいたのではというぐらい。
そしてプレゼントを開ける瞬間の我が子の表情を共有できたのはとてもよかった。
これビデオでもいいんですが、やはり生中継って違いますよね。
なによりみんなも喜んでいるところとか見られてとてもよかったです。
ワイワイウキウキでした。
ここ気になったなという点はこのあたり
・スマホ参加だと全員の顔を一覧で見られない
・6ヵ所、合計15人参加だったのでやはりごちゃごちゃになってしまう
・ひいおじいちゃんが全く関係ない流れで違う話をぶっこんでくる(おもしろかったです)
・お昼前にしたのでハッピーバースデーのタイミングがなかった
PCだと全員の顔が見られるのですが、スマホだと一人を固定して小さい画面で数名の顔を見るという形になります。
もともと誕生日会というイベントだったので、我が家の映像を固定してもらえればと思ってましたが、始めてみるとみんなの顔をやっぱり見たいようでスマホだとそれができないので可能ならPCの参加がおすすめです。
6ヵ所からで15名の参加でしたが、上記の理由もあり多かったです。
全部で4ヵ所ぐらいが全体でスムーズにコミニケーションとるには最適ですが、内容などを工夫すればいいのかなというところですね。
そして、ひいおじいちゃんは我が家の誕生日もそうですが、ほかに参加していたひ孫もいたのでその子に話しかけたり、いろんな人に話しかけておりメインコンテンツが「ひいおじいちゃん」になってました。
とっても楽しかったので全く問題ないですが、本来の目的からは少しずれていたという点で気になった点にあげました。
こうなることを予想してもう少し内容も工夫すればよかったなという意味でここであげました。
お昼ごはん前でケーキのタイミングではなかったので、ハッピーパースデーをプレゼント開けるねー！というタイミングで無理やり言ってもらいました。
ここも改善できたかなという点です。
11：最後に
オンライン誕生日会を開催してとってもよかったのは、みんながとても楽しそうにしてくれていたことです。
自由に外出ができない中で思いついたオンライン誕生日会ですが、普段年に一回会えればと思っていたひいおじいちゃんや親せきが一同に集まって話ができたというのはとてもいいことでした。
場所を気にせず、遠出ができない人も一緒に楽しめるオンライン誕生日会をこんなときですが、ぜひ試してみてください！
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