メールの仕分けを止めたら幸せになった

昨日の記事に引き続きメールについての話題。

とある方の情報を元にメールの仕分け（当方Microsoft365ユーザのためOutlookを使用）を止めてみた。

フォルダは受信トレイとアーカイブのみ。そして要らないメルマガはすべてunsubscribeした。いやー、なんとも気持ち良い。

受信トレイに入ったメールを読み、そのメールにより何らかのアクションが必要な場合には受信トレイに残す。そしてのちに参照する情報などはすべてアーカイブ。アーカイブするときには「クイック操作」で。

これによって受信トレイに残ったメールはそのままToDoリストとなる。抜けや漏れが防止出来るので、ToDo管理のツールは使わないでOKだ。

もし過去メールで見返したい場合には検索機能を使えばよい。また直属の上司など、頻繁にメールを確認したいのであれば、メールの実態をフォルダ分けするのではなく「検索フォルダー」で検索条件をセットし、その検索フォルダーをお気に入りに追加すればよい。

いわゆるコウモリ問題というのがあって、そのメールをどのフォルダに入れるべきか悩ましいケースは多々発生する。私の場合にはある程度自分の頭の中に一定のルールを定め、それによってマニュアルで振り分けるのだが、何とも非効率かつ無駄なことか。

あと他にも同じことは言えるのだが「後で見返すかも」という考えは捨てるべきだ。特にメルマガの類はサクッと捨ててしまおう。要らないです。過去見返したことありますか？

メールの仕分けはPCのリソースを割と食っているように思う。だからこのオペレーションを昨晩から開始したが、私のOutlookは極めて軽快。本当に気持ちが良い。

20年余PCとメールを使ってきて初の試みだったが、これを実行して本当に良かった。生産性向上のためのTips、Hackはまだまだたくさんありそうだ。