公務員のためのマニュアル作成　～項目編～

今日は「公務員のためのマニュアル作成　～項目編～」についてお伝えします。

シンプルでライトに書いてありますので、5分くらいで読めます。

お付き合いしていただけると嬉しいです。

この記事は、

✅中小規模の組織でマニュアル作成に悩みがある方
✅人によって書き方が違ってしまって、マニュアルが機能しにくい方
✅マニュアルをオフィスソフトで手軽に管理したい方

を対象にしています。

▼「マニュアル」に関係する本を読み漁り、社内で実践したノウハウを公開しております。

人事異動があって担当が変わっても「ある程度の仕事のクオリティ」を保つには、マニュアルが必須ツールです。

では「ある程度のクオリティ」を保つためにどのように書けばいいのか？

まず、人によってばらつきが出ますので防ぐためには項目を立てて、それを必ず書かせることででクオリティを保ちます。

どんな項目か？

いつ作ったか

これがないと内容が古いのか新しいのか分からないので苦労します。

いつ改訂したか

あまり改訂されていないと、その業務が必要かどうかの一つの判断基準になったりします。

誰が作ったか

これがあれば、内容が分かりにくいときに誰に聞けばよいか分かります。

どこに保存したか

紙のマニュアルを改訂する場合、データの保存先が分かれば、すぐに取り掛かれます。

業務分類は？

当該業務の分類が分かれば思考の整理がつき易く、検索キーの一つにもなり便利です。

業務の重要度は？

マニュアルを覚えるときの力加減が分かるので、戦略的に覚えることができます。必ず覚える、必要だったときに見る、参考程度、とか

いつ行う業務か

毎日、毎週、毎月、年度末、その都度、とか記載しておけば、いつ行う仕事かが分かります。

目的は

何も考えず「ただの単純作業」になってしまわないように、何のためにやるのか目的をはっきりさせるべきです。

達成水準

その作業をどの状態になればよいのかを明確にします。

事前準備

作業に取りかかる前に何を準備すればいいのか明確にすることで、効率的に作業ができます。

ＥＸＣＥＬでささっとざっくり作ってしまったんですが、こんな感じかなと思います。

ヘッダーのイラストはcanvaで800✖100で作りました。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

このように、マニュアルとして機能するための「必須項目」を立てることで、ある程度のクオリティは保てることがお分かりいただけたのではないかと思います。

次回は、マニュアルで活用できるEXCELの使い方を予定しています。

最後までお読みいただきありがとうございました。

【無料で使える！】思考を整理するならマインドマップ
このNoteはYouTuber両学長さんも使うMindeisterでアイデアを整理して執筆してます。