【新メンバーインタビュー#4】事業サポート部の新メンバーに聞いてみました！

こんにちは！コミュニケーション推進部です！
本日はコーポレート本部 事業サポート部 上山さんにインタビューを実施しました！

ー事業サポート部ではどういう仕事をされていますか？

上山：事業サポート部は、他部署の事務処理や営業アシスタントを行う部署です。メンバーは全員で6人で、各自が各部署からの様々な依頼業務を担当しています。その中で私は、経営支援部という士業事務所に近い業務を行う部署の顧問先の記帳代行業務や、契約書作成、領収書・請求書発行、社内案件管理ツールの入力、お客さまがManageboardなどのITツールを導入される際に申請することができる補助金の事務手続きや、Manageboardを導入いただいたお客さまの初期設定の入力補助等を主に行っています。そのようなルーティーン業務だけではなく、スポットで他部署から業務依頼を受けることもあります。
事業の成長にともなって、他部署からの依頼がたくさん舞い込んでくるので、ずっと同じ業務をやるということは少ないです。新しい業務や、今やっている業務でもやり方や使うツール等が変わったりしていくことが多いですね。

▲IT導入補助金の管理シート

ーどんな想いをもってナレッジラボにジョインされましたか？

上山：ナレッジラボでは、自分と同じ悩みを抱えている方に解決策を提供できること、事務といっても創意工夫しながら仕事に取り組めることに魅力を感じて入社しました！
前職の営業事務では基本的に紙を使っていて、取引もほとんどが現金で行われていました。少しずつITツールは導入していたものの、ペーパーレス・キャッシュレスには程遠い状態でした。欲しい情報をうまく抽出・連携できない結果、エクセルで手入力するものの、使っていくうちに数式が壊れて欲しい情報が正しく集計されていなかった、ということが日常的に起こっていたんです。
ナレッジラボの提供する業務設計コンサルティング・Manageboardなどのサービスが、まさに自分の置かれている状況を解決してくれるところに共感しました。
また、ナレッジラボはまだまだ成長過程にあるので、事務といっても指示されたことだけを行うのではなく、どんどん状況が変わっていく中で自主的に考え行動することで会社の成長に貢献することができます。その点でも、仕事へのモチベーションを感じながら働くことができるのではと思い入社しました。リモートワークやフレックスタイム制でワークライフバランスを保ちながら仕事に取り組める点も入社の決め手ですね！

ー自主的に考え行動するために、依頼元の部署や会社の状況を把握する必要があると思いますが、情報収集で意識していることはありますか？

上山：毎週本部長の高木さんが事業サポート部向けに社内の最近のトピックを共有するミーティングを開いてくださっているので、そこで情報をキャッチアップするようにしています。他には社員全員が確認できる週次事業進捗レポートや、各部のミーティング議事録を覗いて、各部の現状と抱えている問題に対してどういう解決策を打っているのかを確認して他部署の動きを把握しています。

―上山さんは新しい業務においてもキャッチアップが速い印象です！

上山：教わった業務を行うだけだと全体の一部分を切り取った、ただの作業になってしまうので、前工程、後工程と全体を把握をした上で作業に取り掛かるようにしています。私が作業を終えた後にどういう工程が待っているのか、今行っている業務が会社全体にどう影響するものなのかを意識して作業をしています。依頼内容だけではどうしても全体を把握することが難しいので、事業サポート部のマネージャーである東本さんに都度相談して、業務の解像度を高めるようにしています！

―入社前後で想定通りだったこと、想定と違ったことはありますか？

上山：想定通りだったことは、「全員が活躍できるチャンスと環境があること」です！入社前にnoteや面接等で、「人」を大切にしていて活躍の場が平等にある会社だなと感じていました。
正直実際はどうなんだろう？と思ってたところもありましたが、日々仕事をする中で、年齢・性別・社歴・役職・部署など関係なく皆さん活躍・評価されているなと感じます。
前職では、業績に直結する営業部門の営業職は注目されやすいですが、バックオフィス部門はスポットライトが当たる機会もなかったし、具体的に何をやっているのかも分かりにくかったんです。
ナレッジラボでは部署関係なく活躍した方は月間MVPに輝いていますし、私もMVPにノミネートしていただいたことがあります。バックオフィスであってもしっかりプレゼンスを発揮できるし、称え合える環境があるなと感じています。なので、期待通りだったなと安心しているし、そこがナレッジラボの素敵なところだと思います。

―確かにナレッジラボはすごく人を大切にしていますよね！

上山：本当にそう思います！
想定と違ったことは、思った以上に役職間の垣根がないこと、スピード感や時間意識の高さ、オンラインコミュニケーションのリアルさとかですね。
役職関係なくフランクにコミュニケーションが取れるので垣根がないと感じています。
スピードや時間意識については、社内ミーティングは基本30分できっちり完結しますし、社内チャットツールではレスポンスのスピード感に入社直後はびっくりしました。
オンラインコミュニケーションに不安もありましたが、チャットでもオフラインと変わらない会話ができるし、チャットでは伝わりにくい内容は通話機能で伝えられるので、不安はすぐなくなりました。むしろチャットは全て会話の内容が残るので、言った言わない問題がなくなるのは良いなと思いますね。

―たしかに！では最後に今後やっていきたい事や目標はありますか？

上山：目標は「上山さんがあの時いてくれたから今がある」と言っていただけるような実績を残していくことです！事業サポート部はたくさんの部署の縁の下の力持ちであり、架け橋となることができる部署です。私は今入社して半年ですが、早々にいろんな業務に携わらせていただき、とてもやりがいを感じています。
今後ナレッジラボが成長していくにあたって、たくさんチャレンジの場面があると思いますが、他部署の皆さんが安心してチャレンジできるように、「あとは気にせず事業サポート部に任せて！気を付けて！いってらっしゃい！」と言える存在でいたいなと思っています。
そのためには、各部署が今何に困っていて、何に挑戦しようとしているのか、私達ができることは何なのかを常に考えて、状況を把握することが大切です。良い意味で遠慮せずにどんどん首を突っ込んでいって、他部署の皆さんの次の動きを先読みできるくらいに、ナレッジラボのトレンドに敏感になりたいと思います。
今後は、自分が依頼内容の聞き取りからメンバーの作業工程まで落とし込むための業務フローの構築等を行い、将来ナレッジラボの歴史を振り返った時に「あの時いてくれて良かった」とか「この仕組みを作ったのは上山さんで…」と言ってもらえるような、ナレッジラボに欠かせない存在になりたいと思います！！