日々のタスクをシングルタスク化するNotionのTo Do管理
日々のタスク管理、どのように行なっていますか？僕はツールとしてNotionを使っています。今回はたけメモ式、Notionで日々のタスクをシングルタスク化して処理するTo Do管理術をメモします。
To Do List | Calender ページの紹介
全体の構成は上下の2つに分けています。上部は、今日・明日・昨日・1週間・プロジェクト別と様々な切り口でタスクを表示しています。基本はその日のタスクを表示するTODAYです。
下部はカレンダー表示でタスクを表示しています。
Notionでのタスク管理は、データベースに全てのタスクを管理することで行なっています。プロパティをいくつか設定しているので紹介します。
1. カレンダーに表示するタスクかを区別する（チェックボックス）
2. 開始時刻をボタンを押した時刻に変えて、ステータスをIn Progressに変える（ボタン）
3. 終了時間をボタンを押した時刻に変えて、スターテスをCompletedに変える（ボタン）
4. タスク・写真・資料を紐付けるためのタグ（リレーション）
5. タグの分類（タグのロールアップ）
6. 進捗のステータス（ステータス）
7. 開始時刻（日付）
8. 終了時刻（日付）
9. タスクにかかった時間を計測（関数）
10. タスクの1行ふりかえり（テキスト）
純粋なタスク管理以外にも使用しているプロパティもあります。自動入力のものも多いので、プロパティ数の割には手間はかかりません。
Notionを使った、たけメモ式タスク管理術
ボードビューで取り組むタスクを1つに絞る
Notionを使う利点は、データベースをカレンダーやテーブルなど様々なビューで表示できる点です。日々のタスク管理では、ステータスごとのボードビューで管理しています。ステータスの設定は次のようにしています。
1.Ready（登録時の状態:デフォルト）
2.In Progress （今処理しているタスク）
3.Waiting （処理を開始したが、中断して完了していないタスク）
4.Completed（完了したタスク）
5.Canceled（自分が直接関わらないタスク）
6.Suspended（完了できなかったタスク）
実際のタスク管理の様子を紹介します。まず、朝起きたらその日のタスクを確認します。
Readyの列に全てのタスクが並んでいるので、順番に確認していきます。このときの作業は、自分が直接関わらないタスクをCanceledに変更する・習慣などのテンプレートを作成しているタスクにテンプレートを設定するの2つです。これで、今日取り組みべきタスクのみがReady列に並び、タスク処理の準備が完了します。
実際にタスクを行う時は、Ready列にある1つのタスクを選んで、Startボタンを押します。これで開始時刻とステータスが更新されるのでタスク処理を実際に始めます。
終了したら、Endボタンを押します。終了時刻とステータスが更新されるので、一行ふりかえりを入力してそのタスクは終了です。
複数時間に分けて行う、中断せざるを得ない状況では、Endボタンを押したあと、ステータスを手動でWaitingに変更します。これまでの作業時間が記録されます。また、再開するときにはStartボタンをおすか、手動でステータスをIn Progressに変更します。
このタスク管理の肝は、In Progressに並ぶのは1つという状態にすることです。こうすることで複数タスクの中で処理すべきものをシングルタスク化して集中して取り組むことができるようになります。
最終的に表示されているタスクが、Completed / Canceled に全て並べばその日のタスクは終了です。
タスクがなくなったらあとは余暇時間と割り切って、のんびりするようにします。このメリハリが集中力を高め、生産性を向上させることにつながります。
タスク、資料、記録はタグで紐付けをして管理する
タスクのデータベースプロパティには、別のデータベースであるタグのリレーションがあります。このタグは、タスクのデータベースの他に、ドキュメント資料を管理するデータベース、写真や動画を管理するデータベースともリレーションしています。タスクにおけるタグは細かなタスクをまとめた、いわゆるプロジェクトとして使っています。これによって、タスクに紐づく資料と記録をタグでまとめて管理でき、タグからタスク・資料・記録へアクセスできます。この管理もNotionだからこそできる方法だと思っています。
1行程度の振り返りの入力を今後の改善に生かす
タスクの終了時には、必ずコメントを残すようにしています。狙いは、ふりかえりが容易になり次のタスクを行う際の効率化に繋げること。また、振り返ってそのタスクを終了するということが、気持ちの上でもリフレッシュになるからです。
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