ミニマリスト教員のNotionで資料管理術
紙で配布されたり、配信されたりする資料をどうやって整理していますか？
今回はNotionを使ったたけメモ流の資料管理術をメモします。
教員の世界は資料まみれ
この数年間で教員の世界にもDX化の波は来ています。職員会議の資料もデジタルで配信されるようになりました。しかし、それでもまだ紙の資料は多く存在します。これによって、資料の場所が実際の紙とデジタルに分かれてしまい、管理が煩雑になっているのが今の状態だと思います。過渡期ではありますが、ある意味今が最も資料の管理がしにくい状態と言えるかもしれません。
紙配布もデジタル配信もNotionで一元管理
資料管理の鉄則は、保管場所を一箇所に決めることです。保管場所を一箇所に統一することで検索性を高め、資料を保管する価値が生まれます。今の紙のファイルとPCのフォルダに資料が分かれているというのは最も避けなければならない状態です。そこで、完全にデジタルに統一して、Notionで管理する環境を構築しています。
Document Organizerの中身紹介
Notionに資料管理をするページ「Document Organizer」を作成して資料を管理しています。
Document Organizer は3つのパートで構成しています。資料を追加するAdd、資料を閲覧するView、資料を検索するSearchです。
資料追加はAddから行いますが、資料は会議中に確認して保管することが多いです。そのため、タスク管理DBに会議用のテンプレートを作成しており、会議タスクのページからも登録できるようにしています。
最も使用する部分が閲覧のViewです。フィルタを活用して3種類のデータベースビューを用意しています。掲載期限が直近1週間以内のもの（Soon）、掲載期限がすぎていないもの（Now）、掲載期限がすぎたもの（Archieve）で検索性を高めています。掲載期限をプロパティで設定しているので、各ビューの中身は自動で更新されます。このViewのパートでは、作業は自動化して、手間をかけないことを意識しています。
最後は検索部分のSearchです。僕のNotionはタスク・写真・資料は共通のタグDBをリレーションしてタグ付けをしています。これは、資料はタスクに紐づいて発生する、写真（記録）もタスクに紐づいて発生するという考え方をしているからです。このタグをベースにNotion以外のサービスのフォルダも共通ルールで設定しています。
ここでのタグ検索は資料のみに限定して検索できるようにしています。
Notion管理に必要なその他のアプリ
NotionのDocument Organizerで資料管理するために、追加で使用しているアプリを紹介します。1つ目はスキャンをするためのApple純正のファイルアプリです。
紙で配布された資料はiPhone、iPadからファイルアプリでスキャンして、指定したGoogle DriveのフォルダにPDF化して保存します。
2つ目は、PDFファイルに余白を作るPDF余白調整です。
これは、PDFファイルの中身を縮小して、上下左右に余白を作るアプリです。PDFファイルで配布されたものに書き込みなどしたい時にはこのアプリを使って余白を作成して、書き込みます。
今からでも遅くありません。毎年の年度末あるある、シュレッダー祭を卒業して、すっきりとした資料管理をしてみませんか？
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