Asana導入3ケ月で変わった、仕事と会議の仕方
嫌いな会議との付き合い方
私はどちらかと言うと黙々と創作作業をしていたいタイプの人です。
なので「会議」という、招集がかかると創作時間がぶつ切れになる、この機会があまり好きではありません。
もう少し正確に言うと、「進捗確認」「説明会」という、会議でなくても非同期でもできだろうって機会であったり、
「空中戦」という、ある目的や枠組みから逸れる議論が放置される非効率な機会に、自分のまとまった時間が奪われるのが、とても嫌なのです。
上のような「会議」にどう付き合うか、というと、
以前は、そういった危険な香りのする会議に対しては、議題を確認のうえ自分の意見や報告をあらかじめ伝えておき欠席してしまう、という回避策をとっていましたが、
今は「Web会議」という、他の事をしててもバレない素晴らしい方法で参加できますので、参加はしておき必要な時だけ発言に加わればよい（欠席しても録画を後から見ればよい）、とてもよい時代になりました。
創造性を発揮する仕事の進め方
誤解なく記しておくと、人との対話や議論は好きなほうです。
このVUCAという先の見えない時代の中で、「新規性」や「創造性」を発揮して、社会やお客様や社員に喜んでいただけるようなサービスの提供をチャレンジしていくには、個の力だけでは太刀打ちができない。
情シスやユーザー部門の仲間とアジャイルで創作していく必要があり、
・ゴールを定め役割を明確にした上で、
・PoCをまずやってみる、
・あとは評価と自走と改善を繰り返す、
・あれ？いつの間にかサービスインしているね、
といったくらいのスピード感が、とても重要だなと感じています。
・P(Plan)→D(Do)→C(Check)→A(Action)ではなく、
・G(Goal)→D(Do)→C(Check)→A(Action)→あれP？ってな、感じでしょうか。
同期/非同期の使い分け
とはいえ、全ての人が積極的に自立して物事を進められる訳でもなく、
中には気づきや指示（内圧or外圧）を与えて前進できるようにする仕掛けも必要だと思っています。
この仕掛けをもっぱら「会議」に頼るのではなく、
ツール（Asana、Slackなど）とリアル（Web会議はこちらとします）、
非同期と同期を上手く切り分けて前進させていきたいですね。
組織設計やプロジェクトマネジメントの目指すところは、
・「創造性」や「自走」に、よりウェイトを置けるようにする、
・「創造性」や「自走」の妨げは極力排除あるいは機械や非同期に預ける、
そんな状態を極められるよう、報連相やツールを使い分けていきたいです。
今はあれこれ お試し中ですが、私たちのプロジェクトマネジメントでは、
・非同期は、コミニケーションには Slack、タスク管理には Asana、
・同期は、コミュニケーションには GoogleMeetや Zoomを活用する、
そして越境（社外コミュニティへの参加など）を奨励している、
そんな感じです。
Asana導入3ケ月で変わった、仕事と会議の仕方
まわりくどくなってしまいましたが、
今回はそんな私たち情シス（3部門約50名）が、
会議の質や、仕事の質を見直したくて、
どうAsanaを活用していったのかについて、触れてみたいと思います。
①管理をすべてAsana化
2021年10月にAsanaを購入して、11月末までの2ケ月で、当時スプレッドシートなどで管理していた全情シスプロジェクトの管理（開発・基盤の約90ほど）、定期イベント管理（約170ほど）を全てAsanaに移管しました。
プロジェクト管理については、元々情シス内では、PMBOKに沿った形でのプロジェクトマネジメントが運営できていたこともあって、体系立てたAsana用プロジェクト管理テンプレートを用意するだけで、部員の皆さんはさほど苦労することなく移管ができました。
定期イベントとは、週次や月次や年次など周期的に行われる本部内のイベントのことですが、スプレッドシートで担当や周期をまとめ管理していました。これって意外に忘れてしまいがちでした。
Asanaにはインポート機能がありますので、Asana向けにスプレッドシートの体系を整えてインポートするだけで、定期イベント管理の移行がスムーズにできました。
②定例会議時間の整理整頓
2021年12月には、会議の整理整頓を行いました。
60分会議は40分や45分に。部門やチームで開催されている定例会議の予約時間を軒並み2/3以下に削るよう、リーダーに依頼しました。
また10時～12時、15時～17時に設定されていた会議は、9時～10時、13時～15時の枠内に移動することも、お願いしました。
このように年間会議予約のカレンダーを整理整頓した結果、本部全体で費やす会議の時間は、年間約 3,200時間・人、削減しました。
また10時～13時、15時以降は、作業集中時間など、自身が好きに使ってよい、拘束されない時間として、活用できるようにしました。
③マネジメントや会議の見直し
プロジェクト保管用のポートフォリオ「Delivery Management」を用意して、全プロジェクトはこちらに登録し、一元管理することにしました。
プロジェクトの進捗は、リーダーがステータスを使い毎週末に報告。
これによって一目で、各プロジェクトの進捗や遅れ、上司へのエスカレーションが見えますので、Web会議では、アラートのついた、遅れとエスカレーションに対する対策議論に集中することができるようになりました。
また会議の議事録もAsanaプロジェクト内に用意して、決定事項はタスクとして設定することで、抜け漏れなく課題の対応することができます。
あと日頃は、SlackやAsanaのコメント機能を活用して、非同期のコミュニケーションやリアクションを行う、そんな感じです。
④そのほか展開
Asanaの活用については、
RCA（根本原因分析）や、新人・中途採用者の受入計画といった、その他マネジメントもAsanaを活用するようにしています。
また、情シス以外へのAsana利用説明会、利用申請開始といった、全社展開
も進めているところです。
Asanaの詳細な活用方法については、また機会があれば、触れたいと思います。
おわりに
Asanaを活用したプロジェクトマネジメントによって、
・「創造性」や「自走」に、よりウェイトを置けるようにする
・「創造性」や「自走」の妨げは極力排除あるいは機械や非同期に預ける
といった仕事の仕方が、徐々に定着してきたと感じています。
課題はまだまだ山ほどありますが、
仲間とワクワク楽しんで、素敵な未来創造に集中できる組織、チームにしていきたいです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございます！
P.S.書き漏れてました。
この記事は「AsanaTogetherJP Advent Calendar 2022」の12/20の投稿でもあります。
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