ワンショットの確認事項なのか、それとも将来に対する種まきになることなのか？

お伝えしたいこと

業務を進めて行く中で「確認事項」が出てきます。
自分では分からないことです。
そのための対応として以下のような種類があります。
A. 社内にある資料を調べる。
B. ネットの情報を調べる。
C. 知っている人に質問する。
D. 複数名で考える。議論する。
どの種類の対応をするにしても、以下の事柄に注意する必要があります。
(ア) 時間を最小限にする。
(イ) より正しい情報を入手する。
そして、もう一つ重要なことがあります。それは、
「今後同じ「確認事項」が発生した時に、最速で正しい情報が得られるようにすること(Knowledge Base化すること)。」
です。

事実

「1つの情報の確認が、複数の人の時間を奪う。」
こんなことになっていませんか？
このようなことは、質問する側も、される側にとっても、望むことではありません。

また、
「作業そのものには知識や経験値が上がるものではなく、情報そのものもすぐに役立つものではない。」
このような状況においては、「確認事項」としてその場だけの対応になっていませんか？

今後、同じような「確認事項」が発生した時に、調査する人が、同じように誰かを巻き込んで時間を使うことにならないような対応をすることが重要な対応となります。
Knowledge Base化することです。
そうすることで、「価値がない」と思われる作業が減ることになります。
そしてその繰り返しが、業務効率を上げるだけでなく、精神的に前向きに取り組めない業務が減っていくことになります。

提案

ここまでに記述したことに当てはまる事例が多い職場は、これまでの仕事の仕方、カルチャに問題があると言えます。
リーダーやマネージャはもちろん、全員が問題意識を持ち、業務に関するKnowledge Base化を進めるだけでなく、中長期的な業務に取り組む姿勢・仕組みの改善に取り組んでいくことが、将来に対する種まきとなります。

エースインタイム合同会社
http://www.aceintime.com/
小笠原 清人
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