チケット管理をやるなら、これだけは守ってくれという話
Trelloだったりバックログだったりを利用して、いわゆる「チケット（カード）」の形式でチームのタスクを管理することは多いと思います。
とはいえ、最低限のお作法すら守れていないがゆえに、チケット管理が上手く機能していないチームに多々出会いますし、自チームも放っておくと結構辛いことになりがちです。
このエントリでは、10年くらいPMをやってきた中で、PMだけでなくチケット管理に関わるすべての人に守って欲しい最低限のルールを書いていきます。
※ なお、普段はTrelloを使っているのでチケットではなく「カード」という言葉で書かれていますが、適宜読み替えて下さい
適当なタイトルをつけない
これとか、最低なカードですね。
「OGP」とだけ書かれていたら、「書いた時」はそれが何を意味するかわかったとしても、翌日見たときには何のことかサッパリわかりません。
そもそも、なぜチケットでタスクを管理するかといえば、タスクの譲渡可能性を高めるためです。誰がやっても良いタスクにするために、わざわざチケットにしているわけです。にもかかわらず、適当なタイトルをつけたことによって「何をやればいいかわからない」状態にしてしまうのは、言語道断です。
[例外的なケース]
・今日やることが確定しているもの（詳細を覚えておく必要すらないもの）
・自分だけが関わるもの
・打ち合わせ中に一時的に記載したもの（後で正確な内容を記載することが前提）
カードを閉じた理由を必ず書く
これも最低な状態ですね。
カードが閉じられるケースはいくつかあります。
- このカードでやることが終わった
- 重複していてこのカードが不要だった
- 結果的にこのタスクをやらないことになった
- 間違えて閉じてしまった
などなど、幾つかのパターンがあります。にもかかわらず、何も書かずにカードを閉じてしまう人が大変多いです。
その結果として、後からカードを見返した際に、なぜそのカードが閉じられたかが一切わからず、結果的にとても困ってしまうことが多いです。
カードを閉じるときは、一行でいいので理由を書くようにしましょう。それが出来ないほど急いでいるなら、そもそものタスク管理が崩壊しています。
不要なカードは遠慮せず閉じる
PMを引き継いだときにあるあるなのが、3年前くらいのカードがいまだに残っているというケースです。
3年間家宝のように大事に持っているタスクなんて、あるわけがないんですよ。どう考えても重要度は低いし、メモとして残しておく意味すら無いものが大半です。
なので、どう見ても不要と思われるものは閉じてしまえば良いです。
その際、閉じる理由さえきちんと書いておけば、あとからカードを復活させることは容易いですし、特に不都合は生まれません。
管理可能なカード数に絞る
不要なカードの話と似ていますが、カードの数が増えれば増えるだけ、カードの管理コストが高くなります。ですが、そこにコストを掛けたところで大したアウトカムは生まれません。
なので、自分が管理可能なカードの数に絞ってしまうべきです。
私の場合はだいたい200枚くらいを超えると、個別のカードについての詳細をスラスラ思い出せなくなります。なので、カードの総数は100枚くらいまでに抑えるようにしています。
100枚を超えた場合どうするかでいうと、大きく2つのパターンがあります。
- 1枚追加するたびに1枚不要なカードを閉じる
- 優先度の低いカード置き場のようなものに置いておく
後者を取ることが多いですが、その場合はたまに棚卸しが必要です。
カードの棚卸しを定期的に行う
不思議なことに、これを定期的に行っているチームがかなり少ないです。不思議ですね。
3ヶ月に一回等、タイミングを決めて行うでも良いですし、増えてきたなと思ったタイミングで整理すればよいです。
また、カードの棚卸しに必要以上に時間を人が多い印象を受けています。個人的な感覚でいえば、ひとつのカードの要不要を判断するのに10秒あれば十分だと思っています。
というよりも、要不要の判断を間違えたところで、本当に大事なものであれば、不要にした翌日にでもそのカードと同件の内容のものが作られます。ゆえに、棚卸しのために不必要なコストを掛けるのではなく、棚卸しが間違っていても大きな問題はないというマインドを持ちましょう。
カードを移動させる基準（＝ステータス）の定義を作る
最後に、とても忘れがちな話を。
タスク管理の基本中の基本ですが、タスクのステータスの定義を行わない人がとても多いです。
- このステータスは何を意味しているのか
- ステータスを変更させる（＝カードを移動させる）基準は何か
くらいは最低限定義しておきましょう。
最近はあまり聞きませんが、未だに進捗率を％で管理しているチームもあるとは思います。この場合も、「20%はXXな状態」等々を定義するようにしましょう。進捗率90%が2週間続くような状態は絶対に避けましょう。
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P.S. タスク管理くらいはみんな出来てほしいと思いつつ、そうなると仕事なくなっちゃうなーというアカウントがこちらです。
まいにちのご飯代として、よろしくお願いします。