伝わりやすいメール件名のススメ

こんばんは！　キティです。
こんな人です。

***

仕事ではいまだにメールをメインに使っています。メールは情報伝達において一長一短ですが、実は件名がキモだと思っています。

メールは伝わりにくい

チャットやWeb会議という伝達手段も出てきた現在、メールって情報が伝わりにくいと思っています。まぁどれもこれも一長一短ではあるんですが、ザックリまとめると以下のような特徴があるんですね。

非同期型コミュニケーション → やり取りの応酬が遅い
視覚・聴覚を用いた伝達ができない → 伝わりづらい
相手の時間を奪わない → 邪魔にならない
証拠が残る → 仕事の指示などに有用

で、伝わりにくいんですよ。それゆえにやり取りの応酬が増えたりするんですが、その応酬も遅い。電話やチャットだと数分で済むことが、3日かかったりすることもあります。

なので、伝わる工夫が必要です。

伝わる工夫

工夫の一つにCTAがあります。Call To Actionの略で、行動を喚起させるメッセージのようなものです。

メールをするからには、その目的があります。おおむね目的は、相手に何らかの行動を取ってもらうことです。「こんな行動をしてください」と明確なメッセージにすることで、グッと伝わりやすくなります。

だけど、それをメール本文に書くだけではちょっと足りません。メールの件名に書いてしまうのがいいのです。

メールの件名は、そのメールで一番初めに目にするものです。そこにCTAが書いてあると、メール本文もその前提で読みます。前提があるだけで、さらに伝わりやすくなるんですね。

件名の工夫例

というわけで、件名の工夫を簡単にまとめました。以下のような感じだと、伝わりやすくなります。

件名例）○○様：mm/dd期限　依頼（＊＊＊＊＊）

・○○様：読んでほしい人
・mm/dd期限：期限日
・依頼：メールの意図。「共有」「ご報告」「ご返信依頼」「ご承認依頼」などのバリエーションあり。
・＊＊＊＊＊：やってほしい内容。タイトルだけでアクションが想像できるように。「○○の件」「○○について」「○○の件について」は想像できないのでNG。

他人がやってないからこそわかりやすい、というのもあるんですけどね。今もメールをメインとしている方、ぜひご参考になさってみてください！

***

この記事は「100平日後にライティングスキルを身につけたい男」の6日目です。

残りは95回​
次は2021/01/20(水)です。
使ったテクニックはナシ。今日も短い時間で書き上げることに全力を注ぎました。