職員室デジタライゼーションZ 01予定表①

１．これまでの予定表

　これまで勤務してきた学校では、４月に「年間行事予定」が配られ、毎月の職員会議で「次の月の予定（月暦）」が配られ、毎週、「次週の予定（週予定）」が配られていました。それらの予定表は、行事や会議、出張、提出物などの期限が一覧となっているのですが、問題点が２つありました。

①職員配付用と保護者・児童配付用が存在しているパターンが多い。
→出張や提出物など保護者に知らせる必要のないものを削除してから配付していた。

②年、月、週と転記していくうちにミスが生じる。
→会議、出張、提出物などは後からどんどん追加されます。それらを年間予定、月暦、週予定に転記しなければならず、その際にミスが生じやすい。

　とにかく、作業の反復、重複が多いなと感じていました。また、週予定については、学級ごとに週予定を配っていた学校も多かったです。すると、教務主任が提示した予定を担任が転記し忘れるなんてミスも結構ありました。
　校務支援システムが導入されていれば、作業も効率化できるのですが、残念ながら導入されていません。そこで、 Googleスプレッドシートを活用して一括管理システムを構築してみました。（半分以上趣味です。）

２．年間データベースの作成　

年間行事データベース

　出来上がったものがこちらになります。「いやいやこれじゃ見にくいでしょ！」というのは、ごもっともだと思いますが、こちらは、「教務主任として情報を入力する」ためのシートです。出力シートは、別に用意してあります。今回は、まず、入力シートについて説明していきます。シートの左側のセルから

①連携：Googleカレンダーと連携するかを判定します。
②日付：入力規則でカレンダーから日付を選択できます。
③曜日：日付を入力すると自動入力されます。
④開始時刻：行事や出張などの開始時刻を入力します。空欄でもかまいません。
⑤終了時刻：⑤と同様です。
⑥タイトル：行事や会議名、提出物のタイトルを入力します。
⑦場所：出張や会議などで場所が決まっている場合入力します。
⑧担当：出張や提出物など職員名をプルダウンで入力します。

実は、ここまでの内容は全てGASで Googleカレンダーに自動入力することができます。

⑨以降チェックボックス：チェックすることで、職員用か保護者用かを切り替えます。

　例えば、【全校】にチェックが入っているものは、職員用予定にも保護者用予定にも反映されます。一方、【会議】や【出張】【提出物】にチェックがあるものは、職員用予定のみに反映されます。
　更に、【学年】のチェックは、該当学年の予定のみに反映されます。例えば、「発育測定（低学年）」の場合は、【１年】【２年】にチェックを入れると両学年の予定表に反映されることになります。

と、今回は、入力シートの概要説明で終わります。

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