平凡な業務に付加価値を〜引き継ぎが楽になるマニュアル化の工夫

木下斉さんがVoicyで省力化・効率化について触れていました。

自分がこれまでやってきたことに近いやり方だったので、どのように取り組んでいるか噛み砕いてみたいと思います。

〇業務の状況

内部管理の部署におり、毎年のルーティーンで行う業務が多いです。

他の部署から依頼されて、それを前例踏襲で作業すれば、内容により難易度は異なりますが、こなせてしまうものがほとんどです。そんな中で「自分が存在することの価値は何か？」と常に考え、改善を心がけて業務に当たっています。

〇作業を自分なりにマニュアルにおしこんでみる

具体的に行っていること。それは、業務のマニュアル化です。
私の組織は長くても３年で異動することがほとんどです。他部署からの依頼には、作業解説がついていますがそれだけだと実際に作業するには不足していて、前年に前任が作成した書類や書類のメモを解読して作業することが常でした。

この解読作業にすごく時間がかかります。私は、解読して依頼を完成させるだけでなく、来年作業する自分へのメモとしてマニュアル化することにしています。

作業手順を整理し、必要な数字をどの資料から引っ張ってくるのか、間違えやすいポイント、注意が必要なポイント、手を抜いても良いポイント、作業の関係者などを文章やスクリーンショット、図形を駆使してマニュアル化します。

マニュアルを作成するポイントは、作業をしながら並行して作成することです。作業に着手して自分が疑問に思ったところを自分に解説するつもりで書いていきます。こうすることで、痒いところにも手が届くマニュアルになります。終わった後だと、作業の記憶が薄れますし、作業前に分からなかったポイントが分かる状態になってしまっているため、大切なところが抜けてしまったりしまいます。

これは組織に入って３年目の時に、わかりやすい引継書の作り方として教えてもらったことが始まりです。

初めて業務に取り組むときが一番何も分かっていない。その時の自分の疑問に答える形で、業務に取り組みながらメモを残しておくと、引き継ぐ人が最も分かりやすい引継書になる。

マニュアルを作成することで、翌年以降の作業時間を短縮できます。その作り出した時間で調べ物をしたり、先々のことを考えて準備を進めたりしています。

こうしたことを行く先々の部署で実績してきましたが、マニュアルを残した部署では、後輩がそれらのマニュアルを更に発展させていたり、これまでマニュアル化されていなかったものを新たに作成されていたり、ほんの少しの範囲ですが自分のしたことが広がっていて嬉しく感じます。

仕事に全振りできない状況ではありますが、そんな中でも自分としての付加価値を出せないだろうかと、日々模索しながら働いています。