私のメール返信の仕方

はじめまして、塚田健一郎と申します。バンコクに住んで10年以上。3人の子供の父親です。プロテニスコーチとして24年間活動していました。現在は主夫、不動産賃貸、資産運用、融資をしてます。

会社に出社後、お客様からのメール確認と返信に、多くの時間を取られているのではないでしょうか？
私が最近メール返信で実行している事をお知らせします。

1. 頻繁にメールチェックしない。
SNSでのメッセージやメールを、頻繁にチェックしている方も多いと思います。
私は基本的に、ミスできない仕事や、考え事してる時には、集中力が途切れてしまうので、全てOFFにします。仕事が進んでいる際に、たった1回の通知で、集中力失うのを嫌うからです。集中力を戻すに、15分かかると言われています。

2.メール、メッセージは朝に返信しない。
起床後は、一日の始まり。脳は綺麗な状態です。これからどんどん情報を取りいれて、アウトプットできる脳のゴールデンタイムです。
その貴重な時間をメール確認、返信に取られないようにします。特にメールは気分の良いメールだけではないので、別の時間に行うべきだと思います。
メール返信は、少し脳が疲労した時にします。休憩時など。

3.上から開けた順番に返信する。
開けたら返信する習慣をつける。そうしないと、もう一度読み直してから、返信する必要があるからです。そして上から返信していけば、最後に届いたメールに返信するので、自然と返信が早いと思われます。

まとめ
現代ではメール、SNSのチャットなどで頻繁に連絡が取れるようになりました。
しかし、自分の一番大事な時間を奪われることも確かです。
何が一番大事なのかをしっかり認識し、対応することで、自分の仕事の効率化もより改善される思います。

緊急や超特急の仕事などの場合は、メールではなく、電話がかかってくるので、1日3回ほどのメール確認と返信で十分だと思います。

こらからもどうしたら、限られた時間を有効に使えるか試していきたいと思います。