【僕のスマホ活用アイデア #1】チャットとメールはスマホで完結させよう

スマホを活用して日々の業務を効率化する方法について、自分の体験談をもとに発信する「僕のスマホ活用アイデア」第一弾として、
「メールとチャットをスマホで完結させる方法」についてご紹介いたします。

本編はより具体的な内容となっており、僕のスマホ活用に関する基本スタンスは以下の記事をご覧ください。

スマホ活用において大事な心構えが
・スマホを使う用途を明確にする
・画面を開いてから３アクションで完結させる
・スマホ作業はパソコンでやらない
の３つでした。

このうち、今回紹介するチャットやメールにおける活用術は、それらの心構えをすべて満たす活用法になっています。

それでは紹介しますね！

スマホはメールやチャットに最適なツールが揃っている

まず、スマホはチャットやメールに最適です。

というのも、フリック入力や音声入力を使えば、迅速かつ効率的にテキストを入力できるため、メールの作成もスマホひとつで処理することができます。

パソコン時代でいうところのタイピングが、スマホ時代でいうところのフリック入力になるわけですが、
このフリック入力に慣れれば、スマホで文字を入力するのも楽になり、パソコンを使ってメールやチャットをするよりも、圧倒的に効率よく処理できます。

また、クラウドサービスを活用すれば、添付ファイルの管理も容易です。クラウドにファイルをアップロードしておけば、スマホからもアクセスでき、そのままメールやチャットに添付することも可能ですし、
クラウドの共有機能でリンクを発行して共有すれば、送信容量や保存期間などを気にせずに送れて、大変便利です。

ただ、わざわざメール添付の際にクラウドにアップロードするのでは、パソコンにあるファイルを送れなくなり、スマホだけでは完結できなくなります。
そのためパソコンで作業する時も含めて、原則クラウド上でファイルを管理するようにする必要があります。
僕は、Googleドライブを活用して業務に活かしていますが、慣れればパソコンでもスマホでも作業できるため、とても快適です。

以上まとめると、
◯フリック入力／音声入力
◯クラウドによる添付ファイルの管理
によって、効率よくメールやチャットを処理することができます。

---

文章案の作成でAIや自動化ツールを活用

また、文章を考える際にはらChatGPTなどのAIツールや、iPhoneのショートカットアプリなどの自動化ツールを活用することで、メールやチャットの文章を考える時間を短縮できますね！

AIの活用だと、ChatGPTアプリをスマホに入れておいて、メールの文面を作成するときに、要件と文体を指定することで作成してくれますが、
企業名や詳細な打ち合わせ内容までは入力しないでください。

個人向けのChatGPTだと、入力された情報は学習対象として、OpenAI社のサーバーに残ってしまいますので、個人情報の取り扱いにはご注意ください。

もし、そのあたりが不安な方は、iPhoneのショートカットアプリを使うことで、文面作成を効率よく処理できます。
個人的に、ChatGPTなどの生成AIは、同じものを作れないので、決まった文章（定型文）のメールを作りたい場合は、iPhoneのショートカットアプリを使った方がいいと感じています。

以下のショートカットレシピを使えば、「相手先の名前」「メールの趣旨」を入力すれば、メールの本文が完成します。

---

具体的な実装方法

iPhoneのショートカットアプリを開き、新規作成から以下のように作成し、
これをホーム画面などに追加します。
このアイコンをタップし、要件と相手先の名前を入力すると、定型文を作成してクリップボードにコピーしてくれますので、
あとはメールアプリを開いてペーストすればOKです。

---

スマホは、どこでも操作することが可能なので、上記のやり方でチャットやメールを完結させることができれば、
・移動中にサクッと返信したり、
・先方とのアポの時間まで時間が空いてしまったときにメール業務をこなしたり、
日頃のメール業務を効率よくこなせるようになるでしょう。

ぜひ、皆さんもこれらの方法を試してみてくださいね！もし、これ以外に皆さんなりの活用法があれば教えてください。

一緒にスマホ活用を進めていきましょう。