オンラインイベントを創る～「樽前会関東支部」のチャレンジ
去る2021年6月10日の夜、とあるおっさん達が東京・紀尾井町のホテルニューオータニ一階の奥にあるセミナールームに集まりました。コロナ禍による緊急事態宣言の中わざわざ集まった理由は、２週間後に開かれる同窓会支部の総会イベントの準備のためです。
コロナ禍で同窓会の苦境～オンライン開催へ
２０２０年から世界中を襲ったコロナウィルスの感染拡大によって、世の中のイベントというイベントは苦境に立たされました。それは大学などの学校の同窓会のイベントも同じです。従来であれば年に１回とか2回、どこかの会場を借りて同窓生が集まって、同窓会としての活動結果や報告をしたり、決議事項を承認し、そのあとはお酒を入れて盛大にパーティーを行うのではありますが、それが難しい状況になってしまいました。同窓会の総会といえばかなりご高齢な人もたくさん集まるのでリスクを考えれば開催は出来ません。私が知っている限りでは2020年にはどこの学校同窓会でも中止になったところが多かったようです。苫小牧高専の同窓会である樽前会・関東支部も同様に２０２０年は中止になってしまいました。
コロナウィルスの猛威は２０２１年になっても続いています。・・・というか長期化が避けられない状況になってきました。そういった中で今年の総会をどうしようかと健闘した結果オンラインで開催することになりました。幸いにして樽前海関東支部は総会にあわせてビジネス交流会と銘打った学校の卒業生や先生による講演会を開催していました。宴会・パーティだけが中心のイベントだったらなかなか成立しませんが、こういったコンテンツがあることは幸運でした。
開催準備
オンライン開催のツールはZoomです。オンラインイベントではメジャーなツールです。Youtube配信をしたり、oViceやRemoのような交流のしやすいツールもありますが、オンラインイベントに挑むこと自体がかなりチャレンジングなのとたまたまライセンスを持っていた理事がいたためZoom開催としました。開催形式は完全なオンラインというよりも、運営メンバーが集まるメイン会場とオンラインの講演者、参加者といった形式で火災することにしています。そのほうがトラブルにも対応しやすいですし、機材などもそろえやすいというのが理由です。
そして開催２週間前にリハーサルを兼ねて準備に集まったというわけです。
開錠は２０１９年までオフラインで開催していた「紀尾井フォーラム」です。ここは理事の一人である佐藤さんが運営しているセミナールームでとてもきれいで音響も優れている会場です。
紀尾井フォーラムのコロナ感染対策
まずはこの紀尾井フォーラムのコロナウィルス感染タイスについて紹介したいと思います。当日この場所に集まるのは理事を中心とした１０名程度ですが、それでも対策は大事です。しっかりと検証しようと思います。
基本の消毒液や空調
入り口の受付と会場の入り口にそれぞれ消毒スプレーが設置されています。
そして通常の空調対策のほかに除菌対策用の空気清浄機も設置されています。
座席パーテーション
そして座席と座席の間のパーテーション。もともとゆったりとした座席になっていましたが、その間に透明なプラスチック製のパーテーションがしっかりと設置されていました。とても透明度が高く、まったく圧迫感もありません。スマホのカメラではほとんど見えません。透明すぎて見えないので認識できるように丸いシールを貼っているくらいです。
これらの対策の上に、イベントとして機材の配置の間隔をあけるとか、様々な対策を行う事を確認しました。完璧といったことはありませんが最善を尽くしての開催となります。
当日への準備
この日のメインは当日を想定して本番とおなじZoomID、PCなどの機材を使った動作確認、ネットワーク、音声の調整などなどです。当日の参加者が気持ちよくイベントに参加できるようにリモート参加している理事たちとのミーティングを進めながら実際の音声や映像を確かめました。
開催案内
当日の開催スケジュールです。
【日時】202年6月26日（土）
＜第一部：総会＞ 15：00～15：40
＜第二部：講演会＞ 15：40～17：00
①講演 苫小牧・函館高専生に向けた遠隔授業・機械学習について
フラー㈱ 藤原様
②特別講演 南極教室〜52次越冬隊の思い出〜
-苫小牧高専との取り組みと支援について-
苫小牧工業高等専門学校 物質工学科教授 岩波俊介先生
申込は同窓会ホームページからお願いします。まだZoomの限界までは余裕がありますので、関東地区以外の方も、講演会だけ参加という方も、もしかしたら用事があるかも・・・という方も申し込んでいただけると幸いです。
苫小牧高専同窓会のイベントではありますが、他高専OBの方、地元北海道の方、講演内容に興味がある方に向けての枠も若干用意しています。
connpassページからお申し込みください。
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