【動画レポ】業務改善の進め方／フレームワークを学ぶ！～計画段階で差が付く関係者会議の秘訣～
今日は2022年7月27日の14時から行われたRPACommunityのイベント「業務改善の進め方／フレームワークを学ぶ！」からの動画がアップされたのでレポートしてみます。セミナーの講師は株式会社シイエム・シイの竹内さん。先日のライトニングトーク大会でも登壇していたあの方です。
ちなみに前回「業務改善の進め方／フレームワークを学ぶ！」の続編です。
＜動画です＞
業務改善フローの全体像
推進リーダーとして重要な役割+難しい
⇒共有
①チームアップ（前回）
②対象業務の選定（前回）
③タスクスケジュール策定
④関係者の合意取得
小さな成功体験をつくるアプローチを前提
前回のおさらい
①チームアップ
・チームは２〜３名（推進担当＋実務担当者）
２ターゲット業務設定
・課題意識が高い＆業務量が多い業務を選定
・業務量・業務意識チェックシート
・大体の課題感をつまむ
タスクスケジュール策定
実現するための具体的に行うことをなるべく細かくタスクとスケジュールを決める⇒活動がフェードアウトしにくくなる
マックス３ヶ月（短期間で小さく実行することを意識）
・チームアップ・ターゲット業務選定（前回の内容）
誰を巻き込むのか、どの部分をターゲットにするのか
タスクスケジュールを作る
・社内キックオフミーティング
関係者から承認を得る
・業務の棚卸し（時間がかかるタスク）
２回〜３回の業務ヒアリング
段階的なヒアリングと宿題で詳細化・可視化していく
・業務手順の見直し
時間がかかっている、無駄な手順を話し合う
・業務改善の実行計画
どれくらいの効果が見込めるのかの予測
検証期間にどれくらいかかるのか
・業務改善の実行・効果検証
実行してみる
実行しながら検証してみる
・関係者への共有会
うまく行っても行かなくても結果を話し合う
次にどうするか
・横展開施策実施
重要なのは最初のキックオフミーティングで計画を共有すること、結果を共有すること
関係者の合意取得
ポイントをわかりやすくまとめて関係者の合意をもらうこと。社内キックオフミーティングで行う
参加者は４者
・ご自身（推進担当者）
・ご自身の上司
・協力者（実務担当者）
・協力者の上司
キックオフミーティングのアジェンダ
１．プロジェクト企画内容共有（推進者から）
背景、目的、対象範囲、達成目標、体制、役割、スケジュール
一方的な説明
２．意見交換
プロジェクトへの合意の確認
課題になりそうなことを予め話し合っておく
次の活動へのスケールアップの方法
実務担当者の時間稼働確保の相談
使用する資料（サンプルあり）
・アジェンダ
・本日のゴール（ミーティングのゴール）
・アジェンダの内容（企画内容共有部分）
背景、目的、対象範囲、達成目標、体制、役割、スケジュール
・相談事項
成果報告、事例共有について
事項者の稼働確保と意欲醸成
・Next Step宿題事項
<セミナーの資料です>
KAIZEN FARMのご紹介
業務の可視化
整理・分析・改善までを一気にサポートします
業務のどの部分がRPA化・自動化に適しているのかを簡易分析
マニュアルを自動生成
＜RPACommunity＞
RPACommunityでは
RPAをベースに情報共有・学ぶ事が主な目的ですが、RPAツールだけに捕らわれず、全てのITツール・IT技術を活用し、業務改善や働き方改革に繋がる事を意識した楽しい学びと交流の場を全国各地に提供しています。
様々な情報・技、課題・悩み、改善手法・対応方法等を皆で共有し、企業のためでも、特定の個人のためでもなく、全国各地・参加者の皆様全員にとって一番良い「働き方改革」その先にある「幸せ」に繋がる事を目標としています。
RPACommunityは特定企業の所有物ではなく、参加者と主催運営メンバー全員が共に楽しみ、学び、成長し、そして各々のビジネス・業務改善に繋げていく場です。ご意見・アイデアなど積極的にご提案ください。
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