経費分析

以前在籍していた、赤字の企業での話です。
何とか利益を出して資金繰りをよくしようと考えて、過去3年間の総勘定元帳のデータを引っ張り出して経費分析を致しました。

経費分析のポイントは

①少なくとも1年分のデータが必要
経費削減の対象を見つける場合、少なくとも1年分のデータを調査・分析するのが良い。
理由は以下の通りである。
その月たまたま発生した・しなかった偶発性を見逃さない
季節変動、1年に1度などのイベントを見逃さない
データ活用時、時系列でデータ分析できる

②勘定科目でなく、商品名を切り口に
財務会計処理をしている企業なら、全ての費用を会計システムに登録しているため、 1年分のデータを収集することは容易と思われるかもしれない。

しかし、経費削減に必要なデータは財務会計の勘定科目でなく、 財務会計よりも更に詳細な商品・サービス単位の名称が良い。
例えば旅費交通費という勘定科目では、その金額が妥当か、無駄遣いかを知ることはできないが、
飛行機運賃(JAL：東京→大阪)と記載していれば、その金額が妥当か、無駄遣いかを簡単に判断することができる。
管理会計を導入している企業なら、それらのデータを活用できるかもしれない。

③その他分析に必要な項目
上記以外に経費削減の分析に最低限必要と思われる項目は以下の通りである。
下記以外にもこんな切り口があれば、と思うものがあればどんどん付け加えると良い。
また、一つの経費について、大きな切り口(分類)と小さな切り口(詳細)に分けることでより一層分析しやすくなる。
購入者
購入日付
利用部署
利用者
商品分類(勘定科目)
金額
その他

経費を分析するとある特定の人が無駄な出費をしていることが発覚することがあります。
売上に貢献しているならともかく、そうでない場合が多いので徹底的に究明することで無駄な出費が抑えられることが多いかと思います。