スプレッドシートとエクセルを同期する

ここは、小～中劇場規模の舞台公演（主に演劇）で制作やチケット管理業務をしてきた私が培ってきた事を綴るnoteです。

以前noteに、Googleフォームとスプレッドシートを使用したチケット予約フォームの作成方法を書きました。

当日受付用に、もし自由席でしたら、予約データのスプレッドシートから50音順の日時別一覧表を作成するだけでもよいかもしれませんが、指定席の場合はチケットにつける一件ごとの伝票が必要になります。
通常私はExcelとWordを使用して差し込み印刷しています。
スプレッドシートからExcelに転記するにはコピペしてもよいですが、自動化できるといいですね。

今回はスプレッドシートのデータをエクセルへ自動的に同期する方法です。
説明は以前の記事で作成した予約データを使用しています。

1.スプレッドシートを共有する。

まずは取り込みたいデータのスプレッドシート右上にある【共有】をクリックし、

アクセス権を【リンクを知っている全員】にして、リンクをコピーします。

次にコピーした数式を一部変更します。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1～略～_/edit?usp=sharing

最後の　edit?usp=sharing　を　export?format=xlsx　に書き換えます。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1～略～_/export?format=xlsx

2.Excelでデータの取得

エクセルを開きます。

［データ］→［Webから］を選択し、［URL］に先ほど書き換えたURLをコピーして［OK］をクリック。

取り込みたいシートを選択したら［読み込み］をクリック。

これでデータが反映されました。

3.取得したデータの設定

自動でスプレッドシートと同期するように設定します。

画面右に表示された「クエリと接続」のクエリ名（ここでは「申し込み一覧」）を右クリックして［プロパティ］を選択。

「□定期的に更新する」　と　「□ファイルを開くときにデータを更新する」にチェック。定期更新の頻度は好きなように設定できます。
これで、自動的に同期させることが出来ます。

手動で更新したい場合は、［データ］→［すべて更新］でできます。

4.注意点

自動で同期されるのは便利ですが注意点があります。
エクセルファイルを変更しても、同期の際にスプレッドシートのデータに更新されてしまいます。

例えば、日時変更の連絡が来てエクセルを修正しても更新の際に元に戻ってしまいます。
日時・枚数の変更や、キャンセルがあった場合などのデータ修正は必ずスプレッドシートで行うようにしてください。

チケット予約だけでなく、色々便利に使える機能だと思いますので是非試してみてください！