テレワーク（在宅勤務）初めの一歩 その１（企業編）
こちらでは、企業が初めてテレワークを導入する
際の注意点やフローをまとめてみました。
今まで従業員はオフィスに来て働いていた。
でも、新型コロナウイルスで休業要請あるいは自粛要請が出て、
都心のオフィスに行けない！
じゃあ、テレワークだよね、という場合、どこから手をつければ
よいのか、わからない！企業のための初めの一歩です。
１．テレワークの種類
一応専門家の方からありがたいアドバイスをいただくことも
考慮し、テレワークの定義と種類について
説明しておきます。
「テレワーク＝在宅勤務ではない！」
とこだわりの専門家の方もいらっしゃると思いますので（笑）。
テレワークとは「情報通信技術を活用した場所にとらわれない
柔軟な働き方」のこと
種類は３つ。
在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務。
この記事ではおもに在宅勤務について説明します。
２．テレワーク（在宅勤務）導入の課題
在宅勤務を始めるにあたっての課題と言えば
こんな感じでしょうか。
〇情報共有 対外編
A.電話が取れない
B.ファックスが取れない
〇情報共有 社内編
C.サーバーor書類が見れない
D.そもそも家に端末、wifi、プリンターがない
E.情報の共有ができない
〇労務管理
F.勤怠管理ができない
G.従業員のパフォーマンスが発揮されない
H.在宅勤務規程がない
このぐらいでしょうか？
これらの対策を記載します。
この記事ではAからEまでの対策をアップします。
FとGとHについては、少々長文になりますので、
別の記事でアップしますね。
A.電話が取れない
２つ方法があります。
①テレワークを交代制にして、電話をとる時間を制限する
（→ちなみにうちの事務所はこのパターンです。
私の自宅が事務所から徒歩10分の場所に位置しているので
スタッフが全員在宅勤務になっても、
私だけは出てこれます（笑））
②電話を転送ツールor転送設定を使う
転送設定というとNTTのボイスワープなどは老舗なので
イメージしやすいと思います。
単純にかかってきた電話を外部の電話に転送するというもの。
オフィスの電話と外部の電話の間の通話料も通常の通話料とは
別にかかるのが特徴です。
最近は初期費用ゼロ円。毎月定額課金制で、
複数の電話に転送できるというサービスもあります。
WEBで検索をしてみると
モバビジ というクラウドビジネスフォンのサービスもありました。
これは結構リーズナブルで使い勝手もよさそうです。
最近うちの事務所の電話代もかさんでいるので、これを
検討しようと思いました（NTTで契約を見直し
回線を増やしたばかりなので、
どうしようかという問題もありますが（笑））。
もし、実際に導入したら、感想をアップします。
B.ファックスが取れない
〇これについてはインターネットファックス入れましょうよ。
というご提案です。
インターネットファックスとは、
メールでファックスの内容（添付ファイル）が送られてきます。
設定によっては複数のメールアドレスに
同じファックスを一斉に送信する機能もあります。
メールでのやり取りになりますので、
紙代・トナー代が節約もできます。
ただし、忘れてはいけないデメリットがあります。
送信元FAX機の電話回線の種類によっては
受け取れないものもあるということです。
最近はほとんどの送信元FAX機から受け取れるように
なっていますが、
たまに送信者から「送れません」と連絡がくる場合もあります。
ちなみに当事務所が使っているD-FAXはコンビニエンスストアからの
ファックスを受信できません。
ビジネス上、コンビニエンスストアからのファックスを送ってくる
人はいない！という場合であれば、特に問題にはならないでしょう。
インターネットファックスもいろいろな会社があります。
ちなみにうちが使っているのはD-FAXです。
ぜひ、色々調べて、御社にとって良いサービスを選んで
くださいね。
C.サーバーor書類が見れない
〇「紙の書類やサーバーが見れないから
仕事にならならない」という
お悩みもよく聞きます。
紙の書類はなるべく少なくしましょう。
置く場所も取りますし。
俗にいうペーパレス化を進めましょう。
ペーパレス化については、「紙じゃないと仕事がしにくい」
という方々が一定数います。
この方たちの反対が、ぺーパレス化推進の障害になることもあります。
しかし、時にこういった意見は、ただの食わず嫌いであることも
否めません。やってみたらよかったということもありますので、
ぜひ一部から進めてください。
〇サーバーを自宅のPCから見るためには
リモートアクセスサービスを使うとよいでしょう。
リモートアクセスとは、離れた場所にあるLANなどのネットワークやコンピュータに外部から接続することである。
『IT用語辞典』より
ざっくり説明すると、
自宅のPCから会社のPCを操作できるという機能です。
様々なサービスがあります。
どのサービスを選択するかについて、
以下の順番で考えましょう。
１．ネットワーク関連をお任せしている会社があるなら
まず、そこに相談する
（セキュリティの関係で、使えない可能性があるので）
２．１．がないなら、Windows 10 Pro のリモートアクセス機能
を使う もしくは Team Viewer 等のソフト
を検討する。
Windows 10 Pro のリモートアクセス機能も悪くはない
ですが、そもそもOSがWindows 10 Pro出ない場合は
使えません。
他のOSの場合は、リモートアクセスソフトを検討する
必要があります。
こういったソフトは最初お試しで使えることが多いです。
（Team Viewer は個人用を無料で使うことができます。）
使ってみて、使えそうと思ったら、有料に切り替えるという
のも一つの選択肢でしょう。
※Team Viewer は 取扱説明書が英語なのでハードルが高い
という声もありますが、使い方動画などを検索すると
日本語で解説をしてくれている人もいますので、
確認してみましょう。
D.そもそも家に端末、wifi、プリンターがない
これも当然考えられます。今回の新型コロナの影響では
「なし崩し的に強制的に在宅勤務」という流れになった会社も
も多くあります。
よって、会社がPCを用意することなく、自宅のPCをとりあえず
使ってね、ということになった会社も結構あります。
この場合、PCをもっていない従業員には会社から貸し出す
ことが必須となります。
また、今時自宅でwifi契約をしていない場合、こちらも
ポータブル用のwifiを貸し出すということが必要となります。
プリンターは業務の内容によります。
業務的にプリンターの使用が必須であれば、こちらも手配する
必要があるでしょう。
ちなみにうちの事務所では、
PC、wifi、プリンターとも自宅にあるものを使ってもらっています。
ないスタッフには、事務所のモバイルPCを貸し出しました。
これらの負担を強いる点における手当については、
別の記事にアップします。
E.情報の共有ができない
こちらも様々なサービスを各社が出しています。
うちの事務所で情報共有に使っているものを挙げます。
・Zoom
・Chatwork
・メール
等です。
Zoomは朝晩の連絡事項共有ミーティングで使ったり、お客様との
会議で使います。
電話を持たせてはいません。
在宅のスタッフがお客様とお話をする場合は、
Zoomでとお願いをしています。
最近、Zoomのセキュリティに問題があると報道されています。
Zoomと似たような機能を持つツールとして、
Skypeというツールもあります。
Chatworkは、LINEのビジネス版のイメージです。
LINEを会社のスタッフとの共有の場にすることについては
個人的にあまり好ましいと思っておらず、
Chatworkを選びました。
LINEを好ましいと思わない理由は、
スタンプの乱用や表現によって、チームワークの齟齬をきたす
可能性があることを懸念したためです。
うちの事務所では、データの共有はリモートによって
Chatworkでは、主に、「これから始めます」とは
「休憩入ります」といった、単純な連絡事項に使っています。
最近はSlackというシステムもありますね。
ということで、その２では、労務管理にかかわる点をアップします。
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