リモート会議を快適にするためにすぐにできること

こんにちは。馨子です。

コロナウイルス対策、東京オリンピック等々の流れでリモート会議をする会社が増えていると思います。

リモート会議の難しさ
・人の顔や表情も見えないし、雰囲気もとらえずらい。
・今、何話しているのか…？ついていけない、うちにさらに置いて行かれる
・ついつい内職してしまう…

なんて、参加者として少し居心地の悪さを感じることも多いと思います。

そこで、ファシリテーションのプロとしてリモート会議の時にすぐ気を付けられることをまとめてみました。
特効薬というよりは、誰でも出来るちょっとしたことをご紹介します。
「誰でも出来る」が重要です

普通にやっている人にとっては当たり前だろ…！と思うこともあると思いますし、対面での会議と同じことは書いていませんのであしからず。

◆会議開始時

①少し前に参加して、挙動を確認する

・開始してから聞こえません、見えませんは相手の時間を奪っていることを認識しよう
・安心して会議に集中できる環境を整えましょう

②参加者を明確に確認する

・1つのPCから複数人参加していることも多い
・こちらのPCからは誰が参加しているのか、相手のPCの先には誰がいるかを開始時に確認する
・いると思って話してた、いると思っていたので合意が取れていたと思っていた、という思い込みを防ぐために参加者を確認しましょう

・会議招集したURLに各自が参加するときはさらに注意。
途中まで進んでて、話しかけたらいなかった…なんてことがあるので、最初に確認しましょう

◆会議中：参加者

③しゃべり始める際には名乗る

・声だけでは誰だかわかりません名乗りましょう・話し始めるときに関係者が聞くモードになってくれます

④聞こえなかったときは遠慮なく聞く

・聞こえなかったけどいっか、、と思っているとすぐに着いていけなくなります
・喋っている側のネットワークの問題の場合、他の参加者も聞こえていないこともあります。誰かのためだと思って聞きましょう
・聞こえないのにそのままにすると、相手は伝えたと思っているのに知らないという認識の齟齬が生まれます
・再度聞くことは良いことという認識をとっておくと止めやすくなるので、会議の冒頭に聞こえないときは止めてくださいねとルール化しておくとよい（ファシリテーター⑨）

⑤聞こえなかったといわれても不機嫌にならない

・そういうものです

⑥全員への問いかけには積極的にこたえる

・例えば「画面見えてますか？」等、誰でもいいから答えてよという問いかけの際は、積極的にこたえるとファシリテーターが助かります

⑦大人数の会議のとき、喋らない人はミュートにする

・環境音は意外とうるさいです
・喋らないときはミュート（マイクオフ）にしましょう
・1対1のような会議の時は気にしなくて大丈夫です

⑧相槌を積極的に！

・喋っている人も不安です
・聞こえているかも不安です
・「うん、うん」でいいので、反応してくれているだけで安心します
・マイクがミュートでも動画がオンのときは頷くことでカバーできます
・zoomだったら拍手とかいいね等のリアクションでもOKです

◆会議中：ファシリテーター

⑨会議の冒頭で聞こえなくなったら、いつでも止めてねと明言する

・参加者は「聞こえないけど、ま、いっか。自分だけかもしれないし・・・」と、止めないことが多いです
・これが、認識の齟齬、時間の無駄遣いに大きくつながってきます
・冒頭に止めやすい雰囲気をつくりましょう

⑩問いかける時は人を1人ずつ指定

・「みなさんどうですか？」とお伝えすると誰から喋りだせばいいかわからなず、だいたい変な間が出来ます
・聞きたい相手を名指しで聞きましょう

⑪問いかけるときは問の前に聞きたい人の名前を言う

・残念ながらリモートは聞いていない人が多いです
・まず問いかける相手の名前を呼び、注意をひいてから問いかけましょう
・「もう1回言ってください」予防になります

⑫相槌を積極的に！

・ファシリテーターのマイクは常にオンになっていることが多いです
・他の人がミュートで反応出来ないことが多いので、ファシリテーターは特に反応をしましょう

⑬喋ってない時になんの時間かを伝える

・相手の姿が見えないので無言の時間は不安になります
・例えば「ファイルを開いています」「参加者確認中です」等、無言の理由をお伝えすると安心して待てます

⑭どうでもいいところで待ちすぎない

・例えば画面見えるかの確認をするなら、見えてない人いたら言ってくださいと言ってそそくさと始める
・丁寧にするところとしないところのメリハリを

⑮回答はいつもより長めに待つ

・環境によってタイムラグがあることがありますので、気持ち長めに待ちましょう
・例えば最後何か言い残したことありますか？って問いかけた後、対面の時より+3秒くらい待つようにしています

⑯議論を可視化する

・議事録を画面共有で取りながら議論する。ツールはメモ帳でも、パワーポイントでもなんでもOK
・私はパワーポイントで1スライド1論点で使っていることが多いです
・パワーポイントのメリットは瞬発的に絵にしたいときに対応できること
　スケジュールの話をしたければ表を用いてカレンダーを書くとか

⑰最後にサマリと決定事項、ToDoをお伝えする

・聞こえづらかったところもあると思いますので、確認はしすぎるくらいでちょうどいい

以上

さて、以上と書きましたが、「それ普段の会議と一緒じゃん」と思われそうだったので、あえて最後に事前準備について書かせていただきます。

リモートは普段の会議をファシリテーションするときよりも事前準備が重要です。

リモートだと表情や空気感がつかめないことが多く、より空中戦になることが予想されますので、論点を明確に、議論の見える化をすることが重要です。

「ゴールとアジェンダ」を用意するだけではなく
・アジェンダごとの論点を事前に書いておく
・そのときに必要そうな資料は事前に開いておく
・何を話しているかを「見える」ようにしておく

等々、普段のファシリテーションで気にすべきことをより確実にやる必要があります。

これまで書いてきたことをすれば万事OKというわけではないですが、少しだけリモートライフが良くなるかもしれません
試してみてくださいっ

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そんざいがげいじゅつなかおるこさん
コンサルタントと絵描きをしています。

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気まぐれお絵描き紹介

久しぶりに絵を描きだした時の作品です。
ワインを飲んだインスピレーションで描きました。
いつかワインのエチケット描いてみたいな～

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