改正電子帳簿保存法[令和4年1月1日施行]国税関係書類【スキャナ保存】（10）-要件：検索機能-

2022年2月4日 08:59

改正電子帳簿保存法における国税関係書類のスキャナ保存の要件の一つ、
検索機能の内容について見ていきます。

スキャナ保存については、
重要書類、一般書類、過去の重要書類
を混在させて書いています。

上記の該当書類に応じて、以下のように表示しています。
(共通)　　　　　 ←　重要書類、一般書類、過去の重要書類の事項
《重要》<一般>　←　重要書類、一般書類の事項
《重要》<過去>　←　重要書類、過去の重要書類の事項
《重要》　　　　 ←　重要書類の事項

(共通)
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則（規2条⑥六)
及び、電子帳簿保存法取扱通達（通4-9）では、

次の要件を満たす記録事項の検索ができる機能を確保する

　蓄積された記録事項から、設定した条件に該当する記録事項を
　探し出すことができ、
　検索により探し出された記録事項のみが、
　ディスプレイの画面及び書面に、
　整然とした形式、明瞭な状態で出力される機能

とされています。

■取引年月日、その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として
　設定できる（規2条⑥六イ）（通4-34）

　例えば、次に掲げる書類の区分に応じ、
　それぞれ次に定める記録項目が該当（通4-34）

　▲領収書　領収年月日、領収金額、取引先名称
　▲請求書　請求年月日、請求金額、取引先名称
　▲納品書　納品年月日、取引先名称
　▲注文書　注文年月日、注文金額、取引先名称
　▲見積書　見積年月日、見積金額、取引先名称

　一連番号等を書類に記載、又は記録することにより
　帳簿との関連性の要件を確保している場合（通4-34）

　　一連番号等により書類を検索することができる機能が必要となる

　　●取引年月日その他の日付　書類に記載すべき日付
　　●取引金額　書類に記載すべき取引の金額、
　　　　　　　　又は資産の譲渡等の対価の額等をいい、
　　　　　　　　単価、残高を含まない
　　●取引先　書類に記載すべき取引先名称
　　　　　　　　取引先名称は必ずしも名称でなく、
　　　　　　　　取引先コードが定められ、
　　　　　　　　コード表が備え付けられている場合、
　　　　　　　　コードによる記録でも差し支えない

　スキャナで読み取った画像データをテキスト化して保存する
　ことができる機能などが備わっていない場合
　　スキャナで読み取った書類に係る、
　　取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を手入力するなどして、
　　検索の条件として設定する必要がある
　　(問42)

■日付、又は金額は、その範囲を指定して条件を設定できる（規2条⑥六ロ）

　課税期間ごとに、日付又は金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い
　検索ができる（通4-10）

　データ量が膨大であるなどの理由で
　複数の保存媒体で保存せざるを得ない場合や、
　例えば、中間決算を組んでおり半期ごとに帳簿を作成している場合など、
　一課税期間を通じて検索をすることが困難であることについて
　合理的な理由があるときは、
　合理的な期間ごとに範囲を指定して検索をすることができれば
　差し支えない(問16)

　税務調査における質問検査権の行使に基づく記録の提示、
　又は提出(ダウンロード)の要求に応じることができる場合は不要
　（通4-13）

■二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる（規2条⑥六ハ）

　個々の書類を検索するに当たり、
　検索の条件として設定した項目(取引年月日、取引金額、取引先)から
　少なくとも二の記録項目を任意に選択して、
　これを検索の条件とする場合に、
　いずれの二の記録項目の組合せによっても条件を設定できる（通4-11）

　二の記録項目の組合せは、
　「ＡかつＢ」と「Ａ又はＢ」とが考えられるが、
　「Ａ又はＢ」の組合せは、
　それぞれの記録項目により二度検索するのと実質的に変わらないから、
　該当しない(問29)

　必ずしも「ＡかつＢ」という組合せで検索できることのみではなく、
　一の記録項目(例えば「Ａ」)により検索をし、
　それにより探し出された記録事項を対象として、
　別の記録項目(例えば「Ｂ」)により再度検索をする方式も
　結果は同じであるから要件を満たす(問29)

　税務調査における質問検査権の行使に基づく記録の提示、
　又は提出(ダウンロード)の要求に応じることができる場合は不要
　（通4-13）

検索項目について記録事項がない記録を検索できる機能を含む（通4-9）

　検索項目に係る記録事項がない場合でも
　その空欄を対象として検索できるようにする（通4-9）

　記載すべき金額がない書類は、
　「取引金額」を0円と記載することで差し支えない(ス追3)

次に掲げる方法により検索できる状態のときは、
要件を満たしているとして取り扱う（通4-12）

　▲ファイル名に、規則性
　　(例えば、取引年月日、その他の日付(西暦)、取引金額、取引先
　　　の順で統一)
　　を有して記録項目を入力して検索できる状態にしておく方法（通4-12）

　▲検索するために別途、
　　(エクセル等の表計算ソフトにより)索引簿等を作成し、
　　(エクセル等の)索引簿を用いて検索できる状態にしておく方法
　　（通4-12）

　　一覧表を作成し、個々の保存ファイル名と対応させること(索引簿方式)
　　により検索機能を確保する方法は
　　スキャナ保存についても適用しても差し支えなく、
　　スキャナ保存と
　　電子取引に係る取引情報に係る電磁的記録の保存について、
　　同じ索引簿や保存システムを使用することとしている場合でも、
　　明瞭な状態で確認でき、速やかに出力できれば問題ない
　　(スキャナ保存の場合、
　　　スキャンしたデータのヴァージョン管理など
　　　その他の要件を満たす必要がある)
　　(索引簿等を使用した方法による検索機能の確保は、
　　　令和3年度の税制改正が適用される前の
　　　スキャナ保存においても認められる )
　　(ス追5)

検索機能の確保の要件は、
税務調査の際に必要なデータを確認することを可能とし、
調査の効率性の確保に資するために設けられているものと考えられ、
税務調査では帳簿の確認を基本とし、
帳簿に関連する書類や取引情報の確認を
行っていくことが想定されることから、
基本的には帳簿と同じ金額で検索できるようにしておくべきと考える
(受領した国税関係書類に記載されている金額を記録項目としていても
　問題はない )
(ス追2)

ダウンロードの求めがあった場合（通4-14）

　その求めの全てに応じることいい、
　求めに一部でも応じない場合は規定の適用は受けられない

求めに一部でも応じず、
検索機能の確保に関する要件の全て、が備わっていなかった場合（通4-14）

　要件に従って保存等が行われていないため、
　その保存等がされている記録は当該書類とみなされない

ダウンロードの求めの対象（通4-14）

　備付け、及び保存が行われている書類に係る記録で、
　記録に関する履歴データ等のほか、
　記録を補完するための取引先コード表等も含む

　税務職員の求めた状態で提出される必要がある

本規定の適用要件の対象とはならなくても、
税務調査で、質問検査権の規定に基づき、
帳簿以外の記録、
その他パソコンに存在する取引に関するメールやメモデータといった記録
についても提示、又は提出を求める対象になる（通4-14）

通常出力できるであろうファイル形式等で提供される必要があり、
並び順等に関する統一的な決まりがある訳ではない(ス追4)

「ダウンロードの求め」は、
保存媒体自体の提示・提出までを求めるものではない、
税務調査の際には、質問検査権に基づき、保存媒体の確認を行う場合もある(ス追4)

おわりに

検索機能については、重要書類、過去分書類と一般書類について、全て同じ要件となっています。

検索できる項目として、取引年月日、取引金額、取引先と明確になっていますので、その通りにできるのかどうか、現在、書類管理に関するシステムや書類管理も連動している会計システムがある場合は、確認をしてみると良いでしょう。
特に書類管理も連動している会計システムを利用していて、この項目で検索ができる状態である場合は、要件を満たせる可能性が高いと思われます。

範囲指定や組み合わせでの検索については質問検査権に応じることができれば満たせていなくても問題ないということで、特別な事情がない場合は、応じることが一般的と想像しています。

この要件を含めて、スキャナ保存よって、管理の流れを改めて見直す良い機会と考えられます。スタッフへの周知も含めて、この際にしっかりと体制づくりをしていきたいですよね。

今後、ペーパーレス社会がますます広がっていくことを想定しますと、制度をしっかりと理解して、体制構築をしていくことは社会的にも良い方向と考えています。

随時更新をしていきますので、引き続きご覧頂けますと嬉しいです。

これからも、どうぞよろしくお願いいたします。

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