データを管理して整理する

こんにちは。介護士のyooshです。

【データが見つからない】

介護現場で働いていても、PCでの仕事というのは少なからずあります。

記録、会議や委員会の資料、議事録等々、、、

介護現場で働いている人は、PCが苦手な人が結構いたりします。

別にそれはそれでいいと思います。

誰でも得手不得手があるのは当たり前のことなので。

けど、『必要なデータがどこにあるのかわからない問題』というのが、かなりの頻度で発生します。

これは本当に時間の無駄なんですよね。

結局どこにあるのかわからず、もう一回作る。

なんてことになると最悪です。

【データ管理の現状】

データを保存する時にやることと言えば、

『データのファイルに名前を付ける』

『保存先を選択する』があると思います。

殆どの職員は、単純に『データのファイルに名前を付ける』はできます。

名前を付けないと保存できないよう、すでにパソコン君が『仕組み』を作ってますから。

しかし、『そのデータの属性を考えて、どこのフォルダに入れると今後活用しやすいか？』

を考えたうえで『保存先を選択する』職員は少ないかな？と思います。

結果、デスクトップに山盛りのファイルが貼り付けられることになります。

更に困るのは、よくわからないフォルダ（「色々なデータ」フォルダとか、、、）に保存されることになります。

これでは、データを探すのも一苦労ですよね。

【データ管理改善実践】

で、こんな感じでやってみました。

1．各職員に頼んで、不要なデータファイルを全部削除してもらう（まずは必要なもの、不要なものにわける）

2．必要なフォルダを階層的に作る

『このフォルダ以外に保存しようがないよね』になるようにファルダを詳細に分けて、階層を作ります。

例えば、『委員会』フォルダの中に『安全衛生委員会』『褥瘡委員会』等のフォルダを作成

その中に更に細かく『レジュメ』『議事録』『ポスタ―』等のフォルダを作成

3．データを、その属性とぴったりあうフォルダに保存する

重要なポイントは『このフォルダ以外に保存しようがないよね』的な『仕組み』です。

『どこに保存しようか』を考える余地がないことが大事です。

『どこに保存しようか』と考える余地があると、そのデータを探すときにも『どこにありそうかな？』と考えさせられることになっちゃいます。

『安全衛生委員会のレジュメ』だったら『安全衛生委員会ファルダ』の中の『レジュメフォルダ』以外には存在しちゃいけないんです。

【まとめ】

データを保存するときに「あのデータどこだっけ？」的な無駄をなくしたいですよね？

もしそうなら、『このデータは、このフォルダ以外に保存しようがないよね』的な『仕組み』を作っちゃいませんか？？