仕事で伝わる書類、資料を作るコツ

記事をご覧いただきありがとうございます。

今日は久しぶりに仕事に関する話です。

仕事ではあらゆる書類、資料を作る必要があります。
個人的には書類や資料がなくても社員が意思疎通できる会社が1つの理想だと思いますが、なかなかそうもいきません。

日本人及び日本企業は紙、ハンコ、会議が好きな人が多いので、
どうしても書類や資料は無くなりません。

そんな中でも少しでも相手に伝わるモノにすればいいか。
10年以上の社会人経験がある自分なりに考えてみました。

※あくまでも1つの意見、考えとして捉えてください。

・数字に「,」をつける。

100000
100,000

どちらも同じ「10万」ですが、どちらがすぐに認識できるでしょうか。
おそらく「100,000」だと思います。

会社では売上や利益などはもちろん、いろんな指標や目標があります。
それを表す数字が資料の中では頻繁に出てくるわけですが、
「,」をつけるだけで、抜群に認識のしやすさが変わります。

・1つの文を短くする。

文章をダラダラ書きがちな人は結構会社でもいます。
私もその1人です。

そんな人にオススメなのが、意識して1つの文を短くすることです。
これも簡単ですが、誰でも実践できます。

・「読めばわかる」ではなく、「見たらわかる」にする。

読めばわかるではなく、見たらわかるにすることを心がけましょう。
グラフ、図、表、イメージ等々できることは多くあります。

役員や上司の時間削減にも繋がるので、
会社にとっては地味に経費削減にもなります。

読んでもらう資料からは脱却したいところですね。

・漢字を使いすぎない。

たまにいますよね。
やたらと漢字を使いたがる人。

普段使わないところで漢字をやたらと使う人はなんだか私は苦手です。

「兎に角」とにかく
「只今」ただいま
「宜しく」よろしく

正解はないと思います。
ただ、繰り返しになりますが私は苦手です。

・結論を最初に言う。

結論を最初に言うことで、その後の文章がすんなり頭に入ってきます。
結論が最後になると、読みながら常に結論や到着する内容を頭で考えることが多い気がして効率が悪いです。

・相手が使う言葉を使う。

お客様、カスタマー、ユーザー、顧客・・・
いろんな表現がありますが、ほぼ意味することは同じです。

であれば、相手が使う言葉に合わせることで理解しやすくなります。

それぞれの企業文化や業界ならではの表現もあると思うので、それを意識したいですね。

・A4 1枚を心がける

こんな書籍もありましたね。
賛否両論あるかもしれませんが、「A4 1枚にまとめる」は意外と使えます。

本質的にはA4 1枚にこだわる必要はなく、
「簡潔に、わかりやすく、要点を絞って、相手の立場に立って」
↑この視点を持つことが重要です。
そうすればおのずと、適切な量にまとまります。

・色は使いすぎない。3〜4色以下。

やたらと色を使う人もいますが、私は3〜4色で良いかなと思っています。
良いイメージの色。悪いイメージの色。それ以外とすれば3色は決定です。

4色あるとお腹いっぱいですが、ギリギリ上限ですかね。

そもそも色を使いわけしなくてはならないという訳でもないので、
カラー印刷しなくても伝えたいことが伝わる資料が理想なのかもしれません。

・まとめ：読み手のことを考えよう

いわゆるテクニックやコツに近いことを書いてみました。
社会人生活で学んだことをおさらいしてみましたが、
一番大切なのはテクニカル的な部分ではなく、
相手(読み手)の立場に立って、という部分かもしれません。

本質的な部分を常に見失わないようにしたいですね。

以上です。
今回も最後までご覧になっていただきありがとうございました。

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