わかりやすい説明はこう作る

わかりやすい説明のために

わかりやすい説明はとにかく難しい。

・私が伝えたいこと
・相手が聞きたいこと
・相手が知っっておくべきこと

が違うからだ。

ついでに、
型を知らないことも伝わらない原因になります。
では、どうすればいいのかを説明いたします。

まずは型を学んで、その後に、型をどう使うかについて学んでいきたいと思います。

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1.型を学ぶ

①話題を言及する

「〇〇についてなのですが、」大まかな要件を提示することで、相手は何を言いたいのかがわかります。

②要点を伝える

何をして欲しいのかを伝えましょう。
確認してほしいのか、ただの定期報告なのか、変更点の報告なのか、依頼内容の確認なのか、

③詳細を伝える

詳細についてはどう伝えるかが難しいので、後述します。

④締める

相手がわかあらないことがある可能性を考慮して、「ご不明点はないありませんか？」や機嫌を伝えるのがいいでしょう。

2.「詳細」の考え方

詳細を伝えるのは難しいですが、相手の理解のレベルに合わせた内容にして、言葉遣いも合わせる必要があります。

①相手の理解度を考える。

まずは相手の理解度をちゃんと理解しておきましょう。

・基礎的な話はわかるけど、現状は把握できていないのか
・ほとんど知っていて、最新部分だけ設営すればいいのか
・全く知らないので、基礎から説明する必要があるのか

②ニーズを知る

理解度がわかったら、相手のニーズを把握しましょう。

・相手は何を知りたいのか
・相手はどういう説明を求めているのか

もし、わからない場合は５W２Hのフレームワークを使用して、
相手の「わからない」を明らかにしましょう。

３.注意点

最後に下記の５つについて、当てはまっていないかどうかについてチェックしましょう。

① 自分が言いたいことだけ言っていないか
② 主語ははっきりしているか
③ 説明が長すぎないか
④ そもそも自分が理解しているか
⑤ 相手の状況が分かっていない

４.まとめ

・型を意識した投稿ができているか
・相手の理解度を理解できているか
・相手のニーズに合わせた内容になっているか
・主語が抜けていないか

最低限でもこのくらい確認してから、
説明を始めましょう。

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