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【より良い職場環境へ】会社にNotionを導入した話

Katsuyuki Kurashita

企業へのNotionの企業導入を開始しました。

仕事の進捗管理やタスクの共有など全体を見ながらマネジメントをおこなっている人たちからは、まだ1ヶ月経っていないですがかなり好評です。

Notionの説明はこちらから。

そこで本記事では「Notion」をどのように導入・運用を始めたか、どのような変化が生まれたかを書いていきます。

社内のプロジェクト管理やタスクの共有に課題を感じている人や、これからNotionの導入を考えている人がいればぜひ参考にしてもらえたら。

 Notion導入の目的と背景

導入前に社内で抱えていた課題は大きく３つあります。

1. 社員数が増加してプロジェクトの進捗管理や情報共有に漏れが増えてきた
2. 「あの資料どこいったっけ？」など見つけたい情報に簡単に辿り着かない
3. 行ったアクションの振り返りなどがなされず、PDCAが回っていない

ちなみに他のAsanaやTrelloなど使ってみたことがあるらしいですが上手くいかなかったとか。

Notionも二の舞にならないように、導入する目的と目標を整理しました。


Notionはこの目標を達成するための手段であるということを念頭に置き、導入を進めていきました。

ちなみにこの「目的⇄目標⇄手段」の考え方は目的ドリブンという本を参考にしています。

Notion導入の最初にやったこと

いきなり全てを移行するのは難しく、まとまった時間もなかったため新たに始まるプロジェクトで試験的にNotionを導入。

運用のルールとしては下記を設定しました。

①議事録の作成にNotionを使う
②各タスクの進捗をデータベースの看板ビューで管理
③企画の概要と実施日をデータベースで管理
④資料をNotionに格納

導入の初めに説明会を開き、チームメンバーと運用方法や使い方を確認しました。すぐに馴染んでくれたメンバーには感謝です。

メンバーの様子を見ながら、他プロジェクトにも徐々に展開していきました。すると、「他のプロジェクトでも使いたい！」と行ってくれるメンバーが何人か出てきたのでひとまずは成功と言えるかなと思ってます。

Notion導入によって起きた変化

Notionを導入して個人的に一番変わったことは仕事を整理する時間がなくなったこと。作業に取り掛かる前の頭の整理（タスクの内容や割り振り）や、議事録や資料の格納などの時間が削減されました。プロジェクトのページをひらけば視覚的にパッと情報が入ってくるし、Notionで議事録を取ることでいちいち格納して共有などの必要も無くなりました。

チームでの変化としては、タスクの抜け漏れが減ってきたことと、プロパティに期日や実施日などのスケジュールがあることで重要な項目を意識した仕事の運用になってきたことです。

また全体MTGの際にも、必ず生じていたプロジェクトのスケジュールと内容の確認の時間をなくすことができました。データベースをスケジュールのビューに変えて一覧で見ながら、内容を知りたければ詳細をひらけばいいだけ。MTGの生産性もかなり上がりました。

まとめると、組織で運用してみて改めてNotionの魅力／強みはこの2点に尽きるなと。

  1. テンプレートやプロパティを含めて自由に設計できること

  2. データベースに入れた情報を様々ビューで見れること

テンプレートや活用事例がすでにいろいろ公開されていて参考になる情報が多かったのでまだNotionをあまり知らない人でもすぐに活用できると思います！

唯一、懸念点を挙げるとすればNotionの操作に慣れるのには多少時間がかかることくらい。

今後Notonでやっていきたいこと

最後に今後Notionでやっていきたいことを書いて終わろうと思います。

①テンプレートやプロパティの整備
②会社のポータルページの作成
③採用ページの作成
④サービスサイトの作成

またこの辺進んだら書いていけたら。

長くなってしまいましたが、読んでいただきありがとうございました！

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