Notionを活用した社内ポータルの作り方

先月、Notionの企業導入を始めてプロジェクト管理をNotionに移行しました。

今回はその次のステップとして社内ポータルを作成したので、その過程を紹介していきます。
これからNotionを導入しようとしている人や、社内情報を集約したい人の参考になれば幸いです！

社内ポータルって何？

社内ポータルサイトとは、「自社が保有する情報にアクセスするための入り口であり、社内でのみ利用するサイト」です。社内での情報の連携や共有を円滑にする役割を果たします。
これは前回の書いた「あの資料／情報どこ行ったっけ？」をなくすという目的に繋がっていきます。

社内ポータルの作成

社内ポータルを作成する際に意識したことは、迷わずにたどりたい情報にたどりつけること。
そのためにまずは今散らばっている情報、もしくはフロー式のツール（主にslack）で流れている情報を整理して格納していくことにしました。

• オフィスの利用ガイド

  • wifiのパスワードや入室の方法など。弊社はシェアオフィスなのでこの辺のルールも記載。

• ツールの活用ルール

  • Googleカレンダーの入力ルール

  • Slackの活用ルール

• 社内規則

  • 就業規則

  • その他働き方に関する規定

• ナレッジの共有

  • 資料フォーマット

  • 他社の参考事例

• 勤怠／経費／交通費

作成する際には上記の情報を全てを同じデータベースに入れて、そこからリンクドデータベースを使って各ページに表示。
そうすることでマスタのデータベースが社内のFAQとして活用することができ、必要な情報をデータベースから検索することができます。

これまでは新入社員が入るたびに誰かが情報をまとめて伝えるというプロセスが必要でしたが、ここに情報を整理してストックすることによって解消しました。まだまだ不十分な部分があるのでそこは新しく入ったメンバーにヒヤリングして改善しています。

「お知らせ」の設置

そして社内ポータルを作成するにあたって必要だなと感じたのは、重要事項を全体へ周知してストックしておく場所です。
ここも基本はslackで今まで行われており、代表からの全体会議への重要な共有（要はストックしておきたい情報）も流れてしまっていました。
その対策としてTOPページに「お知らせ」を設置しました。現段階では全体会議への周知内容、Notionでの新しいページ作成をトピックとして載せています。今後は下記のような運用をしていきたいと考えてます。

• 各プロジェクトの目標達成や進捗、結果の全社共有

• 社内でのお知らせや規則の改定などを伝える。

この「お知らせ」の機能は、まだ会社として手をつけられていなかった社内広報も兼ねており、今後充実させていきたいと思っています。

今後Notionでやりたいこと

• 採用ページ

• 社員名簿（インタビューも？）

• オンボーディング

• サービスのFAQ

また作成したら書いていきたいと思います。

Notionを使ってみたいと思ってくださった方はこちらから登録してみてください！

Your wiki, docs & projects. Together.

読んでいただきありがとうございました！