効率よく仕事をする方法(考え方編)

K(kei)です。今回はタイトル通り仕事を効率的に進める方法を書いてみようと思います。あくまで一般的なサラリーマンとして、私の環境を前提として話をするため業種や役職によっては当てはまらないこともあると思います。

日本の社会の闇

日本の社会の悪いところで残業という悪いシステムがあるせいで極端な話、仕事をしている体であればいくら業務の処理効率が悪くても時間あたりの給料は良い人と比べても変わりません。
そして納期に間に合わないと判断されればできる人が残された業務を処理する役割に回ります。それも自分の仕事は終えた上で…。

このようにAさんは1.5人分の業務をこなし、Bさんは0.5人分の業務をこなしたとしても役職が同じであれば同じだけの給料しか貰えません。これが日本の社会の理不尽なところです。

仕事を効率よく終わらせるために

まず早く仕事を終わらせるために何でもいいので動機を作りましょう。
早く帰って趣味の時間に充てたい。遊びたい。買い物をしたい。何でもいいです。とにかく早く会社から出る目標となるものを決めましょう。

今日のノルマを決める

1週間(稼働5日)ほどかかる仕事を依頼されたします。この仕事の仕事量がを100とすると皆さんは1日目の今日、どこまで進める目標を立てますか？
実際は他の業務が入ることがありますが今回はこの業務のみとします。

1. 　進捗度20まで進める

2. 　進捗度30まで進める

個人的な正解は2です。
まず1は無駄が無いように見えて一番駄目です。そもそも今日始めた仕事が20に満たない可能性があります。例えば17しかできなかった場合、単純計算すると5日目終了時は85で未達です。

実際は日数が経つにつれて慣れも出てくるため定速での進捗はあまり考えられませんがギリギリで終えると最終確認や調整の時間が確保できません。

そして2は計算上では4日目の序盤に終えるものになります。仮に1日目に25しかできなくても4日目の終了時に終えることができます。5日目は時間をかけて修正や調整に臨むことができます。

始める前にゴールを作ろう

業務を開始する前に全体と完成形を頭にイメージします。実際これは新入社員にやれと言ってもできないと思います。実務慣れが必要です。
資料作りで言うと結論のページをイメージしてください。最終的に伝えたいものが頭の中でできればあとは必要なものが分かってきます。
そこまで分かれば資料を作るにあたって進捗度が線引きできるわけです。

これができると無駄に素材を集めて最終的に使わなかった無駄なデータやページが出来上がってしまい労力と時間の無駄になることも防げます。

納期の決め方

上記2項(自分の能力とゴールを作るイメージ)ができていれば業務を依頼された際に「いつまでに出来る？」と聞かれた際に余裕を持った返事ができます。
仮に依頼された内容に本気で挑んだとしておそらく3日でできると自分が判断した場合、私なら4日と回答します。
先ほども述べましたが遅れ(ミスやトラブル、見立て違い)が発生してもカバーできる時間の確保、修正や調整の時間確保のためです。

ではこの余裕の確保は何で決めているかですが…。だいたいです。
今回の例では3日×1.3=約4日としています。
この1.3のことを私は余裕係数と呼んでいます。

これがあまり慣れない仕事であれば1.5にしてみたり、普段やっている仕事であれば1.1でも特に問題なかったりします。
そして余裕係数の基準である見立て日数も仕事慣れしてくると精度が上がってきます。
この納期設定ができるようになると遅れもなく信用のある仕事が約束できるようになります。これは個人というより全体に関わる部分ですが遅れを発生させると周りに迷惑ですからね。

仕事の優先順位

業務の優先すべき部分は納期が一番ですが、同じ納期の仕事を2つ抱えており1つはチームの仕事、もう1つは個人で抱えている仕事。
この場合は人と関わっている仕事を優先させます。○○さん待ちみたいな時間はなるべく作らないようにしましょう。
特にサインをするだけや短時間で終わる仕事は多少前後してでも優先して処理した方がいいです。私の経験上、回付物の処理が遅い人はだいたい仕事のできない人です。

自己ノルマの仕事が終えたら

100までやる必要の業務が1日目で30まで無事終えることができたら無駄な残業はせずさっさと帰りましょう。いつまでも残っていると自分の仕事すら終えていない人間の後始末に巻き込まれてしまいます。
自己努力を忘れてしまっている人はいざという時以外、頑張らなくなってしまっています。そこで仕方なく手伝ってしまうとその人のためにもなりません。
帰るまで忙しそうに業務をこなして(実際に休む暇もなくやっているため忙しいのですが)時間になれば帰ることさえすれば文句を言われる筋合いはありません。

おわりに

客商売や製造業などあまり当てはまらない業種もあると思いますが一部は使える考えかなと思います。
私は残業のとんでもない部署にいたのですが入社から3年ほど経った時期から残業ゼロで3年ほど過ごしました。サボっているわけでもなく結果も出していたため文句を言われることもありませんでした。

現在は部署移動があり以前ほど融通の利かない業務体形のため残業ゼロというわけにはいきませんがそれでも周りの半分から1/3程度です。

今回はあくまで考え編のため業務を早く終わらせるテクニック等はほぼ紹介できていませんがこの考えを実現させるための業務時短テクニックも存在します。それに加えて文字で説明するのが難しく紹介できていない考え方もまだまだあります…。

人によってやり方考え方は本当に様々のため私の考え方が合う人もいれば全く合わない人もいるはずです。あくまでこういう手法があるという認識で留めていただけるといいかと思います。

おまけ

今回紹介している題目が全て、または「当たり前」だと思ったあなた…。
きっとできる方だと思います。
書き方がまとまれば考え方編の続きであるテクニック編を書いてみようと思います。