2月25日SHOGEN×サトシさん京都講演会の運営統括の経験から得られたこと
先月、2月25日に京都で開催された「SHOGEN×山本サトシW出版講演会（特別ゲストシャーマンまゆみ）」に、運営統括リーダーを経験して得られたことをお伝えさせてもらいます。
この大規模なイベントの運営統括を引き受けたのは、昨年末、シャーマンまゆみさんのところへ鑑定に行った際に、突然「来年2月にSHOGENさん、サトシさんの講演会を京都テルサホール800名満席にしたいので、その運営統括をやって欲しい！」と依頼されました。
当時、SHOGENさんの存在すら知らず、まゆみさんからの要望に素直に「わかりました」と答えたことが、今回のチャレンジの始まりでした。
最初は800名の集客が最大の心配事でしたが、2024年1月1日にFacebookで告知を始めると、驚くべき速さで申込みが殺到し、わずか一ヶ月で800名の席が満席となってしまいました。SHOGENさん、サトシさんの人気に驚きと共に、正直安心しました。
そして800名満席が確定すると、参加者の受け入れ体制を整えることが急務となりました。次にボラスタの募集が必要となり、昨年のイベントサポートの経験から最低でも50名のボラスタが必要だと判断し、一般参加者から希望者を募りました。するとあっという間に60名のボラスタの申込みがあり、急遽募集停止するほどでした。
そうして、コアスタッフとボラスタ合わせて70名のスタッフを集めることができました。
ここからいよいよチーム作りです。
1回目のボラスタミーティングでは、ボラスタの目的と当日の役割を説明しました。しかし、一部のメンバーからは様々な意見が出され、「参加費を支払っているのだから、不利益になることには抵抗がある」という声も上がり、LINEグループ内の雰囲気が悪くなってきました。そして、中にはボラスタを辞退したいという方も出てきました。
ここで、改めて、一般から募集させてもらったボラスタのみなさん、それぞれいろんな考えを持って参加されていることを知る機会になりました。
ボラスタの方にも講演会はしっかりと見てもらえる様に対応を工夫して、その上で今回のイベントでボラスタの目的を丁寧に説明させてもらいました。
下記は実際にボラスタメンバー全員に向けて書いた文章です。
“今回のイベントは800名という多くの方が来場されます。その来場者の方々が「今回の講演会に参加して良かった」と思っていただける、その一点を目指しています。「来場者の方々が喜んでもらえること」を、自分の喜びとして感じていただける方、その思いを共有していただける方と一緒に活動してもらいたいと考えています。”
それでも、一部の方には理解していただけず、最終的には丁寧なメッセージを送り、ボラスタを辞退していただくこととなりました。せっかくボラスタ希望されて入ってきてくれた方に、このような対応をせざる得なかったことが、今回のイベント統括で一番辛い出来事でした。
最終的に830名という大きなイベントを成功させた理由は、
個々の意見を尊重しながらも、最終的には「参加者にいかに喜んで講演会に参加してもらえるか」というこの一点の目的を決してブレさせなかったことです。
そしてもう一つは、ピンチになった時には、ここは自らの出番と捉え、難題に挑む姿勢を周りのメンバーに見せつけ、それを逆にチャンスに変えることができたことです。
運営統括という大役を引き受けての2ヶ月間、本当に毎日いろんな出来事が起こり、チャンスの連続でしたが、こんな貴重な経験ができたことに本当に感謝しています。
シャーマンまゆさんのYouTubeチャンネルで、この講演会の裏話が公開されています！ぜひこちらも見てください！
シャーマンまゆみYouTubeチャンネル
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