「人を動かす」議事録 書けてますか？

■議事録を書く目的はなにか？
それは、「人を動かすこと」と定義したい。
つまり、人を動かさない議事録は意味がない。

■議事録の内容は大きく分けて2つ
１．決定事項の共有
２．やるべきタスクの可視化（Todo)
この2つをもとにNextActionを明文化し、すぐに人が動けるようにする。
そのためにも誰がいつまでに何をやるのかを明文化することが重要。

議事録フォーマット
■目的：XXXに関する今後の方針ぎめ

■参加メンバー：Aさん、Bさん、Cさん、Dさん、Eさん

■決定事項：　←方針について参加メンバーで合意したこと
・今後の方針は、案Xと案Yについて検討した結果、案Yでいくと決まった。

■Todo：　←次に誰が何をやるかをbynameと日付で明文化する。
XXXの方針案を作り、経営者と合意する。（Aさん：7/15）
XXXの進捗を把握しXXX部へ共有する。（Bさん：週次定例終了ごと）
課題No.15についてCさんとDさんで方針を検討する。（C/Dさん：7/22）
スケジュール短縮案について、BさんCさんで案を作成する（B/C:7/15）

■会話の経緯（細かい流れは不要、大きな流れのみ）：
案Xと案Yについてのメリット・デメリットは、XXXXXであり、
MTGで議論した結果、XXXという理由で案Yを選択することになった。

■曖昧な会議を進めるには。
会議の中で何も決まらない曖昧な議論が放置されることありますよね？
このままだと議事録のフォーマットに当てはまらないんです。
なので、
「今の議論はここで決まらないようなので、AさんとBさんで別途話し合ってもらうことでよいでしょうか？」
「Cさんに玉をもってもらうことでよろしいでしょうか？では、Cさん、本件いつまでに対応いただけますか？」
と、会議の結論付けを進めていくのが大切です。

一番重要なのは、「会議の結果を議事録にする」のではなく、
「議事録のフォーマットに合わせて会議を進行する」ことが、意味のあるアウトプットにつながります。

会議の終了5分前には、議事録の内容を元にみんなと内容に齟齬がないか見返しましょう。ここで確認ができれば会議終了後に何時間も書けて議事録を書く、という無駄な仕事がなくなります。

みんなが同じような意識を持って会議進行ができれば、効率良いアウトプットにつながりますね。がんばりましょう！

議事録レビューします。よければこちらまでお問い合わせください。
https://twitter.com/fishing_kiyogon