【仕事・マネジメント】人気（ひとけ）のない社内ポータルの残念さ

知られてない時点でポータルではない…

社内ポータルサイトの役割

新しく部門や部署、プロジェクトが立ち上がるとそれに関しての専用〇〇的なものが立ち上がります。デジタル化がある程度進んでいて、それなりの規模の企業なら社内イントラでWebやグループウェアなどを使って情報共有していたりするでしょう。

そして情報にアクセスしやすくするために、社内に様々なポータルサイトが立ち上がります。会社の中の仕事で特に事務処理的なことは毎日やっているものもあれば、毎月のものもあるし、急に業務で必要になって初めてやることもあります。

月イチとかでやるような勤怠、交通費精算ならまだしも、仕事で急に必要になる発注や稟議、契約処理などは普段やる人なら慣れてはいますが、いきなりやれといわれても何処にあるのか、どうやればよいのか迷います。マネジャーが経験豊富だと教えてくれたりしますが、マネジャーすら知らないパターンもあります。

そのために社内ポータルサイトで情報を集約し、探す手間を減らしたり、ミスによる手戻りを防いだりします。

何となく作ってしまう問題

しかし自分の部門や部署もそうですし、他の部門なども含め過去にいろんな社内ポータルサイトを見てきましたが、何となく作ってしまったポータルサイトはあまり人気（ひとけ）がありません。ようは見た目や置かれている情報からしても使われている感じがしないのと、実際あまり使われてないんだろうなというメンテナンスの問題があります。

平気で古い情報、特に組織の成り立ちが古いものだと数年前のものもあり、これ本当に今信じてよいの？というのもありますし、他の部門や専門性のある組織のサイトへのリンクが貼られているのですが、そちらも相当古い情報だったり、最悪はリンク切れをしていたりします。

あまり使われてない人気のないポータルサイトだから誰も指摘しないんでしょう。
そして指摘しても、そもそもあまり使われてないから修正もされません。
（私は面倒くさいと思いつつ、言っちゃうタイプなんですがね…）

結局、ポータルの情報が信じられないとなると、部門の担当の人など人間に直接問い合わせることになり、結局手間も時間もかかります。
そうなると、ん？ポータルサイトって何のためにあるんだっけ？となります。

なかにはそもそも自部署や自部門のポータルすら知らない、見たことないって人もいますし…

横断検索できてしまうと尚更…

昔ならあまり組織や部署がオープンではなく、その中に閉じている仕事や情報だけで多くの仕事が回っていたり、リモートではなくリアルに集まって仕事をしているのであれば、周りの人に聞けば早いというのもあり、ポータルサイトのメリットはそこまで無かったと思います。

会社が大きくなると仕事が複雑になりますし、最近のようにリモートで働くようになると妙にお互いの関心も薄れ、気軽に聞けることも聞きにくくなります。ましてや雑務や事務処理系は「ここに書いてあるから見とけよ」という感じになってギクシャクします。本来なら必要な情報が集まっているポータルサイトがしっかりしてればそういう話も出てこないんですが、まあ、うまくできてないことが多いですよね。

それにデジタル化が進んでいる会社だと、それなりに社内イントラのサイトを横断検索できたりすると、そこそこ検索スキルのある人ならポータルに頼らずに最新の必要な情報に辿り着けたりします。（私はそのタイプです）

社内ポータルをしっかり活用してもらうなら、どういう情報をまとめておくか、あとはその見せ方（UI）、鮮度維持やメンテナンス、そして知られるように宣伝すること。この辺が一つでも欠けてくると見てもらえなくなり、見てもらえない、つまり人気（ひとけ）のないポータルサイトになると、立ちあげて運営している側も運営するメリットがなくなり、悪循環が起きるという負のスパイラルに入ってしまいます。