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「続かない」からおさらばする、Notionを使った社内勉強会のはじめ方

Torajiro Shiihashi

こんにちは、エンタメ×ブロックチェーン領域で「ファンとともに時代を進める」GaudiyでデザイナーをしてるTORAJIRO(@jirosh1998)です。

弊社では6月から「Gaudiy Hour」という社内勉強会を毎週開催しているのですが、約2ヶ月いい感じに継続されているのでその運営方法を紹介します。


今回はこのようなことを書いてますので、ご興味あるところを読んでいただけたら👇👇👇

社内勉強会って、続かない

実は以前から「Dev Hour」というエンジニア中心の社内勉強会はあったのですが、開発が忙しくなると勉強会がスキップになってしまったり、人数も少ないので毎週何かしらのネタを出すことが難しかったりで、なかなか続きませんでした。

それに加えて、組織として新しい技術や手法を取り入れる頻度が多いために、「最近〇〇ってよく聞くけど、あれは一体なんだろう...」と人やチームによって理解度に差が生まれてる課題がありました。

そこで、Dev Hourをリニューアルする形で、全メンバーを対象にした社内勉強会「Gaudiy Hour」として再出発することにしました🏕

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6月4日、Gaudiy Hour爆誕

約2ヶ月が経ちましたが、いまのところ毎週スキップすることなく続いており、出席率も毎回8割以上のメンバーが参加しています(すごい👏

勉強会の仕組みとして、今回はNotionをフル活用することにしました。※Notion本家様の「NotionはNotionをどう使っているか」という神記事内にある社内QAの仕組みを応用しています。

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1. 毎週水曜までに勉強会のトピックを追加&投票する
2. 毎回のGaudiyHour終了時に得票数の多いトピックを次週開催に選ぶ
3. 勉強会の内容はナレッジに追加してストック

GaudiyHour開催までの大まかなフローはこんな感じです。
それぞれ、Notionの使い方も含めて、詳しくお伝えしていきます。

1. 勉強会のトピックを「投票」で民主的に決定📮

Gaudiyでは「DAO(Decentralized Autonomous Organization )」という自律分散的な思想をバリューにしているので、民主的にトピックを決められる仕組みにしました。

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この使い方としては、勉強会で扱ってほしいトピックがある人が「トピック」と「発表者」をポストして、それを聞きたい人が「投票者」に自分を追加します。その投票数をTableの計算(Formula)でカウントする形です。

<Gaudiy Hour Postで使っているプロパティ>
- ステータス(Select)
- 獲得票数(Formula)
- トピック(Text)
- 投票者(Person)
- 質問・提案者(Person)
- 発表者(Person)
※ 最も多くの票数を得たトピックが一番上に来るようにソートする


定期的に新しいトピックの追加や投票がされるように、毎週火曜の13時にSlackでリマインダーも流しています。

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最初はトピック集まるかな〜と思ってましたが、気づいたらいい感じに未開催トピックが並んでいました!

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2. 発表内容は社内のナレッジとしてNotionに蓄積

勉強会は毎週開催していますが、みんな忙しいので資料ちゃんと作るのって大変ですよね。。なので、Notionでドキュメント書くくらいのテンションで資料を作成してもらっています。

発表が終わったあとは、そのNotionページを「📚Knowledge」というデータベースにそのまま追加することで、社内のナレッジとして蓄積できるようにしています。

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👆「Autifyと仲良くなる方法」をテーマにしたときの勉強会資料

ちなみに、ナレッジデータベースに追加するときは、「Study&Workshop」でタグ付けすることで、検索性を高めています👇

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3. Gaudiy Hourを社外にも開放「オープン勉強会」へ

さらに最近では、社内勉強会を社外にも開放し、オープンオフィスならぬ「オープン勉強会」を始めました。

先週から始めたばかりですが、2週続けて社外の方が来てくださり、オープンに学びを共有する場になっています。ついでにGaudiyのことについてもフランクに聞けちゃうので結構好評です。(オンライン開催も対応予定)

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👆「デザインシステム」をテーマに自分が講師をしたときの勉強会

GaudiyHourPostのテンプレ、ご自由にどうぞ💁

実際に使っているNotionをテンプレートとして公開したので自由におつかいください✌️


気づき・まとめ

そんな感じで、社内勉強会からオープン勉強会へと進化を遂げている「Gaudiy Hour」ですが、これまで運営を続けてみてわかったことを最後にまとめたいと思います。

🙆‍♂️ 1. 毎回、次週のトピックを決めることで継続しやすい
投票を事前に促しておくことで、勉強会開催時に次週のトピックをその場で決めることができるので、流れることなく継続しやすい。(今のところ準備期間1週間でちょうど良い)

🙆‍♂️ 2. 他薦できるので勉強会のネタが尽きない
当番制にすると、毎回当番になった人が「何を話そう…」みたいになったりすると思うのですが、この仕組みでは聞きたいトピックと発表者が他薦で決まるため、勉強会のネタが尽きることがありません。

🙆‍♂️ 3. みんなが知りたいことを勉強会のテーマにできる
これも投票制にすることで、みんなが知りたいトピックのニーズに気づけますし、発表する側のモチベーションにもなります。(最近では「会計入門」のニーズが高かったりと、開発以外の学びも促進されています。)

🙅‍♂️ 4. 社内の課題や関心ごとが多く、ニッチなテーマになりやすい
オープン勉強会に来ていただいた方からは、「社内の雰囲気も知れて良かったです」のようなポジティブな反応をいただくことが多いのですが、トピックがどうしても社内のことに紐づくのでニッチなものになりやすく、その辺りは今後うまく調整できるといいなと思っています。

細かい改善点はありますが、運用としてはわりとうまく回っているので、ぜひ試してみてください!!!🐃🐃

というわけで、実際にどうやって運用してるの? どんな内容で勉強会してるの? と気になる方は、ぜひオープン勉強会に遊びに来てください🤟

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