準備さえしっかりやっておけば大体のことは上手くいく。という話

今まで数多くの仕事現場を経験してきましたが、どこに行っても仕事が遅い人っているんですよ。

（自分も決して人のこと言えた立場じゃないんですけどね。）

で、それらの人には準備不足という共通点があるんですね。

仕事における準備とは、何を・いつまでに・どのような状態にする　という点を明確にしてから仕事に取り組む。ということで、別名アウトラインともよばれています。

個人的には、このアウトラインって地図とか海図ににていると思うんです。

例えば、大海原に船を出すときに、目的地までの地図（海の場合は海図）がないと、事前に食料や水、その他多くの必需品の準備ができなくなってしまいます。
また、どちらに進んで良いかわからず、かなり無謀な挑戦になることは目に見えています。

よく、「準備＝何かを用意すること」として、目の前にあるタスクに飛びついてしまう人がいますが、この例でいうところの、「地図も見ずに、食料や水の積み込みをはじめてしまう」という事です。

「地図がなけりゃ、目的地までの日数もわからない。日数がわからないのに、積み荷を用意しても過不足がでちゃうかもしれんだろ」と船長におこられてしまいそうです。

しかし、このようなことは現代においても横行しているんですよね。。。。

だから、どの会社にいっても仕事が遅い人がいるんです。。。

アウトラインがないと何故ヤバいのか？

仕事において、アウトラインは地図のような役割を担う。　ということは前項で述べました。

アウトラインを使うことで、目的地までの距離、すべき準備、いくべき方向、また必要となるスキルや人員まで、アウトラインを見ることで明らかになってきます。（まぁ、そのためのアウトラインですし）

仕事が早い人はこの、アウトライン作成を最初にやってしまうため、ミスが無く効率的な仕事をすることができるんですね。

一方、仕事ができない人は、アウトラインが頭の中に無いため、言われたことを言われた通りにしか実行することができない。という状況になってしまいます。
そのため、本当にやらなくてはいけない仕事にリソースを割くことができず、常に時間に追われた状態になってしまう。というわけです。

アウトラインの作成方法

ここまで、アウトラインの重要性について説明してきましたが、実際にどのようにしたら良いか、アウトライン作成のテクニックを解説したいと思います。

まず、必要なのは、５W１Hで物事を考えることです。

Who（だれが）
When（いつ）
Where（どこで）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）

を仮置きでも良いから、出来るだけ具体的にイメージしてから作業に入ります。

例えば、上司から『自分が担当している仕事の内容を整理して、定量的に説明できるようにしておいて』と指示があったとします。

その要望を５W1Hに落とし込むと、

Who（だれが）　：　仕事を依頼してきた上司に向けた資料を自分が作る
When（いつ）　：　指示にはなかったのでわからない
Where（どこで）　：　何でこの依頼をしてきたのか不明
What（なにを）　：　担当業務を定量的に把握する
Why（なぜ）　：　残業時間削減のための施策か？
How（どのように）　：　口頭で説明だけ or ドキュメントで説明か？

このように細分化できれば、相手に対して、
『XXさん、先ほど依頼受けた件ですが、数点質問があります。まず、期限について明確な日にちをください。次に、資料を作るような形でよろしでしょうか。もしくはメールに箇条書きにして口頭で私からXXさんに説明すれば良いですか？　もし資料を作る必要があるのであれば、その資料を使うシチュエーションを教えて欲しいです。』　と質問することができます。

このような質問をすれば、『あぁ、説明不足ですまんね。実は今人件費が問題になっていて、残業代を３０％カットするように本部から通達がきていてね。次回の定例会で、各自の仕事とそのボリュームについて報告する必要があるんだよ。そこまで手の込んだ資料を作る必要もなくて、私がキミの仕事内容と仕事量について把握できれば良いんだ。だから、メールに箇条書きレベルでも問題ないよ。明日の午後までにはその内容は知っておきたいんだ。』　というような明確な回答を得ることができるでしょう。

もし、ここまで細かく質問しても曖昧な回答しか受けれないとすれば、逆のこちらから提案するという形で、強引に仕事を進めてしまいましょう。

『すみません、明確なイメージが湧かなかったので、必要最低限の情報のみメールに記載します。作り込んだ資料が必要な場合は、３営業日ほどお時間をいただけると助かります。もし、最重要の要件であれば、現在担当している業務を止める必要があるので、XXリーダーにも伝えておいていただけますでしょうか。』　と、自分の状況を相手に伝えてやれば良い。

そもそも、曖昧な指示をする、もしくは明確な回答ができない時点で、その人のマネジメント能力が欠如しているか、相当業務に追われているかのどちらかになるので考え物ですが。。。。

アウトライン使うときの注意点

ここまでアウトラインの重要性を説明しましたが、「いわれてみれば、なんとなくわかる内容だけど、真新しさはないよね。」程度の感想かと思います。

っていうか、当たり前・一般常識レベルなんですよね。

でも、できていない人が多い。

なぜでしょう？

それは、日本人独特の『言わなくても汲み取ってよ文化』にあると思っています。

これは、空気を読む　とも言い換えることができることで、説明不足でも立場の弱いほうが気を利かせて然るべき、という悪い風潮の名残なんですね。
故に、人間の根底にかなり根強く残っている、難しい問題とも言えるのですよ。

そもそも論ですが、仕事を依頼する側もしっかりとアウトラインに沿って考えていてくれれば、そのアウトラインをそのまま伝えれば済む話です。

なぜかそれをやらず、「汲み取ってね。わからなかったら質問してね」といってくるからタチがわるい。

そんな輩には「アウトラインっていうのを教えてやるよ」といって、5W1Hのやり方をコーチングしてやれば、万事うまくいくんです。

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んなわけないですね。

はい、うまくいきません。

むしろ状況は悪化します。

アウトラインができない人が多いのは、文化的・習慣的にアウトラインが広がらない土壌が存在するからです。

アウトラインを気にせず、自分の説明不足を棚に上げ、『あんたが、気を利かせて汲み取れよ』という考えの人に、いくらアウトラインの素晴らしさを説いたところで何も変わらないですし、むしろ逆効果。
変わらないどころか、『何を訳のわからんことを言ってるのだ』と不機嫌にすらさせてしまう可能性すらあります。

なので、まずは、自分自身がアウトラインを用い、圧倒的な成果をみせ、周囲にアウトラインのよさをアピールすることが重要です。
アピールの結果、アウトラインに興味を持った人にだけアウトラインの方法と注意点を共有し、優秀な集団を作って、ダメな組織（＝アウトラインが否定されるような組織）から撤収してしまえばよいのです。

（なんか、最後の着地に失敗したような気がした。。。がまぁいいか。）