「もう絶対無理!!」タスク管理の大原則(品質とは)

こんにちは、Jinです。

コンサルとしてビジネスに貢献したいという思いから、noteの投稿を始めました。
詳細なプロフィールは、「コンサル流就活の極意 - 本質に迫る」に記載しているので、興味のある方はそちらもご覧ください。

ちなみに最近は就活に役立つ情報を発信しています。
COVID-19で学生にとって就職活動の状況がこれまでより厳しくなっています。
社会人として、そしてコンサルとして、有益な情報を発信しようとしています。
自分が優秀だからということを言いたいのではなく、社会人にならないと考えないことや知らないことを知識として共有したいと思っています。

それでは本題です。
本日はタスク管理について執筆したいと思います。

皆さん、どんな職業であれ、「もう無理!!」というほどタスクが溢れることがありますよね。
そして、世界で自分が一番忙しいんじゃないかと錯覚してしまうこともありますよね。

私もコンサルという、忙しいと言われている職種でして、いつもタスクに追われています。
自分でもスピード感には自信があったのですが、最近ついにキャパオーバーを迎えました。

ということで、以前よりましてタスク管理について考えることが増えました。
ほとんどの企業では今もなお「気合いだ」的なタスク指示が飛んだりするのではないでしょうか。

タスク管理の大原則

結局タスク管理はQCDです。

Q: 品質
C; 工数
D: 納期

それぞれの要素をトレードオフしながらタスクをマネージする力が求められます。
つまり、すべてを最高にするのは不可能なのです。
個人的には、「効率を上げる」というのも、即効性が無いのであれば無視すべき要素です。
効率性を工数として鑑みて良いときは、非効率な部分を誰でも即時で改善できるという方法論があるときだけです。

品質

私が考える品質管理のポイントは2つあります。

①一定品質
まず一つ目が「一定品質」です。
高い品質だから良いというわけではありません。
とはいえ、「時間を掛けすぎるな」という当たり前のことを話すつもりもありません。

大切なのは、他と同じ品質だということです。
例えばスターバックスの例をあげましょう。
スターバックスでは、ビバレッジルーティンというドリンクを作成する手順があります。
ここからは私の意見が入るので、スターバックスの社員さん達と意見が違う可能性がありますが、ご了承ください。

ビバレッジルーティンとは、ドリンクを作るための手順です。
複数のドリンクを作るときに、最も品質を一定に保つための方法として明記され、また厳守されています。
ここで言う品質は、「ドリンクを作るスピードです。」
例えばエスプレッソは空気に触れる時間が長いほど味が苦くなります。
この時に他のエスプレッソドリンクを作る時間と同じにする必要があり、"最早"が正解ではありません。

ドリンクが2つしかない時などは、手順を無視するほうが早くドリンクを作ることができます。
「じゃあそれで良いじゃん？」と思いますよね。
違います。
ここで大切なのは、混んでいるときでも空いているときでも、同じようにドリンクの品質を一定にするということです。
他の時間帯や店舗よりも良いドリンクを作ることではないのです。

②幅と深さ
次に大切なのが、「幅と深さ」です。
幅がタスクの範囲、深さがタスクの丁寧さだと言えます。
四角形の面積を求めるのと同じで、幅×深さがそのタスクの品質となります。

工数や期日的に完ぺきにタスクを完了できない状況にあるとすれば、まずはこのタスクの幅と深さを見直します。
例えば、料理も掃除も洗濯というタスクの幅があり、レストランと同じ・ハウスクリーニングと同じ・クリーニング屋さんと同じという精度を求められても無理ですよね？
ここでは、「洗濯は今日は少ないし明日にしよう」等の幅の調整と、「料理は簡単にチャーハンにするか」などの深さの調整をします。
ここでは家事を例にしましたが、仕事上でのタスクも同じです。

ポイントが、この幅と深さを事前に上位者と合意するということです。
勝手に決めると問題になります。
この範囲のタスクをこの精度でします、と宣言してそれを実現できれば、品質が担保されていると言うことができます。

最後に

本日の内容は如何でしたか？
ご意見ご感想あれば、今後の参考としたく、是非コメント頂ければと思います。

今後ともJinのnoteの執筆を応援してくれる方がいれば、この記事を購入してくれると泣いて喜びます。
Jin