JAWS DAYS 2021 振り返り
こんにちわ、JAWS DAYS 2021 実行委員長の山口です。
3/20(土) 10:00〜18:00 に JAWS DAYS 2021 - re:Connect -(以降、JAWS DAYS 2021 と表記します)を開催し4ヶ月が経ちました。開催当日は少し肌寒く上着を持っていたことを考えると、梅雨明けから夏本番という状況で季節も変わりました。事前準備や当日など、浮かぶ場面によって、まだ4ヶ月、もう4ヶ月というイメージが入り混じる不思議な感覚です。
JAWS DAYS 2021 開催準備にかけた期間は約6ヶ月でした。その6ヶ月は人生の中でも指折りの濃密な時間であり、本番当日が楽しみで待ち遠しいという気持ちがありつつも、準備にかけられる残り時間から止まれ的な気持ちもああり、そのときの感情が影響しているのかもしれません。
さて、この記事では、JAWS DAYS 2021 実行委員長 として、JAWS DAYS 2021で取り組んできたこと、開催に至るまでのプロセス(準備、当日、開催後)と、JAWS DAYS、JAWS-UGを問わず今後のコミュニティオンラインイベントに活かせるような実行内容、結果、反省・課題を書いています。
JAWS DAYS 2021 で取り組んできたこと
JAWS DAYS 2021 では、- re:Connect - というテーマを掲げて、目的を実現するために取り組んできました。- re:Connect - というテーマへの想いはこちらの記事に書いています。
テーマを考えるとき、実行委員全員が感じていたことは「オンラインイベント疲れ」でした。オンラインイベントはTwitterやチャットなどはあるけれども、一方向なセミナー形式になりがちな状況が続いていると感じていました。
もちろん、コロナ禍以前に開催されていたオフラインイベントでも、セミナー形式のプログラムは多くありました。しかし、それがイベントプログラムの全てではないことも多く、参加者が登壇者にリアクションすることで盛り上げていく、イベント会場で登壇者や参加者同士のコミュニケーション、イベント本編後の懇親会など、「参加者」も一緒にイベントを作り上げていくという様子がありました。特にコミュニティイベントではオフライン・オンラインのよる違いは顕著だったと感じています。
オンラインイベントでは、「参加者」を「視聴者」と表現した方が良いくらい、イベントへの関わり方が変わっています。極端に表現をすると、オンラインイベントに参加している、テレビを見ている・ラジオを聴いている、は同じ感覚だと捉えています。オンラインイベントにおける参加者のイベントへの関わり方という点では、企業が開催するイベントとコミュニティイベントに大きな違いはないと考えています。(配信するセッション内容や方向性には大きな違いがありますが)
この状態でオンラインイベントの開催を続けていくことによる課題を感じていました。例えば以下のような課題です。
・フィードバック不足による登壇者のモチベーション低下
・参加者・登壇者同士が繋がるきっかけの欠落
・セミナー型イベントに対する参加者の飽き
・アーカイブ公開によるリアルタイム参加への動機不足
JAWS DAYS は国内最大規模のコミュニティイベントです。参加者は毎年増えており、2019年はオフラインイベントにもか関わらず 1500人 を超える方が参加していました。特に工夫なくセミナー方のオンラインイベントとしてJAWS DAYS 2021 を開催しても、興味がある人がそれなりに集まって、それなりの規模のコミュニティオンラインイベントになったと思います。
ただ、それは何の成長も生まないし、JAWS-UGが今まで取り組んできたチャレンジに反するものです。
JAWS DAYSだからこそチャレンジをすることで多くのフィードバックを得ることができる、JAWS-UGの規模だからこそコミュニティ全体にも良い影響を残すことができるかもしれない、 チャレンジなくして成長はないと考えました。
考えた結果として、JAWS DAYS 2021 では、これまでのオンラインイベントの課題に対して新しいチャレンジを実行していく、そして登壇者・参加者・サポーターの方々にオンラインイベントだけど参加して良かったと言ってもらえるイベントにすることをベースにビジョンを掲げ、取り組むこととしました。
オンラインイベントのメリットを生かす
実行委員は全員オフラインイベントが大好きです。早くオフラインイベントを開催できる日を待ち望んでいます。ただ、オフラインイベントが良かった、オフラインだったら〜〜〜と待っているだけでは仕方ありません。
オンラインイベントには、地理的制約の排除、会場収容人数など物理的制約や時間的制約の緩和などメリットも多くあります。
オンラインのメリットを最大限活用できるようにするということもイベント全体を通して意識したポイントとなります。
実際に「実行委員は全国各地の有志で結成」し、「実行委員、スタッフ含めてミーティングなど事前準備はフルリモートで実施」しています。一度もオフラインでのミーティングはしていません。コロナ禍の状況でオフラインでのミーティングは家族や周りの方たちの負担になりますし、行わない前提で準備を進めてきました。顔を合わせた方が良い作業はあれど、顔を合わせなければ出来ない作業はないので、リハーサル、環境準備なども全てオンラインで実施することができました。(プレス発表会、プレイベント、振り返り＆懇親会イベントもオンラインで開催しました)
オフラインの会場開催だった場合、「実行委員は全国各地の有志で結成」は会場から地理的に近い人に負担が大きくなることもあり、実現は難しかったかも知れません。オンラインだからこそ出来たことと感じています。
新しいオンラインイベントへのチャレンジ
ここからは JAWS DAYS 2021 が、どのようにオンラインイベントの課題を超えて、新しいオンラインイベントとしての実現をチャレンジしてきたか具体的な内容を書いていきます。
こういう効果を狙った結果こうなった、想定していなかったけど結果こうなった、ということも含めて書いています。
チャレンジその１： 過去最大のイベント参加者数を目指す
コロナ禍の影響で急遽オフライン開催を中止しオンライン開催に切り替えたJAWS DAYS 2020を例外的に除き、これまでのJAWS DAYS はオフラインで会場を借りて開催していました。過去最大の参加者数はJAWS DAYS 2019の2,450人です。
会場という物理的制約が排除された JAWS DAYS 2021 は、Raise the barで参加者 10,000人 を目標に広報・準備を進めてきました。
結果としては、
申し込み者数： 3,945人
当日ユニーク参加者(視聴者)数： 4,043人 （Google Analytics – IPベース）
でした。
10,000人には届きませんでしたが、オフライン開催を大きく上回る参加者です。オンラインイベントにおけるイベント参加のハードルという観点では大きな意味をもつ結果だと感じています。(申込者数よりユニーク参加者(視聴者)数が上回っている点については、混乱を防ぐため、当日に視聴ページをイベント申し込みページの公開していたことが理由として考えています)
チャレンジその２： イベントプログラムラインナップ
イベントへの申し込みを判断する一番の材料であり、イベント参加のモチベーションの大部分を占めるのがイベントプログラムのラインナップであると考えています。
JAWS DAYS 2021 は、JAWS-UGのコミュニティイベントですので、AWSに関連する内容が基本ではありますが、その中でも興味ある技術領域やサービスを取り上げたセッション、事例や取り組みの話、ハンズオンやゲームなどの参加型プログラムなど人によって参加したいと思うポイントは異なります。
またオンラインイベント疲れを感じている方にも、面白そう、参加してみようかなと感じてもらえるイベントプログラムを用意する必要があります。
JAWS DAYS 2021 では、複数トラックの同時進行でそれぞれ目的別のトラックを用意しました。
・基調講演的な位置付けのメイントラック
・初心者向け、上級者向けなどのレベル別セッショントラック
・事例をメインとしたトラック
・参加型イベントの祭りトラック
・ひたすらハンズオンを開催するハンズオントラック
その中でも参加のハードルを限りなく下げるため、初心者向けセッションやハンズオンを充実させました。これは地理的制約を排除することによる、参加者層の拡大と JAWS DAYS 2021 で JAWS-UG を知ってもらい各支部のイベントへの参加に繋げていくという狙いによるものです。(ハンズオンにご協力いただいた JAWS-UG初心者支部の皆さん、そして大竹さん、ありがとうございました！)
申込者 3,945人のうち 初参加が 2,228人 と多く初参加の方に申し込みをいただけたことも 幅広いラインナップ と 初心者向けの間口を広げたプログラムの充実 が効果を奏したと考えています。
１つ反省点があるとすれば、セッションプログラム、タイムテーブルの公開タイミングです。今回はある程度情報が揃うまでタイムテーブルの公開を見合わせていました。参加を考える方の多くは、イベント告知サイトにアクセスした後、タイムテーブルを掲載しているページにアクセスしますので、全て出揃うまで待つのではなく、タイムテーブルの枠組みや、決まっているものだけでも早期に公開した方が良かったと感じています。
イベントアップデートのニュースと公開のタイミングが同一である必要性は薄く、ニュースは後追いでもなんら問題ありません。
チャレンジその３： イベント広報
イベントに参加してもらうには、イベントが開催されること、その内容を知ってもらうための広報活動が重要です。JAWS DAYS 2021 では、少しでも多くの方の目に触れることにポイントを置いて広報活動を行いました。
実行した広報活動はこちらです。
・JAWS-UG各支部に協力してもらい各支部のコミュニティサイトから告知メールを配信
・JAWS-UG DoorKeeperから定期的なアップデートをメール配信
・JAWS-UGのTwitterアカウントからイベント情報をツイート
・Facebookの広告配信(キャッチーな文面を添えて)
・YouTubeにJAWS DAYS 2021 チャンネルを開設し実行委員からの見どころや準備に関する動画を配信
・アマゾン ウェブ サービス ジャパン の支援を受け Builders.flash の記事や イベント開催メールを配信
・メディアスポンサーの協力を受け、各メディアでのイベント紹介の記事を掲載
・プレス発表会を開催し、記者目線のイベントに対する見どころやポイントの掲載
※ Twitter広告は申し込みにあたり法人格が必要なため断念しました。
当たり前かも知れませんが、メール配信など広報活動をすると必ず申し込みが増えます。闇雲に実行すると逆効果かも知れませんが、イベント企画の初期段階から定期的な広報活動を継続し、多くの方にイベントを知ってもらうことが参加者数を多くために必要不可欠です。
チャレンジその４：セッション配信
安定した配信なくしてオンラインイベントは成立しないため、配信についてはかなり力を入れて準備してきました。特に気をつけたポイントはこちらです。
・ライブ動画を最大１万人の参加者に遅延なく配信できること
・視聴数が多いセッションをつまみ見るなどオフラインだとできたことをオンラインで再現したい
・難しい導線を必要とせずシンプルに最高のマルチトラック視聴体験を提供できること
・アンケートなど双方向のやりとりができるようにする
配信開始時に一部トラックにて実行委員の当日作業環境に問題があったことはありましたが、配信システムとしては停止・事故のないマルチトラック配信を実現することができました。
配信フロントエンド・バックエンドについては実行委員 松井 英俊さんが中心に開発を進めてくれて、Amazon Interactive Video Service (IVS)、AWS Elemental MediaLiveなどのサービス構築については実行委員 北原 雅人さんが対応してくれました。アーキテクチャは松井さんが Buliders.flash などで説明されていますので興味がありましたら読んでみてください。(アーキテクチャをシンプルにしたハンズオン手順も掲載されています)
Amazon Interactive Video Service (IVS) と AWS Amplify を使って自分だけのオリジナル配信サイトを作る !
https://aws.amazon.com/jp/builders-flash/202107/amplify-ivs-streaming-website/
また、配信で一番重要なポイントはオペレーションです。優れた配信システムを活かして最高の視聴体験を提供できるかどうかは、オペレーションにかかっています。
・５トラックの同時配信(ハンズオンは配信対象外)
・実行委員４名、ボランティアスタッフ１３名で対応
・配信システムは松井さん、北原さんに全振り
・登壇者にも協力いただき登壇者を含めたリハーサルを複数回実施
・配信オペレーション簡素化のため基調講演、参加型イベントトラック以外はStreamYardを採用
・オペレーション手順、イベント全体タイムラインを用意し、時間ごとの自身の担当作業、ドキュメント探しが発生しないように準備
・アーカイブを２重で取得し、録画事故を防ぐ
これらをポイントに実行委員配信チームを中心として準備を進めてきました。ボランティアスタッフのみなさんを含めた配信チームのおかげで事故なく、セッションをみなさんにお届けすることができました。
特にリハーサルの進行、オペレーション手順、イベント全体タイムラインを用意してくれた実行委員 古里 武士 さんのおかげと言っても過言ではないと感じています。感謝！
チャレンジその５： プレイベント
JAWS DAYS 2021 では、プレイベントを開催しました。これまでオフラインで開催してきた JAWS DAYS は前夜祭がありました。前夜祭に参加することで事前に知り合いができて本番当日も楽しくなったという思い出があります。
JAWS DAYS 2021では、前夜祭という形ではなく本番１週間前の週末にプレイベントとして開催しました。プレイベントは、セッション担当の 松田 康宏 さんが企画・準備まで全て対応してくれました。
オンラインイベントとって、プレイベントは本番前の「ゲネプロ」に近い形のものです。プログラムは違うものの、ミニマム化された各担当の役割を流れにそって確認できるため、実施して良かったですし、プレイベントで確認したオペレーション改善もあり、本番の品質はプレイベントがあったからだと思っています。
プレイベントだけでも 477 人の方に申し込みをいただき、JAWS DAYS 2021への期待の高さを改めて実感したことを覚えています。
チャレンジその６： ヘッドセット配布
JAWS DAYS 2021 では、公募から実行委員の推薦まで60人以上の登壇者に登壇していただきました。登壇者のみなさま、ありがとうございました。
セッションのアーカイブはこちらに公開しています。
登壇者の方々がお話しする素晴らしい内容を配信が邪魔せずに参加者にお届けすることが、オンラインイベントにおける実行委員の責務の１つと考えています。それは参加者の方々がセッションを視聴しやすいものにするため、ということだけではありません。
JAWS DAYS 2021 は、今年だけのイベントではなく、来年も開催されるでしょう。その時に今回登壇頂いた方々の体験が悪いものであれば来年の登壇に応えて貰えない可能性があります。JAWS DAYS 2021 の登壇体験を良いものとして持ち帰ってもらうことが、今後の JAWS DAYS につなげることにもなるためです。登壇体験は、登壇内容に対してフィードバックを得られることも含まれると考えています。登壇に対して、「音声が聞きにくい」、「音声が途切れている」など、登壇内容以外のフィードバックばかりだとがっかりしますよね。
JAWS DAYS 2021 では、登壇環境を整えるための支援として、登壇者の方々へ ヘッドセット を配布しました。太っ腹と見えるかも知れませんが、オンラインイベントで会場設営費などが発生しないため、イベントクオリティを上げる為にかかる費用対効果は高いと考えています。ヘッドセットは実行委員の使用実績があるものを採用しています。
このヘッドセット効果もあり、音声品質へのネガティブなフィードバックはほとんどありませんでした。
チャレンジその７：動画作成
JAWS DAYS 2021 は、イベント全体にどのようにワクワク感をもってもらうかという点にもこだわりました。そこでチャレンジしたのがイベントの要所要所で流す動画の作成です。
例えば、イベントではセッションの合間(登壇者が入れ替わるタイミングなど)に間が発生します。オフラインでは、セッションの合間は参加者同士がコミュニケーショを取ったり、会場を移動したりという時間に充てることができました。オンラインの場合は、セッションの合間は何もしなければ完全な「間」になってしまいます。
「間」が出来ると、イベントに対するワクワク感の低下から途中離脱につながる可能性があります。
セッションの合間も楽しんでもらうために、幕間の動画を作成し、配信しています。このアイデアは JAWS SONIC/JAWS MIDNIGHT から生まれたものです。
さらに、この動画はイベントのテーマでもある re:Connect を形にするため、あらかじめ設定した「つながり」を意味する動作を全員で実施することでロケーションは離れていても JAWS DAYS を通してつながっていることを表現していました。
また、オープニングの動画、ジングルも用意しており、これからはじまるぞ！というワクワク感を共有して、JAWS DAYS 2021 に参加できるような感情の導線としていました。
動画良かったというフィードバックも多くいただき、みなさんも楽しんでいただけたのではないかなと感じています。
この動画は、
JAWS DAYS 2019 実行委員長でありAWS HEROの 吉江 瞬 さん
JAWS SONIC/JAWS MIDNIGHTの動画作成も担当した 北川 佳奈 さん
実行委員 尾谷 紘平 さん
に作成いただきました。
無茶振りにも関わらず、クオリティの高い動画を作成していただき、ありがとうございました。
そして、動画の素材を提供してくれた 登壇者のみなさま、JAWS-UG各支部有志のみなさま、ありがとうございました。
どんな動画なのかもう一度見たいですよね、貼っておきます！
チャレンジその８：サポーター
JAWS DAYS 2021 は 51 の企業・メディア、そして 88 人の個人サポーターの方々に開催をサポートいただきました。
この数字はコミュニティのオンラインイベントでは最大規模だと思います。これまでの JAWS DAYS が残してきた実績、そして JAWS DAYS 2021 のオンラインイベントへのチャレンジへの期待と受け止めています。
実はイベント企画当初は個人サポーターの募集は考えていませんでしたが、今年は個人サポーターないの？という問い合わせを多数いただき、個人サポーターを募集することに方針転換をしています。
JAWS DAYS 初となる企画段階からのオンライン開催に対して、不安な気持ちがありましたが、たくさんの個人サポーターの皆様の応援、そして募集開始から即完売の勢いで申し込みを下さった企業・メディアサポーターの皆様に背中を押してもらったことで、不安な気持ちを払拭して、前だけを向いて準備を進めることができました。サポーターの皆様、ありがとうございました！
イベントを通してこのようなことを実現したい、チャレンジしていきたいということを宣言することで、それに賛同してくれる方々が力強く応援してくれます。宣言は大事！
チャレンジその９：oVice
オフラインイベントでは会場の至る所で参加者・登壇者同士のコミュニケーションの場が形成されています。展示ブース、Ask the Speaker・Ask an Expertなどの専用スペースに問わず、通路など会場のすべてです。オフラインイベントに参加した方は、この光景が思い浮かぶと思います。
イベント企画段階から、このオフラインイベントの会場をオンラインで再現したいと考えていました。そこで JAWS DAYS 2021 が活用したサービスが oVice です。
JAWS DAYS 2021 における oVice の採用理由、取り組みは Builders.flash に記事になっています。
セッション配信とは別にイベント期間中 oVice で作ったスペースをオープンし、参加者同志の交流の場所として提供しました。スペース提供だけでは面白くないので、Gotcha Gotcha Games さんに使用許諾をいただき、RPGツクールで背景を作成して RPG の世界観で JAWS DAYS 2021 を楽しんでもらえるように工夫しています。作成したスペースをいくつかご紹介します。
oVice初体験の方向けのチュートリアルスペース：
メッセージに従って進んでいくことで oVice の操作を覚えることができます。ボランティアのヘルプスタッフも滞在しているので、一緒に操作を試して慣れてもらったあとに他のスペースに移動できるような動線にしています。
近くのJAWS-UG 支部を探してみようスペース：
日本地図をモチーフにして全国のJAWS-UG支部のアイコンを配置しています。全国のJAWS-UG支部メンバーの方々に協力いただき、このスペースに滞在してもらいました。全国のJAWS-UG支部メンバーの方々がコミュニケーションを取れる場所、そして JAWS-UG イベント初参加の方が近くの支部や興味がある支部のメンバーとコミュニケーションを取れる場所としています。
Ask the Speaker・Ask an Expert スペース：
セッションが終わった後、登壇者の方にこのスペースに滞在いただき、参加者が登壇者への質問などが行える場所として用意したスペースです。アマゾン ウェブ サービス ジャパン の AWSエキスパート の方々に質問ができる Ask an Expert も開催していました。パネルディスカッションでは、時間内に話しきれなかったテーマのディスカッションもされていました。
JAWS DAYS 2021 では、4800x2560 サイズ を 12スペース 用意していましたが、実際に使ったのは 7 スペースでした。１スペースが混雑しすぎないように分散する目的として用意していましたが、実際には 5 スペース程度が最適だったかも知れません。
各スペースにクイズを配置することで oVice への接続を促すにプログラムも開催していましたが、oVice に接続した参加者は全体の 1/3 程度でした。接続しようという動機を生み出すための仕組みと、接続しやすい導線・案内は工夫の余地が残ります。
oViceに接続した参加者からのフィードバックは、「会場の廊下が再現できているようで感動した」、「オンラインでも知り合いを見つけたり楽しむことができた」というポジティブな内容を多くいただきました。
一方で「初参加だと知らない人には話しかけづらい」、「人が集まっているところに加わりにくい」というフィードバックもあり、オフラインと会場でも同じ課題を再現してしまったという結果もありました。
チャレンジその１０： ノベルティ
イベント参加の思い出として、ノベルティは重要だと考えています。JAWS DAYS 2021 では、Tシャツ と ステッカー をノベルティとして作成しました。
Tシャツは、 デザイナーの Ikuko Eshima さんに有志でデザイン制作を協力いただきました。 Eshima さん、多忙な中で多くの打ち合わせ、細かな修正に対応いただきありがとうございました。
Tシャツのデザインコンセプト
・登壇時にスピーカーが主役になるようにシンプルなデザイン
・小規模なコミュニティの集まりにも着用できる派手さが少ないもの
・1枚1枚のTシャツが集まることで新しいデザインとなり、re:Connectを表現できる
実際のデザインや受け取った方々の反応はこちらに掲載しています。
ステッカーは ４種類 (小型ステッカー３種、大型ステッカー１種) を作成しています。予算などの調整もあり、ステッカー作成はイベント終了後でしたので現時点でお配りできているのは、イベントプログラム参加のプライズとして Tシャツとセットでお配りした方々のみとなります。今後、オフラインイベントが開催できるようになった時に、皆さんにお渡しできるよう大事に保管しています。
オンラインイベントの場合は、ノベルティをどうやって参加者にお渡しするか、配送先住所の扱い、配送料、配送にかかる工数など課題があります。
JAWS DAYS 2021 はコミュニティイベントであり、企業イベントのように 情報取り扱いに関する厳密な管理 や 十分な工数確保 が難しいため、そのような作業は業者に委託することで、JAWS DAYS 2021 実行委員が参加者の個人情報にアクセスする必要がない(アクセスできない)形で対応しています。
ステッカーの場合、作成コストよりも配送コスト(作業工数、配送料)が上回ってしまうため、ステッカー単独の配送は行わず、今後、オフラインイベントが開催できるようになった時にお渡しする判断とさせていただきました。みなさんにお渡しできる日が早く来ることを楽しみにしています。
登壇者、サポーター、ボランティアスタッフ、そして参加者のみなさまに感謝
JAWS DAYS 2021 の新しいオンラインイベントへのチャレンジに賛同いただいたサポーター、ボランティアスタッフのみなさま
JAWS DAYS 2021 セッション募集に応募くださったみなさま
JAWS DAYS 2021 に向けて素晴らしいセッション内容、プログラム内容を準備し、登壇くださった登壇者・講師のみなさま
JAWS DAYS 2021 に期待をもって参加いただいた参加者のみなさま
みなさまの協力なくしては JAWS DAYS 2021 を実現することはできませんでした。実行委員を代表し、この場を借りて、あらためてお礼申し上げます。ありがとうございました。
チャレンジした結果、改善点や課題も含めて 今後の JAWS-UG イベント、JAWS DAYS 2022 に活かしていき、より多くの方々と JAWS-UG を通じて AWS を楽しみながら学んでいけるように活動していきます。
また、オンラインイベントの課題は JAWS-UG だけではなく、コミュニティ全体の課題でもあると考えています。JAWS DAYS 2021 を通じて得た知見はクローズドなものにするのではなく、オープンにすることに意義があると考えています。何か協力できることがあれば喜んで協力しますので、山口(Twitter ID: @kinunori)までご連絡ください。
JAWS DAYS 2021 に参加・ご協力いただいた皆様、ありがとうございました！
今後も オフライン・オンラインで re:Connect しましょう！
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